Comment débuter en conduite du changement au poste d’office manager?
Lors d’un récent sondage auprès de la communauté d’office manager gang, la conduite du changement s’est révélée être un sujet de préoccupation pour 57% d’entre nous.
Cela s’explique notamment par le fait que cette discipline est en général réservée aux cabinets de conseil spécialisés dans le domaine. Néanmoins, de plus en plus d’entreprises désirent développer cette compétence en interne et les office managers doivent apprendre à bien débuter en conduite du changement.
L’office manager est en effet la personne à qui l’on confit la tache de trouver des solutions innovantes aux problématiques parfois existantes depuis plusieurs mois. Parmi les problématiques récurrentes on observe par exemple:
- L’information qui circule mal en interne
- La gestion des fournisseurs chaotique
- L’approvisionnement en papeterie et matériel de bureau
- La gestion du parc informatique
- Le process de suivi des congés et des RTT
- La relation et le sourcing des prestataires
- L’onboarding et son pendant trop souvent négligé, l’offboarding
- etc.
Voici quelques exemples qui arriveront typiquement dans votre petit panier d’ange gardien du bureau.
3 questions pour débuter en conduite du changement
S’agit-il d’abandonner complètement les anciens schémas au profit de nouveaux en prenant les armes de la révolution? Ou bien de faire évoluer le système déjà en place pour le dépoussiérer et l’améliorer?
A cette première interrogation cruciale s’ajoutent deux autres questions non moins fondamentales:
- Comment mettre en place de nouvelles solutions qui trouveront écho et seront effectivement adoptées, acceptées et utilisées par les équipes? Qui a déjà tenté de lancer un super nouvel outil de partage d’infos dont tout le monde se fou comme de l’an 40? Say I…
- Est ce que je suis plutôt dans une démarche de gestion de projet ou dans une démarche de conduite du changement? Et d’ailleurs c’est quoi la différence en fait?
On le voit d’emblée, débuter en conduite du changement ne coule pas de source. Il est donc parfaitement normal de se sentir mal à l’aise avec ce type de mission quand elle est nouvelle dans notre champ d’action.
L’erreur fondamentale à éviter
En revanche, il serait imprudent de se lancer à corps perdu dans une telle démarche, le couteau entre les dents, à la vaille que pourra.
Pourquoi? Parce que la conduite du changement bénéficie d’une part de plus de 40 ans d’études et de méthodologie mises à l’épreuve sur lesquelles on peut s’appuyer pour gagner du temps.
D’autre part, quand la gestion de projet, le management et la conduite du changement sont des sujets nouveaux, cela demande du temps, de la pratique et une phase d’apprentissage pour s’en approprier les codes.
On ne s’invente pas de nouvelles compétences en une nuit et l’acquisition de quelques principes de bases est nécessaire si l’on veut éviter de se casser les dents.
Comment prendre un bon départ?
Même si le sujet peut faire un peu peur, tout s’apprend, rassurez-vous!
Je vous propose d’explorer ensemble et pas à pas les techniques, méthodes et concepts pour bien débuter en conduite du changement. Pour cela, vous trouverez dans les prochaines semaines sur le blog une série d’articles consacrés à ce sujet, dont celui-ci est le top départ.
Dans cet article introduction à la conduite du changement, nous allons la définir et découvrir 3 principes fondateurs qui nous seront utiles pour la suite de notre apprentissage.
Comme on dit, commençons par le début!
Une loi naturelle cruelle à garder à l’esprit
Dans l’histoire de la vie sur Terre, une constante a été vérifiée depuis des millénaires. Pour survivre, une espèce doit s’adapter et évoluer pour faire face aux changements. Sans adaptation, nous sommes voués à disparaître, purement et simplement.
Evidemment de nos jours il ne s’agit plus vraiment de s’adapter à des bouleversements majeurs de notre cadre de vie. Bien que, on a quand même assisté par exemple depuis 20 ans à l’avènement de l’informatique sous différentes formes: l’ordinateur, Internet, le réseau, le cloud, les objets connectés ou encore la réalité virtuelle en sont quelques exemples.
Je ne sais pas si vous vous rappelez, mais personnellement j’ai connu l’arrivée d’Internet dans les foyers et des ordinateurs dans les entreprises. Pourtant, je n’ai que 36 ans! C’est toujours avec une certaine tendresse que je me souviens de ma maman essayant de faire grimper le curseur sur l’écran, en soulevant la souris dans les airs vers le plafond.
Comme beaucoup de gens de la génération qui m’a précédée, elle a été forcée à passer par une période de changement et à s’adapter pour « survivre ». Combien n’ont pas su faire de même et se sont gentiment fait mettre au placard? Je suis sûre que, comme moi, vous avez dans votre entourage des histoires d’adaptation ratée face à une période de changement.
C’est pour cette raison que les office managers doivent avoir dans leur besace de bonnes base pour débuter en conduite du changement. D’abord pour soi-même afin de maîtriser ses propres phases d’adaptation personnelle. Ensuite pour les autres, afin de les guider sereinement lors d’une période de changement.
A quel moment parle-t-on de changement?
On peut se demander à quel endroit placer la barre du changement. Est ce que faire appel à un nouveau prestataire pour le café est un changement qui nécessite un accompagnement de l’équipe? Je pense qu’ils pourront s’adapter naturellement!
C’est justement cette capacité d’adaptation naturelle qui permet de définir si le changement requiert la mise en place d’un plan d’action et d’un accompagnement ou non.
On met en place une méthodologie de conduite du changement quand il y a une rupture des modes de fonctionnement, qui nécessite un effort d’adaptation. Typiquement, on aura alors besoin de phases d’apprentissage et d’outils de communication pour que tout se passe bien.
Comment savoir si le changement envisagé est pertinent?
Changer pour changer est rarement une bonne idée. On peut avoir envie de changement parce que la routine nous agace. Par exemple, s’il n’y avait que moi, je bougerais les meubles de mon appartement tous les quatre matins, juste pour la satisfaction d’avoir changé mon environnement.
Le risque est que je passe mon temps à courir après mes affaires à force de les déplacer. Le second risque est que mon homme se lève la nuit et se cogne dans un coin de meuble qu’il n’a pas l’habitude de trouver sur son chemin. Je suis pour la paix des ménages, et du miens en particulier. Les meubles restent donc à leur place.
En entreprise, on peut par exemple vouloir révolutionner un process parce qu’on le trouve trop complexe ou chronophage. Supprimer les allers-retours qui n’ont pas de sens. Écourter les réunions qui auraient pu se résumer en un email. Autant de choses qui peuvent être améliorées.
Dans tous les cas, le changement pour être pertinent doit toujours viser une amélioration.
Quelques exemples de changements lors desquels l’accompagnement est nécessaire et utile:
- Changement dans les pratiques, nouvelle manière de faire quelque chose
- Changement dans les conditions de travail, nouvel environnement, déménagement
- Nouvel outil de travail, notamment informatique
- Nouvelle organisation avec changements de responsabilités et/ou passation de pouvoir
- Nouveau métier au sein de l’entreprise, l’arrivée d’un office manager par exemple 😉
- Nouveaux produits proposés par l’entreprise
- Nouvelle stratégie et nouveaux objectifs communs
- Nouvelle culture et nouvelles valeurs, lors d’un rachat ou d’une fusion par exemple.
Dans quoi je m’engage en voulant débuter en conduite du changement?
Débuter en conduite du changement et apprendre comment elle fonctionne, c’est vouloir apprendre à guider son équipe dans une démarche de progrès.
Il s’agit en outre d’acquérir des méthodes d’organisation et de communication qui mèneront les membres de notre équipe à abandonner ce qui existe, au profit de quelque chose de nouveau et d’inconnu.
Si vous voulez que les gens vous suivent dans cette démarche, il faut que le résultat annoncé soit à la hauteur des efforts que vous leur demandez pour s’adapter. S’ils ne perçoivent pas clairement qu’au bout du chemin se trouve une amélioration, vous aurez des difficultés à les faire adhérer au projet de changement.
L’acceptation du changement est un des grands sujets de la conduite du changement, avec toutes les notions de résistance au changement que nous pourrons rencontrer. Cela fera aussi partie des sujets abordés plus tard lors de notre apprentissage pas à pas.
Et si je n’ai jamais fait de gestion de projet ou de management avant?
La conduite du changement est effectivement liée à la gestion de projet et au management. Rassurez-vous, quand des notions dans ces domaines seront nécessaires à la compréhension pour avancer sereinement, je prendrai le temps de m’attarder pour les expliquer.
Dans un souci de cohérence des informations, il est possible que nous fassions quelques détours sur d’autres sujets pour ensuite revenir à la conduite du changement. Cela permettra à ceux qui ont besoin de précisions de trouver des réponses et à ceux qui ont déjà des notions de les réviser ou de les approfondir.
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