Comment gérer le pic de stress lors de la mise en place du télétravail?

Il est impossible de passer notre vie à tenter d’éviter les situations stressantes. L’actualité est en train de nous mettre à l’épreuve et nous sommes des milliers à devoir apprendre à gérer ce pic de stress en temps de crise.

L’épidémie de COVID-19 engendre des bouleversement dans notre manière de travailler. Mise en place du télétravail dans l’urgence, gestion des équipes à distance, annulation des rendez-vous clients, impact sur l’activité de l’entreprise. En tant qu’office manager, dont notre rôle est central, la situation est stressante.

Prenez quelques minutes pour vous avant de vous engager dans la mise en place de solutions. Répondre aux interrogations et aux problématiques de votre équipe et de vos dirigeants va vous demander du self-control. C’est pourquoi il est essentiel d’entamer une démarche de prise de recul rapide, avant de partir au front.

Notre réaction commune face au pic de stress

A l’annonce du télétravail, des interdictions de rassemblement ou encore de la fermeture des restaurants, nous avons tous accusé le coup. Les suspicions de confinement total ajoutent de l’eau au moulin.

D’abord, nos pensées on commencé à s’obscurcir:

On ne va pas y arriver
Nous ne sommes pas prêts
L’équipe va être perdue
Je vais être un office manager sans office, ça craint non?
J’ai oublié mon classeur super important au bureau! Comment je vais faire pour le récupérer si je peux pas sortir?
Je ne sais pas comment aider mes dirigeants à surmonter ça
Je ne suis pas capable de gérer cette situation, je n’ai jamais fait ça avant
etc.

Une fois les pensées parties dans leur valse sans fin, le corps à suivi le mouvement. Accélération du rythme cardiaque, crispation des muscles, posture d’accablement les épaules en avant, visage dans les mains. Un mélange de panique, de peur et d’anxiété nous a envahit.

Le problème c’est qu’en laissant ce mélange nous atteindre, nous nous exposons à des erreurs, des difficultés de concentration et à de l’énervement. Cela va créer de nouvelles pensées négatives et nous conforter dans notre zone de malaise. La machine repart de plus belle, s’emballe, et il devient de plus en plus difficile de gérer le pic de stress.

Que faut-il faire pour rompre le cercle vicieux et gérer le pic de stress?

Un principe tiré de la PNL (programmation neurolinguistique) est essentiel à comprendre et devrait être de notoriété publique. Ce principe nous enseigne que nos pensées et notre physiologie sont intimement liés. Nous sommes en effet capable d’influencer nos pensées en ajustant notre posture corporelle, et vice versa.

Si vous ne me croyez pas, vérifiez par vous-même en faisant cet exercice rapide.

Pendant 20 secondes, adoptez la posture que vous utilisez habituellement quand vous vous sentez triste. Tête basse et rentrée dans les épaules, épaules tournées vers l’avant, bras croisés, sourire inversé, pensées négatives, souffle court. Nous connaissons tous les symptômes et sommes d’ailleurs capables de les reconnaître chez les autres.

Maintenant, pensez à un grand moment de joie, un fou rire récent ou quelque chose qui vous a particulièrement excité. Ces nouvelles pensées déclenchent d’elles-même une nouvelle posture. Vous vous redressez, relevez la tête, votre respiration est plus calme et profonde et un sourire s’esquisse sur votre visage.

Une fois que vous avez constaté ce changement indépendant de votre volonté, vous détenez le grand secret pour apprendre à gérer le pic de stress auquel vous devez faire face actuellement.

Comment se servir de ce principe physiologique pour gérer le pic de stress?

La première chose à faire est de couper l’herbe sous le pied aux pensées négatives. Vous allez les remplacer par d’autres pensées, positives cette fois-ci. Par exemple:

Je suis capable de faire face à cette situation
J’ai déjà trouvé des solutions à des problématiques de taille par le passé, je peux le refaire aujourd’hui
La situation est inédite pour tout le monde y compris mes dirigeants, nous allons apprendre ensemble comment nous en sortir
Mes équipes ont surtout besoin d’être rassurées et d’avoir de la flexibilité pour s’organiser, je peux leur faire confiance pour trouver des idées et proposer des solutions
Même si pour le moment l’accès à certaines informations va peut-être se révéler compliqué, d’autres sujets peuvent avancer
C’est l’occasion de me pencher sur les dossiers qui demandent du temps, des recherches, de la concentration
En télétravail, je peux adapter mon emploi du temps plus facilement et m’organiser différemment, c’est une opportunité pour revoir mon organisation

Maintenant que vos pensées ont laissé place au positif, adoptez une posture confiante et sereine. Au besoin, vous pouvez vous placer devant un miroir pour observer votre physiologie. Faites de grands mouvements amples avec vos bras, ouvrez votre poitrine. Souriez largement. Respirez à fond. Relevez la tête. Répétez vos phrases à voix haute pendant une minute, en prenant soin d’utiliser une intonation dynamique.

Terminez votre session en écoutant votre chanson dynamique préférée: sautez, dansez, chantez! Vous êtes en sécurité, chez vous. Vous allez ressentir un agréable pic de motivation qui vous accompagnera toute la journée. Cela vous permettra aussi d’être plus à même de répondre calmement aux questions qui vont se présenter et de réfléchir à des solutions viables.

8 choses à éviter pendant le pic de stress de la mise en place du télétravail

En cette période tendue, nous avons tous envie de nous sentir à l’abris, informé et rassuré. C’est parfaitement légitime. En revanche, je vous recommande d’éviter certains écueils pendant cette période de télétravail et de stress.

1.Les informations

Regardez ou écoutez les informations seulement 10 minutes le midi et le soir. Vous aurez besoin de vous tenir informé. Mais rester prostré devant BFM toute la journée ne fera qu’augmenter votre niveau de stress et faire baisser votre productivité. N’oubliez pas qu’il y a du boulot à faire et résistez à la tentation.

Des chaines comme BFM et LCI proposent des points complets rapides. Regardez-les pour vous tenir au courant des évolutions de la situation. En revanche, lâchez prise sur le besoin d’information permanent. Gérer le pic de stress actuel inclue aussi de se protéger psychologiquement.

2.Les pauses

Programmez vos pauses. Quand on est à la maison pour travailler sans être habitué, il est difficile de faire la part des choses. On a tendance à prendre « juste quelques minutes » pour faire les courses, la lessive, appeler ses proches, regarder la télé, surfer sur YouTube ou encore s’attarder sur ses réseaux sociaux.

Programmez des alarmes de pauses sur votre téléphone et respectez-les. Sinon en fin de journée, vous vous sentirez stressé de ne pas avoir avancé votre travail.

3.Les repas

Mangez aux heures de repas habituelles et évitez les grignotages. On évitera le paquet de gâteaux, les retours toutes les 15 minutes dans la cuisine pour aller chercher un truc à se mettre sous la dent et les cafés à répétition.

En période stressante, nous sommes nombreux à compenser par la nourriture. C’est aussi un moyen de procrastiner en se trouvant une excellente excuse pour se redonner une certaine illusion de contrôle de la situation.

Surveillez ce que vous mangez. Au besoin, gardez un post-it à côté de vous pour noter ce que vous avalez toute la journée, cela vous aidera à garder le contrôle. Pensez à vous hydrater.

Aussi, il va être important d’apprendre à rester motivé dans cette période. Je vous expliquais dans cet article que la motivation est directement liée à notre niveau d’énergie. Maintenir une alimentation saine fait partie des choses à faire pour rester motivé.

4.Les pauses clope

Faites vos pauses cigarette dehors ou à la fenêtre. Au bureau, on est obligé de sortir pour fumer ou vapoter. Pendant votre période de télétravail, essayez de garder cette habitude.

Je suis moi-même vapoteuse, ancienne grosse fumeuse, et je sais qu’à la maison je suis moins regardante sur ma consommation. On a tendance à machinalement allumer une clope ou tirer sur notre e-cig.

Tenez vos paquets et vapoteuses à distance. Conservez-les pour vos pauses si possible en dehors du lieu où vous travaillez, afin de ne pas baigner dans un nuage de fumée toute la journée.

5.Les heures supplémentaires

Ne travaillez pas à outrance jusqu’à des heures indues. Quand on passe en télétravail alors que ce n’est pas habituel, on a tendance à se sentir coupable. On se dit qu’il faut absolument en faire plus que d’habitude pour prouver que l’on travaille vraiment, et qu’on n’est pas juste payé à rester à la maison.

Je suis la première à tomber dans ce piège, avec des journées à rallonge souvent jusqu’à très tard dans la nuit. Comme nous ne savons pas encore combien de temps cette situation va durer, je vous conseille de prendre soin de vous.

Bien sûr, il faudra sans doute nous adapter et être flexible en termes d’horaires. Mais il serait contre-productif de s’épuiser. Essayez de conserver le même nombre d’heures de travail que d’habitude. Restez souple bien sûr, mais aussi à l’écoute de vos besoins personnels.

6.Une nouvelle organisation

Prenez le temps de repensez votre organisation et vos priorités. Certains sujets ne pourront pas être traités à distance. Lâchez prise sur ces sujets-là.

En revanche, votre to-do list d’office manager contient forcément des choses qui peuvent être réalisées. Des recherches, des formulaires à remplir, des relances par emails, des process à repenser.

C’est le moment idéal pour vous pencher sur ces questions qui demandent du temps et du calme. Profitez de cette période lors de laquelle vous devriez être moins interrompue pour ressortir les vieux dossiers. L’erreur serait de vous obstiner à faire des choses pour le moment impossible à réaliser.

7.Un vrai espace de travail

Aménagez-vous un vrai espace de travail. Vous avez besoin de repères et d’organisation pour continuer à bien travailler. Vous installer sur un coin de table qu’il faudra débarrasser à la moindre occasion n’est pas idéal.

Trouvez-vous un coin à vous pour recréer votre espace de travail. Veillez à votre confort et à avoir tout ce qu’il vous faut à proximité. Votre ordinateur, vos carnets de notes, stylos, téléphone, enveloppes et timbres au besoin par exemple.

Quand vous vous installez dans votre espace de travail le matin, vous savez que vous êtes là pour travailler. Cela vous aidera à maintenir une cohérence, à délimiter vie pro et vie perso et à prendre rapidement de nouveaux repères pour faciliter la transition.

Les changements sont toujours anxiogènes. Pour gérer le pic de stress associé à ce nouvel environnement de travail, il est important de se sentir bien.

8.Soignez votre posture

L’exercice de physiologie que je vous proposais plus haut dans cet article parle de lui-même. On évitera donc de se mettre dans le canapé, sous le plaid moumoute, en mode repos, le pc sur les genoux. Votre corps et votre cerveau ont déjà enregistré cette posture comme celle de détente. Elle sera incompatible avec une journée de travail.

De la même manière, on continue de se préparer le matin, comme si on allait au bureau. Evidemment on peut ajuster un peu sa tenue pour être à l’aise, mais on ne reste pas en pyjama toute la journée!

9.Levez-vous à la même heure

Idéalement, même si vous n’avez plus de transport, vous continuerez de vous lever à la même heure. Utilisez le temps normalement alloué à votre déplacement pour refaire l’exercice proposé en début d’article par exemple.

Vous pouvez aussi en profiter pour faire une séance de sport, prendre un petit-déjeuner, lire quelques pages d’un livre. Cela permet d’envoyer un message fort à votre cerveau qui va devoir comprendre dans les prochains jours que vous êtes bel et bien en train de travailler, même si vous restez à la maison.

Refaire des gestes qu’il connait, comme se doucher, se préparer et s’asseoir à un bureau, l’aide à enclencher le process qu’il connait. Facilitez-lui, et facilitez-vous, cette période d’adaptation.

Et si je me sens complètement perdu en télétravail?

Si ce mode de travail est nouveau pour toi, tu as parfaitement le droit de te sentir mal à l’aise. L’absence des collègues et de cadre peut être impressionnant, cela fait parfois beaucoup de liberté à gérer d’un coup!

N’hésite pas à te rapprocher de collègues office managers pour prendre des conseils et partager tes inquiétudes. En remplissant le formulaire ci-dessous, tu auras accès au groupe privé Facebook réservé aux membres d’Office Manager Gang, où tu pourras rencontrer plein de collègues sympas et prêts à t’aider! Au plaisir de t’y accueillir!

Partages