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Comptabilité

Comment l’office manager peut aider à préparer le bilan?

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Êtes-vous un office manager avec des tâches de comptabilité? Si oui, vous avez certainement commencé à être sollicité pour aider à préparer le bilan.

Comment pouvons-nous, à notre niveau et sans compétence poussée en comptabilité, aider nos dirigeants dans cette période cruciale de début d’année?

Je vous propose d’explorer 3.5 tâches faciles d’accès. Objectif: poser les bases explicatives du bilan, de son importance et de notre rôle possible dans sa préparation.

C’est quoi le bilan?

Le bilan est une image, une photo qui doit être représentative, fidèle et sincère de la santé financière de l’entreprise.

C’est le moment de l’année où on établit exactement:

  • Qu’est ce qui est rentré?
  • Qu’est ce qui est sorti en termes de finances, d’argent?
  • Comment se porte l’entreprise?
  • Où est ce qu’on va cette année?

Il s’agit également d’un document qui servira au dirigeant à déterminer plus précisément les objectifs financiers de l’année. En effet, ils pourront présenter un document vraiment officiel aux banquiers ou aux investisseurs.

Par exemple, pour faire un crédit ou une levée de fonds, les organismes bancaires demanderont ce document officiel. Les personnes qui souhaiteraient investir dans l’entreprise demanderont aussi d’étudier ce document. Plus généralement, il est utile pour savoir vraiment où l’on va et répondre à quelques questions:

  • Est ce que cette entreprise est viable?
  • Est ce qu’on va recruter cette année?
  • Quel budget pouvons-nous dégager pour renouveler les bureaux?
  • Pouvons-nous augmenter les salaires?
  • Etc.

Bref, le bilan, c’est vraiment un gros morceau. S’il y avait déjà quelqu’un avant votre arrivée en tant qu’office manager pour s’occuper de la comptabilité au quotidien, elle a fait les choses au fur et à mesure.

En revanche, si vous êtes dans une structure qui n’a pas prévu le coup, cela peut faire beaucoup de choses à gérer en même temps.

Ce que l’office manager doit savoir pour préparer le bilan

Je te propose 3.5 axes de travail à garder en ligne de mire pendant cette période de préparation du bilan.

Facturation

Si tu fais de la facturation, ce début d’année est important. C’est le moment où tu dois t’assurer que tout le business qui a été apporté dans l’entreprise, est effectivement facturé. Cette étape est décisive pour préparer le bilan.

Cela consiste à s’assurer que toutes les prestations ou que tous les produits qui ont été vendus sont bien facturés. Pour le moment, que les factures soient payées ou pas est secondaire (mais pas trop :p). Le sujet crucial, c’est vraiment de s’assurer que toutes les factures ont été faites et ont été envoyées aux clients pour l’année qui vient de s’écouler.

Le cut off

La deuxième chose que tu dois savoir pour aider à préparer le bilan, c’est ce que signifie le cut off. Il s’agit d’un moment important qui doit être abordé en discutant avec le comptable, les équipes et ta direction. Cette étape est complémentaire à la facturation. C’est le moment où l’on décide de quoi faire avec les projets à cheval sur les deux années.

Le cut-off regroupe toutes les démarches de séparation des exercices comptables. Un exercice comptable est basé sur une année complète. On parlera par exemple de l’exercice 2019. Les règles qui entourent cette démarche sont nombreuses et le résultat du bilan peut être directement impacté.

Par exemple, il peut y avoir des projets qui ont débuté l’année dernière, mais qui vont finir cette année. Le cut-off permet de décider de ce qu’on fait passer sur l’année dernière et de ce qu’on préfère faire passer sur cette année. On parlera alors de produits constatés d’avance.

Si vous avez un très gros projet à plusieurs centaines de milliers d’euros qui est encore dans les tuyaux, ce n’est pas la même chose de le compter sur une année terminée ou de le garder en réserve pour le prochain bilan.

Vous pouvez vous retrouver avec un bilan minoré pour l’année dernière, en sachant que vous allez profiter de ce projet l’année suivante. En revanche, si votre entreprise a déjà des projets d’investissements ou de levée de fond, peut-être serait-il plus judicieux de pouvoir inclure cette somme au bilan de cette année. C’est vraiment un moment crucial.

C’est aussi un bon moyen pour vous de voir exactement comment se situent vos dirigeants et de comprendre leurs objectifs financiers pour l’année qui commence. Qu’est ce qu’ils veulent faire?

Les notes de frais

Les notes de frais, c’est tout ce que les personnes employées par votre entreprise, vos dirigeants ou les salariés, ont pu avancer pécuniairement pour l’entreprise durant l’année. Les restaurants avec les clients, les kilomètres en voiture, les billets d’avion ou de train, les taxis etc.

L’entreprise doit leur rembourser ces frais sur justificatifs. Préparer le bilan est le moment parfait pour mettre tout ça à plat. Il s’agit de vérifier que toutes les notes de frais ont bien été payées, que tout le monde est bien à jour de ses comptes.

Attention aux tickets de caisse perdus dans la nature!

Les rapprochements bancaires

Pour préparer le bilan, vous allez devoir vous assurer de la justification de tout ce qui est passé sur les comptes bancaires, ligne par ligne. Exactement comme quand on fait les comptes pour soi-même à la maison. On vérifie si tout ce qui passe sur notre compte en banque, en débit et en crédit, est fidèle à ce que nous avons vraiment dépensé ou encaissé.

Dans le cadre de l’entreprise, des justificatifs pour chaque ligne sont exigés. Cela signifie que vous devez justifier tous les mouvements d’argent. Vous devez pouvoir prouver, si jamais vous vous faites contrôler par l’administration fiscale, que tout est régulier.

Vous l’aurez compris, cette obligation sert notamment à éviter les détournements de fonds, les fraude, etc.

Et si je n’ai pas les bases en comptabilité et que ça me fait peur?

Certains offices managers ne vont pas du tout être concernés par la comptabilité ou par la préparation du bilan. Là encore, il y a autant de fiches de postes que d’office manager en fonction à priori!

En revanche s’il s’agit d’un sujet qui vous incombe et que vous n’êtes pas à l’aise, il existe des solutions très faciles d’accès:

Une formation approfondie sur le bilan comptable me semble trop complexe au départ. C’est comme tout: on ne commence pas à apprendre la cuisine par un plat gastronomique de chef! La comptabilité, c’est pareil. Il vaut mieux commencer par les bases.

Prenez le temps cette semaine de suivre une des deux formations citées ci-dessus. En seulement quatre ou cinq heures cela vous permettra de prendre confiance en vous. De plus, vous pourrez ensuite participer plus facilement aux discussions incontournables du moment avec votre direction.

Vous serez d’une part rassuré pour vous-même en ajoutant facilement une nouvelle compétence à votre arc. D’autre part, cela rassurera votre dirigeant de voir que vous vous intéressez à la santé financière de l’entreprise en souhaitant aider à préparer le bilan.

Qui sait! Cela pourrait même vous ouvrir quelques portes dans les mois à venir en fonction des besoins de votre entreprise. Et pourquoi pas redéfinir les priorités de votre poste d’office manager?

Les bases de comptabilité sont-elles suffisantes pour préparer le bilan?

On ne va pas vous demander d’avoir les compétences d’un expert comptable pour pouvoir comprendre à minima ce qu’il se passe au quotidien. Votre entreprise est obligée d’avoir un expert comptable externe qui va s’occuper de la régularité des comptes.

Ensuite, une autre personne se chargera de certifier la régularité de ces comptes, il s’agit du commissaire aux comptes.

En règle générale, les cabinets d’experts comptables proposent les deux services. En revanche, il est interdit de confier la gestion des comptes et leur certification à la même personne, dans un soucis de transparence.

Dans tous les cas, l’expert comptable peut devenir votre meilleur ami pour apprendre de nouvelles choses. Pourquoi ne pas proposer votre aide pour l’aider à préparer le bilan en réunissant les pièces manquantes par exemple? Votre patron sera ravie de se sentir moins seul lors de cette période de l’année.

Plan d’action

D’abord, inscrivez-vous à une des deux formations sur Open Classroom ou Skilleos citées plus haut. Personnellement, j’ai opté pour Open Classroom afin de remettre rapidement mes connaissances à jour.

Ensuite, demandez à votre direction si le bilan est en cours de préparation et comment vous pouvez aider. Insistez sur votre compréhension de l’importance de cette période. Demandez, pourquoi pas, de vous mettre en relation avec l’expert comptable pour jouer le rôle de transmission.


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