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Office Manager Gang
Ressources Humaines

Calculer les effectifs de l’entreprise

"Si vous pensez que vos profs étaient durs avec vous, attendez d'avoir un patron."

Bill GATES


Cet article est un article invité rédigé par Anthony du blog Babotte-Paie. Je suis ravie de l’accueillir sur Office Manager Gang pour nous expliquer comment calculer les effectifs de l’entreprise. En tant qu’expert et professionnel en paie et en ressources humaines, Anthony a bien voulu nous aider à y voir plus clair, merci à lui pour son aide précieuse!

J’ai pris conscience de l’importance du sujet des effectifs quand mon entreprise a dépassé les 11 salariés. Cela m’a amenée, en outre, à accompagner mes dirigeants et mon équipe dans la création d’un Comité Social et Economique. Si vous êtes office manager dans une TPE/PME ou une startup, vous serez vous aussi confronté à ce moment charnière. Mais comment bien calculer les effectifs pour savoir exactement quand entamer les démarches? Anthony nous explique tout!

Le seuil d’effectifs est à surveiller, car lorsque l’entreprise dépasse un certain nombre de salariés, de nouvelles obligations sociales lui incombent. Ces obligations concernent des formalités administratives comme la mise en place du CSE ou le paiement de nouvelles cotisations comme le versement transport. La notion importante à suivre pour vous, qui êtes Office Manager, c’est de savoir si l’effectif de l’entreprise vous impose de nouvelles obligations et de faire en sorte d’y répondre soit par vous-même soit en faisant appel à une entreprise extérieure pour vous aider.

calculer les effectifs

Comment calculer l’effectif de l’entreprise

Les obligations liées au franchissement de seuil imposent de savoir calculer l’effectif de l’entreprise. Malheureusement, la loi, c’est-à-dire le Code de la Sécurité Sociale et le Code du Travail, impose des modalités de décompte de l’effectif. En effet, il ne vous suffit pas de compter le nombre de salariés avec un contrat de travail ou de vous fier à l’effectif présent dans les locaux de l’entreprise pour déterminer si oui ou non l’entreprise a dépassé le seuil. 

Vous devez prendre en compte pour déterminer les effectifs :

  • Les types de contrats de travail (CDI, CDD, interim, mise à disposition,…)
  • Le temps de travail (temps partiel, temps plein)
  • Le motif du contrat s’il est à durée déterminée

Vous devez analyser l’effectif au mois, de janvier à décembre et faire une moyenne annuelle. Et ensuite, vous pouvez déterminer si oui ou non l’entreprise a de nouvelles obligations RH ou paie liées au franchissement des seuils sociaux.

Les salariés à prendre en compte pour déterminer l’effectif

Les salariés à prendre en compte sont ceux cités plus haut c’est-à-dire tous les salariés titulaires d’un contrat de travail donc ceux enregistrés dans le registre unique du personnel.

Il en va de même pour le ou les salariés dont le contrat de travail est suspendu, c’est à dire le salarié qui ne travaille plus et qui n’est pas rémunéré par l’employeur sans que pour autant son contrat de travail soit rompu. C’est le cas par exemple des salariés en congé parental d’éducation ou en formation professionnelle.

Le salarié à temps plein

Les salariés à temps plein sont à prendre intégralement dans l’effectif de l’entreprise (article R130-1 du Code de la Sécurité Sociale). Un salarié à temps plein travaille 35 heures par semaine ou 151.67 heures par mois et compte pour 1.  Les salariés à temps plein qu’ils soient en contrat à durée déterminée ou en CDI sont traités pour le décompte d’effectif de la même façon.

Les salariés à temps partiel

Les salariés qui exercent leur activité à temps partiel sont décomptés au prorata de leur temps de présence mensuel selon la formule ci-dessous :

Heures de travail mensuelles du salarié / durée légale ou conventionnelle mensuelle.

Par exemple : un salarié qui travaille à temps partiel 20 heures par semaines vaut 20/151.67= 0.13 pour le mois pris en compte.

Gérer les salariés entrés en cours de mois dans l’entreprise

Les modalités de calcul en cas d’entrée ou de sortie en cours de mois dépendent d’une part de la durée du travail et du nombre de jours calendaires du mois en question.

Les salariés à temps complet entrés en cours de mois

Le calcul des effectifs se fait au mois pour au final en fin d’année civile faire une moyenne. Pour se faire, il vous convient de prendre en compte les salariés en proportion du nombre de jours du mois pendant lesquels ils ont été employés comme le prévoit l’article R130-1 du Code de la Sécurité Sociale.

Exemple : un salarié est entré dans l’entreprise le 18 du mois d’août qui compte 31 jours. De ce fait, il vaut 14/31 = 0.45 unités.

Les salariés à temps partiel entrés en cours de mois

Pour calculer la valeur d’un salarié qui travaille à temps partiel et entré en cours de mois, il convient de faire trois opérations :

  1. Le rapport entre les heures mensuelles du salarié sur la durée légale mensuelle
  2. Le rapport entre le nombre de jours où le salarié a été employé et le nombre de jours calendaires du mois
  3. Multiplier les deux résultats obtenus précédemment.

Un exemple : un salarié travaille à temps partiel 90 heures et entre dans l’entreprise en avril.

  1. 90 heures /151.67 heures  = 0.59
  2. 6 jours calendaires travaillés/ 30 jours calendaires du mois = 0.20
  3. Le salarié vaut 0.59*0.20 unités.

Les salariés à exclure du décompte des effectifs

Les salariés à exclure du décompte des effectifs sont les suivants :

  • Les salariés en CDD qui remplacent un salarié absent
  • Les salariés sous contrat aidé ou contrat unique d’insertion ( CUI-CAE, CUI-CIE,…)
  • Les salariés en volontariat service civique
  • Les salariés en contrat d’apprentissage c’est-à-dire les apprentis
  • Les salariés en contrat de professionnalisation
  • Depuis le 1er janvier, les mandataires sociaux sans contrat de travail par exemple les gérants avec un ou plusieurs mandats

Sont également à exclure les stagiaires sauf les journalistes stagiaires.

Comment gagner du temps dans le calcul de l’effectif de votre entreprise

Tous les mois, votre prestataire paie déclare en DSN l’effectif de votre entreprise auprès de l’URSSAF. Du coup, depuis février 2020, l’effectif moyen annuel est mis à disposition des employeurs sur le site de l’URSSAF. Il vous suffit donc d’aller consulter l’information pour avoir une première idée de l’effectif à prendre en compte.

A noter que la DSN c’est la Déclaration Sociale Nominative qui comprend les éléments de salaire et les informations des salariés présents le mois de déclaration.

En tout cas, un accompagnement complémentaire peut s’avérer nécessaire pour calculer les effectifs de votre entreprise car, si un salarié a été mal enregistré dans une des DSN, alors le calcul du seuil sera faux.


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