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Prise de poste d’office manager: bilan, 6 peurs et comment s’en sortir

L’heure est venue de faire le bilan de ma prise de poste d’office manager, 3 mois après le début de cette aventure. Entre coups de stress, jauge de confiance en soi et découvertes, je suis passée par 6 grandes étapes de la peur.

Dans cet article je vais partager avec toi ces 6 grandes frousses parce que je pense qu’elles sont parfaitement normales. L’objectif est de t’aider à toi aussi relativiser lors de cette période de prise de poste, parce qu’on a tendance à être trop dur envers nous-même.

La peur et ses manifestations sont inconfortables. En revanche, elles permettent aussi d’apporter un éclairage nouveau sur notre environnement. Nos compétences, nos capacités, nos attentes, notre vision de nous-même et notre regard sur les autres.

La prise de poste nous donne l’opportunité de vérifier et de décider si la voie que nous venons d’emprunter fait sens pour:

  • L’entreprise au regard des missions à accomplir;
  • L’équipe en terme d’intégration et de résonance;
  • Nous-même par rapport à nos ambitions, nos valeurs et nos capacités actuelles.

Prise de poste et période d’essai

fin periode essai

La durée de la période d’essai varie d’un contrat de travail à l’autre. En général elle va de deux à trois mois. Ce qui est intéressant c’est que l’office manager est rapidement submergé par les demandes et les informations, si bien que la prise de poste passe à une vitesse folle et que la fin de la période d’essai peut passer inaperçue.

En effet, quand tout se passe bien et que les dossiers sont pris en charge, la direction ressent un soulagement presque enivrant et accorde une confiance rapidement aveugle.

Résultat: trois mois suffisent à nous intégrer à la structure et à l’organisation, à en oublier que nous ne sommes là que depuis quelques semaines.

C’est d’ailleurs ce que j’ai vécu. A la date de fin de ma période d’essai, si je n’avais pas soulevé le sujet, personne ne m’en aurait parlé.

Par pitié, prends les clés!

J’ai eu l’occasion de discuter par téléphone avec le CEO d’une entreprise, rencontré sur LinkedIn via le réseau d’Office Manager Gang, avec qui nous avons échangé sur le métier d’office manager. Je lui faisais part de mon étonnement concernant la rapidité avec laquelle on m’a fait confiance lors de ma prise de poste.

En quelques jours j’avais en effet accès aux données les plus sensibles. Contrats de travail de tout le personnel, comptes en banque, dossiers de négociation, accords de confidentialité et j’en passe. Je lui disais alors que la première question que je me suis posé a été: et si c’était ma boîte, est ce que je serais capable d’accorder ma confiance aussi rapidement?

Sa réponse a été la suivante:

“En fait, c’est parce que c’est douloureux. Quand on embauche un office manager, on se décharge de toutes ces choses qui nous prenaient la tête avant son arrivée, parce que ce n’est pas notre truc!

L’administratif, la gestion des commandes, les formalités, les tracas du quotidien au bureau…Tout cela prend un temps fou à gérer et on n’a pas le temps! Nous ce qu’on veut, c’est rester dans notre cœur de métier et faire ce qu’on aime, développer notre boîte et la faire grandir.

Alors quand on recrute quelqu’un intéressé par l’accomplissement de tout ça, on ne regarde ni ne pense à deux fois: par pitié, prends les clés! C’est notre bouée de sauvetage, la personne qui vient soigner la plaie ouverte et nous redonner la liberté de faire ce qu’on aime. On sait que le reste est sous contrôle, et ça, c’est un vrai bonheur.”

Fin de la période d’essai

Un matin on se réveille pour se rendre compte que la période d’essai est terminée depuis 3 semaines. Est-ce ce que cela signifie que la prise de poste s’est bien passée? Est-elle toujours en cours? Quand est-ce qu’on peut se dire que l’on a basculé de prise de poste à poste en fonction? Est-ce une bonne idée de relever ce point auprès de la direction?

Chaque situation est différente, néanmoins il est intéressant de garder un œil sur la date de fin de ta période d’essai, parce qu’elle va dans les deux sens.

Tu peux toi aussi demander à la prolonger si tu penses que cela est nécessaire. Cela peut être le cas si:

  • Tu es office manager pour la première fois, la charge de travail est impressionnante et tu veux être sûre de tenir le coup sur la durée: tu as besoin de plus de temps pour le savoir;
  • Ta prise de poste a aussi été une création de poste. Tu es en train de sortir les squelettes du placard mais tu as encore du mal à avoir une visibilité à long terme sur les missions que l’on va te confier dans le futur. Tu as besoin de plus de temps pour voir comment tout cela va s’articuler;
  • Puisque tu croules sous les demandes et les infos, tu as eu du mal à trouver le temps pour nouer une vraie relation avec l’équipe. Résultat: tu ne sais pas encore si tu as trouvé ta place. Il vaut mieux renouveler ta période d’essai pour t’assurer que l’environnement et les valeurs des personnes avec qui tu travailles sont en adéquation avec toi-même.

Les 6 étapes de la peur lors de la prise de poste

peur prise de poste

En trois mois de prise de poste, je suis passée par 6 étapes clés de la peur. J’ai pris le temps de les noter au fur et à mesure parce que, sur le moment, j’avais la tête dans le guidon et qu’il m’était difficile de les analyser sereinement.

J’ai à présent suffisamment de recul pour pouvoir les reprendre une à une et les comprendre. Voici mon bilan de prise de poste d’office manager résumé au travers du spectre des 6 grandes peurs que j’ai croisées sur mon chemin.

1. La première initiative

première initiative

Le poste d’office manager demande de l’initiative, de l’autonomie, du bon sens et de la proactivité. Je me suis rendu compte au bout de la première semaine de ma prise de poste qu’il était déconnant de toujours demandé l’autorisation à ma direction pour faire quelque chose.

Néanmoins, pas évident de s’emparer de la carte bleue de la boîte sans rendre des comptes la première fois! J’étais encore au début de ma relation avec l’entreprise, les priorités devaient être posées et la question était: est ce que les priorités à mes yeux sont les priorités aux yeux de mon boss?

Pour me mettre en jambe, j’ai pris des initiatives simples comme:

  • Réorganiser le coin cuisine: cela a fait plaisir le premier jour, puis l’organisation est revenue comme avant;
  • Commander des fournitures de bureau pour l’équipe: les crayons se sont volatilisés comme par magie et environ deux mois plus tard on m’en demande d’autres;
  • Organiser les documents administratifs: un classeur RH, un autre compta, un troisième pour les documents importants. Maintenant tout le monde gagne du temps, ça c’était une vraie bonne idée.

Comment choisir la bonne première initiative?

Ta première initiative va te faire peur parce qu’on a l’impression qu’elle marque au fer rouge et conditionne tout ce que les autres vont penser de nous. Néanmoins, dans la multitude d’idées et de “ah oui pour ça aussi il va falloir faire quelque chose”, il va être difficile de choisir le sujet qui met tout le monde d’accord.

Il faut te faire confiance, y aller au feeling et au bon sens. Inutile d’espérer commencer avec le gros projet qui va révolutionner la boîte dans le bon sens. Tu te rendras compte que ce type de mission est plutôt rare d’ailleurs, parce que tu auras toujours dans l’équipe des réfractaires au changement ou des gens qui pensent que ce n’était pas la priorité.

Et si je n’ai pas le temps de prendre des initiatives?

Incroyable mais vrai! Tu vas peut-être avoir tant de choses à gérer et de dossiers qui te tombent dessus que l’initiative sur des nouveaux sujets est tout simplement hors jeu.

Il faut distinguer ce qui relève de l’initiative et du nouveau dossier. Tu peux très bien initier des choses dans le cadre d’une mission qu’on t’a confié.

Par exemple, il faut réviser le modèle de contrat de travail pour y intégrer des clauses de confidentialité ou encore du télétravail. C’est ton patron qui t’a confié le sujet. Tu peux prendre l’initiative de consulter un expert sur le sujet dans ton réseau professionnel, ou encore de faire faire un devis auprès d’un cabinet d’avocat pour réaliser ce travail. Tu restes alors dans le cadre de l’initiative car c’est toi qui apporte les idées et les pistes de solution pour gérer la mission.

Le nouveau dossier, c’est le moment ou tu regardes la cuisine et te dit que tu la referais bien du sol au plafond. Personne n’a évoqué le sujet, pourtant, cela pourrait constituer une super initiative pour l’environnement de travail. En revanche, tu peux te retrouver confronté à un manque de temps pour creuser le sujet parce que tu as déjà d’autres missions qui te sont confiées.

Garde en tête que les initiatives se cachent partout, et pas seulement dans les sujets que tu peux sortir de ton chapeau. Ce n’est pas parce que l’idée, le sujet ou la mission vient de quelqu’un d’autre, que les initiatives prises de ta part pour les gérer seront moins bonnes ou moins convaincantes.

2. La première prise de parole

première prise de parole

Qui dit prise de poste, dit présentation à l’équipe à un moment ou un autre. La première prise de parole en public est une étape trop souvent négligée. D’ailleurs, j’ai fait cette erreur en manquant d’anticipation. Je t’en avais parlé à chaud dans un article que tu peux lire en cliquant ici.

Outre le fait que parler en public peut être tétanisant pour toi, la prise de parole est une peur légitime et répandue. On a envie de faire bonne impression, de rallier tout le monde à sa cause et de trouver du soutien.

Depuis la nuit des temps, l’intégration au groupe, à la tribu, est une condition de survie. Nous conservons cette idée dans nos gênes! Transposé dans l’environnement de travail, nous savons que pour garantir notre succès et éviter de nous faire manger tout cru, il faut trouver des alliés.

Pour désamorcer la peur de la première prise de parole, rien ne vaut une préparation en amont. Tu trouveras dans l’article cité plus haut des pistes pour t’aider.

3. Le premier conflit

première gestion de conflit

On ne m’avait pas prévenu lors de ma prise de poste. J’avoue que je ne l’avais pas vu venir non plus. L’arrivée d’un office manager dans les rangs est aussi l’occasion pour les membres de l’équipe de trouver une oreille attentive et privée pour exprimer leurs revendications.

Cela peut faire peur la première fois que quelqu’un vient nous voir pour nous dire: “j’ai une question à te poser, mais je voudrais que ça reste confidentiel.”

On goûte ici à la limite, parfois inconfortable quand elle est nouvelle, de la fonction ressources humaines. Bras droit de la direction, mais aussi soutien à l’équipe. Au courant des secrets de l’entreprise dans sa gestion, et aussi au fait des conflits internes sous-jacents.

Neutre. Factuel. Rassurant.

La posture à tenir lors de la gestion de ton premier conflit (et les suivants d’ailleurs) se résume par ces trois mots. Neutre parce que tu as le devoir de laisser à la porte de la conversation ton opinion personnelle sur ta direction et sur la personne qui vient se confier.

Tu peux te retrouver à devoir prêter une oreille attentive à quelqu’un avec qui tu n’as pas forcément encore beaucoup de lien, ou pire, déjà des liens conflictuels. Peu importe. Il y a ici un devoir de neutralité et de confidentialité à respecter. Tu te garderas par exemple de te ruer sur ton téléphone, ta boîte email ou directement dans le bureau du patron pour lui délivrer le contenu de la conversation si on t’a fait confiance.

Factuel parce que dans le cadre de la gestion de conflits, il est important de laisser l’émotionnel de côté. Bien sûr, certains sujets peuvent être brûlants. Il est plus compliqué de garder la tête froide quand on te parle de harcèlement ou de comportement déplacé, que si l’on vient te demander la législation en vigueur pour les tickets restaurants.

Rassurant parce que cette conversation avec toi arrive en général au moment où la soupape est sur le point de lâcher. La personne qui vient te voir a pris son courage à deux mains pour venir te confier son problème. Le plus logique, mais aussi le plus délicat, consiste à tenter de faire baisser la pression.

Et si je ne sais pas quoi dire?

Difficile de s’inventer gestionnaire de conflit du jour au lendemain. Si on te pose par exemple une question légale à laquelle tu ne sais pas répondre, joue-le franc-jeu. Dis que tu ne sais pas, que tu vas te renseigner et que tu gardes cela pour toi le temps de trouver une réponse.

Si le sujet est très personnel, pense à écouter avant-tout. Dans 90% des conversations chargées en émotions, les gens viennent chercher de l’écoute et non pas des conseils. Pose des questions pour comprendre la situation. Intéresse-toi sincèrement à la problématique et à ce qu’elle engendre sur le travail de la personne. Laisse la personne parler, pratique l’écoute active.

Attention, l’office manager n’est ni psychologue, ni médecin du travail. Il faut aussi apprendre à connaître ses limites et faire de son mieux pour cultiver empathie, assertivité et professionnalisme.

C’est une bonne idée de trouver rapidement, en dehors de ton cadre de travail, des personnes avec qui tu peux échanger sur le sujet. Des managers de ressources humaines par exemple, ou même d’autres office managers. Documente-toi au sujet de la gestion de conflit et de la communication, il existe des centaines de livres et de formations en ligne sur la question.

Dans tous les cas, évite de rester seul face à la problématique si tu as besoin de temps pour apprendre à la gérer. Demande de l’aide autour de toi à toute personne qui pourra t’apprendre à gérer la situation depuis l’extérieur et en toute confidentialité.

Bien sûr, si la situation commence à être hors de contrôle, il sera temps d’informer ta direction s’il n’y a pas de service RH en interne.

3 autres peurs lors de ta prise de poste

Dans le prochain article, je te parlerai des 3 autres peurs que j’ai rencontrées lors de ma prise de poste à savoir:

  • 4. Le premier gros dossier important
  • 5. La première demande de congés pour soi
  • 6. La première fois ou il faut dire non

Nous parlerons aussi des solutions pour aborder ces peurs le plus sereinement possible et de comment s’en servir comme leviers pour une prise de poste d’office manager réussie!

Si tu as des questions, je t’invite à les poser ci-dessous en commentaire, je te répondrai avec plaisir. Tu peux aussi t’inscrire sur le blog pour recevoir gratuitement le livre “Profession: Ange Gardien du bureau” et être informé par email de la publication de la suite de cet article.

A bientôt!

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