Comment transformer ton emploi d’office manager submergé en poste vital à l’entreprise?

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Ton emploi d’Office Manager s’est peu à peu transformé en monstre incontrôlable. Submergé par le nombre de dossiers à gérer et par les demandes incessantes, ton moral est en berne.

Ce merveilleux poste que tu voulais tant et pour lequel tu t’es battue est dévalorisant: tu es sous l’eau en permanence.

Tes collègues ont pitié de toi et osent à peine te demander si tu vas bien. L’épuisement se lit sur ton visage et même le meilleur des cafés n’y change rien.

La peur s’installe entre toi et ta direction. Tu es tétanisée à l’idée qu’on puisse te demander où en sont tes missions. Ton boss se demande s’il ne te faudrait pas de l’aide…Ou pire.

Et si je te disais qu’il n’est pas trop tard pour renverser la vapeur et faire de toi un élément vital incontesté au sein de ton entreprise?

Le plus incroyable, c’est qu’il te suffit de prendre conscience d’un principe simple et connu des personnes les plus puissantes du monde.

Sceptique? Alors lis cet article jusqu’au bout car je te le prouve maintenant.

La fausse bonne idée qui condamne ton emploi d’office manager

Quand notre emploi d’office manager nous plonge peu à peu au fond du trou, nous faisons tous la même erreur: on esquive.

« Je vais bien, tout va bien » devient notre mantra favori. On se dit qu’avec le temps les missions vont se lisser. On finira bien par voir le bout du tunnel un de ces quatre matins. 487 emails non lus? Pas grave! C’est normal.

Faire l’autruche ne fera qu’aggraver la situation.

Tu vas continuer à perdre confiance en toi un peu plus chaque jour et à rentrer chez toi le sentiment du devoir inachevé tous les soirs.

Ton équipe commencera à te sortir des boucles de sujets importants à grand renfort de « je ne vais pas t’embêter avec ça », par peur d’assister à ton explosion en live.

Ta direction va discrètement poster une annonce ou faire faire des devis chez un prestataire pour te décharger des dossiers urgents, « pour ton bien », qu’ils disaient.

Au lieu de coller pour toujours une étiquette d’office manager à la dérive sur ton front, je t’invite plutôt à appliquer la méthode VITAL décrite dans la suite de cet article.

La Méthode VITAL: transformer la vision de ton emploi d’office manager

Je te présente la méthode en 5 étapes de réflexion. Elle te permettra de transformer ton emploi d’office manager actuel en pilier inébranlable.

V comme Valeur

La première chose à faire est de prendre conscience de ta position dans l’entreprise. Une fois pour toute, Office Manager n’est pas un job d’été, ni un synonyme d’ustensile de camping et encore moins un poste fourre-tout.

Tu ne rends service à personne en rabaissant ta valeur.

Ni à toi qui mérite de la reconnaissance, d’être fière de ce que tu accomplis et de progresser dans ta carrière sereinement.

Ni à ton équipe qui vaut la peine que tu prennes confiance en toi pour les tirer vers la haut.

Ni à ta direction pour qui tu dois être digne de la confiance qu’ils t’ont accordée en te nommant au poste stratégique d’Office Manager.

Ni aux autres Office Managers qui se battent chaque jour pour faire reconnaître l’expertise de notre métier.

La vérité sur la confiance en soi

Je sais que la confiance en soi est un sujet qui prend du temps. Je le sais car moi aussi je me rabaisse et laisse ce foutu syndrome de l’imposteur venir ternir l’image que j’ai de moi-même certains matins.

La vérité? La confiance en soi est une quête sans fin. Tu ne te lèveras jamais un matin en pouvant cocher la case « confiance en soi » sur ta to-do list.

En revanche, tu peux décider qu’à partir de cet instant, ta valeur est inestimable. Parce que tu es la somme d’expériences, de connaissances et de savoir-faire que tu es la seule à posséder. Personne d’autre au monde ne peut se vanter d’avoir exactement la même histoire que toi.

A chaque fois que tu a chuté, appris, saigné, pleuré, ri, relevé la tête, repoussé tes limites, tu as dessiné un tableau que toi seule peut signer.

Tu as le pouvoir de décider quelles valeurs tu veux chérir. Ce qui est important pour toi. Comment tu veux te présenter au monde.

Et je te le dis tout net: peu importe ton histoire. Tu mérites de la porter avec fierté. Tu es digne de te présenter au monde avec la satisfaction de goûter à la liberté d’avoir confiance en toi.

Tu es libre de devenir qui tu veux et, en particulier, de transformer ton emploi d’office manager en poste clé et incontournable.

I comme indispensable

Il était une fois un brave et valeureux soldat qui avait passé toute sa vie au service de la sécurité de la ville de Venise.

Très populaire dans la cité, et à présent en fin de vie, il fût appelé par les nobles dirigeants de la ville pour lui rendre hommage. On le convoqua à dîner avec tout le faste et les honneurs dus à son rang.

Un garde fût envoyé pour l’escorter. Sur le chemin, le brave soldat s’interrogea. On lui faisait traverser le Pont des Soupirs, alors que le Palais où il était attendu se trouvait à l’opposé.

Avant qu’il ne puisse retrouver le fil de ses pensées, on l’emprisonna dans le donjon de la ville, accusé d’un crime monté de toutes pièces. Au petit matin, la foule abasourdie découvrit son corps sans vie au bout d’une corde sur la place publique.

Le sort de ton emploi d’office manager sera le même

Beaucoup de grands soldats connurent le même sort que celui de cette histoire. Même s’ils étaient valeureux et gagnaient de nombreuses batailles, ils finissaient bannis, emprisonnés ou exécutés.

Le problème, ce n’est pas l’ingratitude. Le problème c’est qu‘il y avait assez de soldats vaillants et talentueux pour les remplacer.

Plus ils prenaient de l’âge et de l’expérience, plus ils exigeaient de respect, l’augmentation de leur solde et gagnaient en pouvoir au sein de la garnison.

Comme ils n’étaient pas indispensables, on préférait se débarrasser d’eux et engager des soldats plus jeunes, plus malléables et moins chers à leur place.

Tel sera ton sort dans ton emploi d’office manager (à un moindre degré espérons-le) si, comme les soldats du Moyen-Âge, tu omets de te rendre indispensable.

Tôt ou tard, un jeune aussi compétent, plus pimpant, fougueux, ambitieux, et moins cher, se présentera.

Cela va te paraître cruel et machiavélique, mais aussi déconcertant et politiquement incorrect que cela puisse être, il est urgent de te rendre indispensable.

Assure-toi d’être la seule à faire ce que tu fais. Que ton absence soit inenvisageable. Que le sort de ceux qui t’emploient soit lié au tient.

Sinon, tu traverseras inexorablement toi aussi le Pont des Soupirs.

T comme Talent

Pour te rendre indispensable, tu as deux solutions.

La première est de posséder un talent ou une compétence irremplaçable.

Dans ton emploi d’office manager, ce ne sont pas les sujets qui manquent. A toi de trouver le talent que tu veux t’approprier et pour lequel tu veux te rendre indispensable et incontournable.

Ton employeur doit savoir que tu n’auras aucun mal à trouver une autre entreprise grâce à ce talent. En revanche, il perdra un temps précieux, de l’énergie et probablement de l’argent pour retrouver quelqu’un qui maîtrise le sujet comme toi.

Trouve le talent qui te distingue du reste de la foule.

Cela s’appelle le pouvoir intensif: tu dépendras alors d’un seul talent, un peu comme un grand peintre que personne ne parvient à copier.

Mais en tant qu’office manager, la seconde solution sera plus appropriée. Il s’agit du pouvoir extensif.

Tu t’es déjà naturellement impliquée dans de nombreux domaines de l’entreprise. Si tu gères la plupart des missions stratégiques, tu auras toujours plus d’un atout dans ta manche, à condition bien sûr d’être irréprochable sur ces sujets.

Quand on atteint une telle position au sein d’une organisation, on devient indispensable.

Une erreur à ne pas commettre lors du processus de changement de ton emploi d’office manager

Dans ta quête pour devenir incontournable, tu pourrais être tentée de t’engager sur des terrains glissants. La pire des attitudes serait de te transformer en espionne pour percer les secrets des autres afin de les utiliser comme levier de pouvoir.

Tu seras certes intouchable en ayant connaissance des faits et gestes inavouables des uns et des autres et en liant le sort des bavards au tiens. Mais tu feras aussi une croix sur ta paix personnelle.

Avoir le pouvoir de détrôner le roi implique d’être en permanence sur le qui-vive pour ne pas prendre un couteau dans le dos en premier.

Se rendre indispensable: la faiblesse à méditer

En décidant de te rendre indispensable, donc en faisant en sorte que d’autres soient dépendants de toi, tu te rends à ton tour dépendant d’eux.

Pour passer au-dessus de cette faiblesse, ta seule solution serait d’éliminer les personnes au-dessus de toi. Le revers de bâton sera alors l’isolement.

Te rendre indispensable ne veut pas dire qu’il faille te transformer en personnage narcissique. Tu risques, en outre, de t’autodétruire, confrontée à trop de pression interne.

Les autres éprouveront envers toi du ressentiment et finiront par s’allier pour avoir ta tête.

Il sera toujours préférable, et plus sain, de te placer dans une situation de dépendance mutuelle. Si tu as autant besoin de ton emploi d’office manager que l’entreprise a besoin de toi, alors votre collaboration durera aussi longtemps que la situation persistera.

A comme activités

Ton emploi d’office manager te permet d’être en relation avec tous les services de l’entreprise.

Mais sais-tu vraiment comment le réseau interne est constitué?

Comprendre l’environnement global de ton poste est une étape cruciale. D’ailleurs, cela devrait-être le tout premier exercice à réaliser lors de ta prise de poste.

Les services internes

Toutes les entreprises sont constituées de services similaires:

• les activités de pilotage et de gestion (direction, RH, finances, qualité, formation etc.)
• les activités opérationnelles (développement des produits et services, marketing, R&D etc.)
• les activités supports (achats, gestion des fournisseurs, maintenance etc.)

Chacune des catégories est indispensable au fonctionnement des deux autres.

Prendre le temps d’étudier la représentation fonctionnelle de ton entreprise te permettra de bien situer ton poste au sein de l’organisation. Cela t’évitera de te centrer uniquement sur certains aspects de ton métier, en oubliant la mission globale de l’entreprise.

Attention au syndrome du tailleur de pierre qui ne voit plus la cathédrale qu’il est en train de construire à force de se concentrer uniquement sur son caillou!

L’organigramme: les liens avec ton emploi d’office manager

Si un organigramme internet existe, prends le temps de l’étudier avec soin. Identifie comment les services fonctionnent entre eux.

Tu peux envisager l’étude de ces liens comme une succession de relations clients-fournisseurs. Qui fournit quoi et à qui?

Cet exercice te permettra de réaliser un schéma utile pour comprendre les différents métiers de l’entreprise.

Pour transformer ton emploi d’office manager en poste vital à l’entreprise, il te faudra t’assurer d’être au croisement de toutes les catégories en interne, mais aussi aux points de liaison qui mènent vers l’extérieur de l’entreprise. Typiquement, la relation client, fournisseurs et la connaissance du réseau utilisé par ta direction (actionnaires par exemple).

Faits des sujets en lien avec ces liaisons internes et externes ta priorité. Élabore des processus et des relations dont toi seule a le secret et dont tu maîtrises les principes sur le bout des doigts.

C’est comme ça que tu deviendras indispensable et que ton poste deviendra vital à l’entreprise. Ton moral repartira à la hausse. Tes équipes auront du respect pour tes compétences et ta réactivité, ils reviendront naturellement vers toi pour trouver des solutions. Ta direction aura confiance en tes capacités et te confiera naturellement des dossiers urgents et brûlants.

Mais surtout: il sera désormais inenvisageable de te perdre.

Si tu veux plus d’informations sur la manière d’élaborer un organigramme, je te suggère cet article explicatif très bien fait sur le site Manager Go.

Et si je trouve cet article beaucoup trop machiavélique?

C’est ton droit. Cela n’enlève rien au fait que les gens qui savent se rendre indispensables ont plus de facilité à mener leur barque. Il s’agit d’une loi universelle, qui dirige le monde depuis la nuit des temps.

Le pouvoir est un outil, au titre de n’importe quel autre. Prends-le comme un couteau de cuisine. Avec ce couteau, tu peux préparer un super repas à partager avec ta famille et tes amis.

Tu peux aussi tuer quelqu’un.

Tu peux décider d’utiliser ton outil avec bienveillance, ou pas.

Peut-être as-tu aussi envie d’évoquer la dangerosité de se rendre indispensable. Quid de la situation où tu ne peux plus gérer tes missions? Personne n’est à l’abris de tomber malade par exemple.

C’est pour cela que je te conseille vivement de documenter tous tes process et toutes tes actions. De cette façon, tu te gardes de mettre en danger l’entreprise. Fais en sorte qu’un dossier de succession, permanent ou temporaire, soit facilement accessible. Tu pourras le dévoiler au besoin.

Tu sais désormais comment transformer ton emploi d’office manager en poste vital à l’entreprise. Si les sujets de la confiance en soi, de la gestion de carrière et plus généralement du développement personnel pour office manager t’intéressent, inscris-toi pour rejoindre le gang en utilisant le formulaire ci-dessous pour ne rien louper des prochains articles!

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