Bien-être au travail: comment bien doser tes premiers pas?
La nouvelle s’est répandue comme une traînée de poudre. Bientôt, la petite équipe accueillera son premier office manager. La première chose qui leur vient à l’esprit? Des soirées à thème, des commandes en pagaille de tout ce dont ils ont besoin et une pluie de fun. Le bien-être au travail est au centre de la conversation.
Du côté du boss, cette vision est complétée par un sujet impossible à ignorer: le budget. Dans la majorité des cas le patron se laissera volontiers tenter par des initiatives visant à améliorer le confort et la motivation des troupes. En revanche, l’office manager doit savoir faire la part des choses et réconcilier les demandes avec les finances disponibles.
Comme évoqué dans l’article sur les 3 questions de ressources humaines à maîtriser quand on débute au poste d’office manager, le bien-être au travail peut prendre bien des formes. Je te propose dans cet article de poser les bases nécessaires pour ouvrir un nouveau chapitre dans tes fonctions.
Gérer le budget du bien-être au travail
Dans un monde idéal, on donne à l’office manager une carte bancaire en libre service, ou un budget global bien déterminé pour l’année par exemple. Dans la réalité, les lignes sont bien plus floues! Gérer le budget du bien-être au travail fera partie d’un grand tout qu’il faudra faire cohabiter avec les autres dépenses.
Il sera mal venu de se précipiter sur Amazon pour commander tout ce qui passe dans le but de faire bonne impression aux équipes, en quête d’applaudissements. Pourquoi? Parce que, même avec beaucoup de bienveillance, tu auras toujours des insatisfaits.
Commande des poufs pour faire une ambiance chill out, certains auraient préféré des chaises. Change la machine à café à dosettes pour passer au café en grains, on te dira que c’est moins pratique et que le café était meilleur avant. Propose des bocaux de fruits secs pour faire des en-cas sains, on te demanderas des fruits frais à la place.
Il sera difficile de satisfaire tout le monde. Pourtant, si tu attends une décision collégiale pour passer à l’action et mettre en place de nouvelles choses pour le bien-être au travail, tu iras rarement au bout de tes idées. Mieux vaut avoir une idée bien définie du budget alloué pour une mission en particulier que de partir en aveugle en changeant de cap ou d’avis au beau milieu, au risque de multiplier les frais.
Bien-être au travail: un vrai métier
Cela semble simple, et pourtant, le bien-être au travail est un métier à part entière. Il est au croisement de la gestion budgétaire, des ressources humaines, du management et de la communication. Du côté des soft skills, des connaissances en psychologie, de la bienveillance et encore une fois la confiance en soi seront à travailler.
Si tu débutes au poste d’office manager, c’est peut-être la première fois que tu dois te pencher sur la question. Ce qui paraissait plutôt simple vu de loin, va se révéler être une succession de chantiers inattendus.
Un sujet en pousse un autre et voilà la boîte de Pandore qui s’ouvre: changer le café signifie trouver un goût qui convient à la majorité, des dégustations, des loupés, des grincements de dents.
Acheter un nouvel écran pour la personne qui gère 28 tableurs à la minute, signifie une prise de conscience plus large (légitime ou non) et des demandes en chaîne.
Organiser un apéro ou une sortie de groupe pour créer de la cohésion veut dire faire attention à tous les régimes en la matière. Les fêtards, les végétariens, les introvertis, ceux qui ne boivent pas d’alcool et ceux qui ont le coude léger par exemple.
Le bien-être au travail regroupe des dizaines de sujets différents allant de l’ergonomie des postes, à l’aménagement des locaux en passant par les risques psycho-sociaux et l’intégration.
Et non, cela ne coule pas de source.
Ressources intéressantes pour débuter avec le bien-être au travail
De mon côté, même en ayant beaucoup approfondi le sujet de la psychologie et du développement personnel avant de devenir office manager, je débute dans ce domaine.
Voici les ressources que j’apprécie pour me documenter sur le sujet à mon niveau.
Ce livre m’aide à découvrir des outils innovants pour mettre un cadre autour du sujet du bien-être au travail. Tu y trouveras par exemple des applications pour mesurer le niveau de bonheur de ton équipe, analyser les retombées de tes actions ou encore des modes d’organisation innovants.
J’ai beaucoup aimé les exercices d’auto-évaluation proposés. Certains sujets sont pratiques avec des solutions concrètes pour passer à l’action. D’autres mènent à une réflexion poussée sur la reconnaissance ou encore la coopération. Je te le recommande chaudement.
Julie est une Chief Happiness Officer déterminée à nous faire découvrir « des outils et solutions pour développer un état d’esprit positif et vivre une vie professionnelle apaisée, épanouissante et pleine de sens. »
Je suis particulièrement fan de son Podcast « Génération C.H.O. » que tu peux découvrir en cliquant ici. Je l’écoute sur Soundcloud régulièrement le matin en allant au bureau! J’adore la douceur qui se mêle au punch et à la bienveillance: à mettre dans ta playlist de toute urgence!
Et si je ne sais pas par où commencer?
Le bien-être au travail est un sujet auquel tu auras du mal à échapper au poste d’office manager. D’abord parce que c’est essentiellement par là que tu pourras agir au plus près de ton équipe. Ensuite parce que étant en contact avec tout le monde à un moment donné, cela fait sens que le sujet atterrisse dans ton jardin.
Voici 5 pistes simples pour t’aider à débuter en analysant les besoins pour ensuite pouvoir dégager des priorités.
1.Avoir les oreilles qui traînent
Ecouter aux portes? Ça ne se fait pas! Et pourtant…Une oreille qui traîne peut t’apprendre bien des choses!
Attention cependant: tu éviteras évidemment de propager des rumeurs et des bruits de couloir.
En revanche, tu peux noter dans un coin de ta tête les petites tensions, les sujets récurrents et les points de communication déconnant, pour ensuite t’en servir pour proposer des solutions en toute autonomie.
2.Éplucher le Slack
Si tu bénéficies de cet outil de communication dans ta boîte, il peut être très utile de t’accorder quelques heures le soir ou le weekend pour éplucher les conversations.
D’une part, cela te permettra de voir quels sont les dossiers importants en cours. D’autre part, cela peut te permettre de dégager des schémas récurrents et des problématiques étendues.
3.Remonter les idées au patron et obtenir des Go
Dans mes équipes j’ai beaucoup de créatifs. Je venais tout juste d’arriver quand une formation en ligne sur un nouveau logiciel est apparue dans la wishlist du Slack. J’ai remontée l’info à mon patron en disant que pas mal de personnes avaient l’air d’être intéressées.
J’ai ensuite recoupé avec les chefs d’équipe pour savoir si cette formation était vraiment pertinente, et pour qui. Pour finir, j’ai obtenu le feu vert de ma direction pour prendre un accès à partager.
Mais chuuuut….Ils ne sont pas encore au courant! :-p
4.Se mêler aux conversations
L’office manager doit cultiver une certaine aisance dans les relations.
Une blague qui lui arrive aux oreilles? Hop, il rebondit dessus pour se mêler aux rires. Un membre de l’équipe qui semble préoccupé en sortant d’une réunion? Un petit sourire et quelques mots pour demander si tout va bien. Plusieurs personnes en train de prendre un café en même temps? Il suffit de s’approcher et de participer.
Au départ, c’est un peu gênant. On connaît mal les gens et on a l’impression de s’incruster. Mais rien qu’un sourire et quelques mots d’encouragement ou pour rire ne peuvent guérir!
5.Les petits rien qui font la différence
Parfois, il suffit de faire simple. Un saut à la supérette pour aller chercher un rouleau de scotch manquant. Une nouvelles éponge pour faire la vaisselle. Un spray nettoyant en libre service pour la table du déjeuner. Un désodorisant pour les toilettes.
Ce sont ces détails du quotidien qui, mis les uns au bout des autres, transforment un lieu de travail contraignant en une expérience de bien-être plus intéressante.
Il suffit d’être attentif!
Le sujet du bien-être au travail t’intéresse?
Pour aller plus loin, je t’invite à remplir le formulaire ci-dessous pour recevoir le livre « Profession: Ange Gardien du Bureau ». Tu y trouveras des ressources complémentaires pour t’aider à propulser ton équipe et les chouchouter!
