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Défi 30 jours,  Les Ressources Humaines

Ressources Humaines: 3 questions de base à maîtriser

Lorsque j’ai pris mes fonctions d’office manager, les questions RH, ou ressources humaines, sont apparues dans ma liste d’actions prioritaires dès le premier mois. En effet, les salariés dont je venais de rejoindre les rangs n’avaient alors pas vraiment d’interlocuteur pour poser ces questions.

J’ai réalisé avec leurs interrogations que mon poste était un vrai moyen pour eux de s’exprimer sur le sujet des ressources humaines. Pourquoi ne l’avaient-ils pas fait plus tôt? Parce qu’ils n’avaient pas osé poser leurs questions à la seule personne capable de répondre jusqu’ici: le patron.

J’avoue avoir été surprise par le flot de problématiques soulevées. A ma grande surprise, certaines questions cruciales étaient restées sans réponse depuis parfois plus de six mois.

Pourtant, le patron est quelqu’un de très abordable. Mais aussi cool, chaleureux et avenant soit-il avec ses équipes, il n’en reste pas moins le big boss in charge, celui avec qui on mesure ses paroles et pèse le poids de ses questionnements.

Dans cet article je partage avec toi les 3 grandes questions qui ne cessent de revenir depuis ma prise de poste. L’objectif est de te préparer à y répondre de manière claire et abordable par tous.

Je te propose d’explorer le monde merveilleux de la fiche de paye, de la mutuelle et des congés payés: en avant toute!

Mise en garde sur les questions ressources humaines

attention office manager

Il est crucial de garder à l’esprit que, en tant qu’office manager, l’équipe s’attend à ce que tu saches répondre à leurs questions dans le domaine des ressources humaines. Même si cela ne fait pas du tout partie de tes attributions de base, ni même de ton expertise ou des tes compétences.

Si tu demandes à un salarié ce qu’il comprend quand on lui dit “office manager”, tu entendras régulièrement les mêmes réponses:

  • Prendre soin des bureaux (mettre un baby-foot);
  • S’assurer que tout soit propre (faire la vaisselle);
  • Mettre une bonne ambiance (préparer des apéros qui déchirent);
  • Gérer les vacances (savoir combien de jours je peux poser sans avoir de sans solde);
  • Gérer les stocks de fournitures (commander une palette de crayons avec des gommes smiley sinon c’est nul);
  • M’expliquer la mutuelle;
  • Me dire comment fonctionne le prélèvement à la source;
  • etc.

Exit les questions de comptabilité, de relance client ou encore de fiscalité. C’est là que ça devient marrant. Parce que ton équipe pense que tu es là en priorité pour prendre soin d’eux et les chouchouter. Ton patron pense que tu es là pour le seconder en priorité et faire tourner la boutique. Et toi au milieu, tu sais que tu es là pour aider les deux mondes à se rencontrer avec douceur et bienveillance.

Moi, mon boss et les ressources humaines

role office manager

Tu es l’oreiller bien dodu qui sert aux deux parties à ne pas se faire mal quand elles tentent de se rentrer dedans. Adoucir l’impact et le conflit.

Les questions ressources humaines sont à double tranchant, parce que dans ce domaine plus que dans n’importe quel autre, il faut s’assurer que tout le monde y trouve son compte.

Je te conseille donc de rester factuel et pratique dans les réponses que tu donneras aux questions dans le domaine des ressources humaines. Tu es là pour expliquer et éventuellement remonter les points de friction.

Évite de te ranger d’un côté ou de l’autre. Garde toujours ta place de coordinateur et de médiateur, il en va de ta crédibilité à long terme et de ton professionnalisme.

Les 3 questions ressources humaines à maîtriser

Voici les 3 sujets auxquels tu devrais t’intéresser. En fonction de ton entreprise, d’autres peuvent surgir et certains ne viendront peut-être jamais.

Mais si le département ressources humaines est un sujet nouveau pour toi (comme il l’était pour moi il y a encore quelques semaines), alors voici une bonne base de connaissances qui te fera gagner du temps (parce que perso, j’ai galéré!).

1. La fiche de paie

expliquer la fiche de paye

C’est LE sujet ressources humaines par excellence qui va te tomber dessus. On va te poser des questions sur son contenu, comment la lire et ce que tout ce charabia signifie. Bien que le ministère du travail ait engagé des mesures pour simplifier sa lecture depuis 2018, il y a encore du boulot!

Aujourd’hui on utilise de plus en plus des logiciels de paie hyper pratiques et qui permettent de dématérialiser les bulletins de salaire. Payfit est par exemple un outil répandu dont tu peux consulter le site en cliquant ici.

Dans d’autres cas, c’est un cabinet d’expert comptable externe à l’entreprise qui s’occupe de cette tâche tous les mois. Tu peux en revanche être responsable de la préparation des éléments et des paiements des salaires, généralement effectués par virement.

Les notions fondamentales sur la fiche de paie

  • La période concernée doit être mentionnée, généralement le mois et l’année;
  • La fiche de paie doit être remise au salarié en même temps que le versement de son salaire: en papier ou par voies dématérialisées. Attention, le salarié n’est pas tenu d’accepter de recevoir sa fiche de paie par email et peut exiger un papier;
  • Le document se conserve à vie car il sera utile au moment du calcul de la retraite;
  • La position et le coefficient du poste indiqués déterminent le salaire minimum légal. Ils sont déterminés par la convention collective à laquelle l’entreprise est associée et qui doit également figurer sur le bulletin de paie.

Si tu as un doute ou si l’information est absente, tu peux demander de quelle convention collective vous dépendez à ton patron (et lui dire que vous devriez la mentionner sur le bulletin de paie).

Sinon, tu trouveras cette information dans ton contrat de travail. Tu peux aussi la retrouver grâce au code NAF (Nomenclature d’Activité Française) également indiqué sur le bulletin de salaire.

Pour connaître le salaire minimum d’une position, tu peux consulter la grille salariale de ta convention collective sur le site de Juritravail en cliquant ici, en faisant une recherche.

Pourquoi c’est important de connaître cette grille salariale pour les ressources humaines?

D’une part parce que cela te permettra de vérifier si le salaire versé au salarié respecte le minium légal. Par exemple, tu pourrais mettre le doigt sur un minium obligatoire à 1500€ brut par mois parce que la fiche de paie indique position 2 échelon 1, alors que la paye est à 1400€ brut.

Ton rôle sera d’abord de vérifier si le contrat de travail signé par le salarié stipule la même position et le même coefficient que sur son bulletin de paie. Ensuite et au besoin, tu pourras alerter ton patron sur cette erreur, puis voir avec l’expert comptable comment rattraper le coup.

D’autre part parce que si tes fonctions te mènent ensuite à la rédaction des contrats de travail, tu sera déjà familiarisé avec cette grille.

Autres mentions importantes au bulletin de paie

  • Prévoyance: elle est obligatoire. C’est ce qui couvre le salarié et généralement ses ayants droits (enfants, conjoint) en cas de décès ou d’invalidité permanente par exemple;
  • Mutuelle dont je parle plus en détails plus bas dans l’article;
  • CSG (Contribution Sociale Générale) et CRDS (Contribution de Remboursement de la Dette Sociale). Il s’agit de prélèvements obligatoires. Pour te la faire courte, cela sert à ce que chacun contribue à reboucher le trou de la Sécu;
  • Sécurité sociale: prélèvement obligatoire qui sert en France, en outre, à avoir la majorité des soins médicaux pris en charge gratuitement;
  • Chômage: prélèvement obligatoire qui sert à aider ceux qui ne travaillent pas ou plus à retrouver un emploi.

2. La mutuelle

expliquer la mutuelle en ressources humaines

La mutuelle est obligatoire sauf cas de dispense depuis le 1er janvier 2016. L’entreprise doit proposer une mutuelle à tous ses salariés dès leur premier jour de travail. Cela inclue les CDD, les CDI, les contrats pro etc. Toute personne pour laquelle une déclaration à l’embauche à été faite auprès de l’URSSAF en somme. Cela exclue donc les stagiaires.

Au poste d’office manager tu peux avoir à gérer les adhésions des nouveaux salariés. Dans ce cas, tu dois avoir accès au contrat de santé délivré par l’organisme qui a été choisi ainsi qu’à la plateforme en ligne de gestion de ces adhésions.

Côté salarié, tu auras besoin d’une attestation de sécurité sociale que la personne peut télécharger depuis son compte AMELI. Un RIB pour qu’elle puisse recevoir ses remboursements, et son numéro de sécurité sociale.

Il existe des centaines de mutuelles, parmi les plus connues on trouve Malakoff Mederic, MMA entreprises ou encore Axa. C’est ton patron qui a l’info, ou le comptable.

L’entreprise peut choisir comment répartir les coûts de la mutuelle entre elle et les salariés mais doit prendre en charge au moins 50% dans la majorité des cas. Certaines vont faire 50-50, d’autres 40-60. Plus rarement mais cela existe aussi, l’entreprise peut prendre en charge la totalité de la mutuelle. Attention, la convention collective dont dépend l’entreprise précise la part minimale à charge de l’employeur.

Le socle obligatoire de la mutuelle

La base, c’est de proposer aux salariés le socle obligatoire. Le montant de la cotisation est calculé par la mutuelle en fonction du PMSS (Plafond Mensuel de la Sécurité Social).

Le PMSS change tous les ans. Pour 2019 il a été fixé à 3377€. En 2020 il semblerait qu’il passe à 3424€.

La mutuelle rembourse en pourcentage du remboursement maximum de la sécurité sociale. Ce sont les fameux pourcentages que l’on trouve dans les tableaux de garanties fournies par les mutuelles. Plus la formule choisie est avantageuse, plus le pourcentage de remboursement augmente, plus la cotisation augmente, jusque là tout va bien.

Dans le cas du socle obligatoire, on est au plus bas possible de tout: cotisations et remboursements.

Le PMSS est une donnée très importante car il sert à calculer beaucoup de choses que nous ignorons. Les aides au logement, les allocations chômages et donc le montant de la cotisation du socle obligatoire de la mutuelle. Rapproche-toi de l’assureur pour connaître son mode de calcul.

La sur-complémentaire

Si l’entreprise a décidé d’adhérer au socle obligatoire, la mutuelle peut alors proposer aux salariés de souscrire à titre personnel à une sur-complémentaire.

L’entreprise reste en dehors de ça, c’est le salarié qui se rapproche de la mutuelle de lui-même et décide de s’offrir une meilleure couverture santé, à ses frais.

Néanmoins, lors de l’arrivée d’un nouveau salarié, on peut lui remettre le dossier complet en lui expliquant comment il peut, s’il le désire, augmenter ses garanties. La mutuelle fournit les documents à distribuer.

Et si mon salarié ne veut pas la mutuelle?

Le salarié a le droit de ne pas souscrire à la mutuelle entreprise dans des cas définis par la loi. Ce sont les cas de dispenses dont je te parlais plus haut.

Dans tous les cas, si ton poste d’office manager comprend la gestion de la mutuelle, tu dois faire signer un document obligatoire au salarié. Ce document indique que l’entreprise lui a bien proposé la mutuelle. Tu trouveras des modèles sur Internet en cherchant “courrier de proposition d’adhésion au contrat mutuelle collectif” par exemple.

Libre à lui/elle de refuser de souscrire, qu’il soit concerné par les cas de dispense, ou pas. Ton rôle est de l’informer de ses droits, du cadre légal et aussi de t’assurer que l’entreprise peut prouver qu’elle respecte ses devoirs. Il est rare qu’un salarié refuse la mutuelle s’il n’en bénéficie pas déjà par un autre biais (conjoint, personnel).

Un sujet ressources humaines intéressant à creuser pour l’office manager

Dans ce domaine des ressources humaines consacré à la mutuelle, il y a aussi des innovations! “Alan” par exemple commence à faire bouger les lignes en proposant de prendre en charge la méditation, l’ostéopathie ou encore la cyber-consultation! Tu peux consulter le site de la mutuelle Alan en cliquant ici.

Si ton entreprise commence à compter plusieurs salariés, c’est un poste sur lequel tu es en mesure de proposer des améliorations. Cela plaira à ton patron qui pourrait faire des économies, et à ton équipe qui appréciera que l’on se soucie de leur bien-être et de leur santé.

La portabilité

L’entreprise est aussi tenue de proposer la portabilité de la mutuelle à la fin d’un contrat de travail. Cela permet au salarié de continuer à bénéficier de la mutuelle pendant 12 mois maximum, au prorata du temps passé en poste dans l’entreprise.

Si le salarié termine un CDD de 6 mois, il aura 6 mois de portabilité. S’il s’agit d’une fin de CDI après 5 ans, la portabilité sera de 12 mois, le maximum. L’entreprise ne paye pas la cotisation lors de la portabilité, les coûts sont déjà prévus dans la cotisation lors de la présence du salarié en entreprise.

Tout le monde a droit à cet avantage, sauf en cas de démission.

Tu trouveras des informations complémentaires sur la portabilité en cliquant ici.

3. Les congés payés

expliquer les congés payés ressources humaines

Les congés payés sont aussi un sujet de ressources humaines très demandé! Le nombre de CP (Congés Payés) acquis figure sur la fiche de paie mensuelle. Si le salarié n’a pas pris de CP dans le mois écoulé, alors son compteur augmente de 2,08 jours.

Ce chiffre de 2,08 jours correspond à:

  • 25 jours: nombre de jours de congés payés qu’un salarié peut acquérir par an,
  • Divisé par 12, qui est le nombre de mois dans une année.

Attention, l’année prise en compte commence en mai et se termine en mai de l’année suivante.

Quand peut-on commencer à poser des congés?

Contrairement aux idées reçues, l’entreprise est libre de décider quand les salariés peuvent commencer à utiliser leurs congés payés.

Dans certaines structures, on demande de ne pas poser de congés la première année, donc jusqu’en mai. Alors que dans d’autres entreprises, on peut poser ses jours quand on veut du moment qu’il y en ai sur notre compteur.

La seconde option est de plus en plus utilisée pour 2 raisons principales. D’abord parce que en cas de rupture du contrat de travail, les congés payés non pris doivent être payés avec le solde de tout compte. Cela peut représenter une somme importante à débourser pour l’entreprise. On préfère de plus en plus anticiper la situation.

Ensuite, parce que les entreprises se rendent compte qu’un salarié qui part en congés régulièrement est plus heureux et plus productif.

Je me souviens de ces temps où il fallait attendre une longue année avant de pouvoir profiter d’un repos bien mérité. Cela allait de pair avec les jours posés sans solde en cas de besoin: toujours frustrant quand on sait qu’on a un stock de CP bien au chaud.

Et si un salarié ne pose jamais de congés?

I love my job

La situation est loin d’être exceptionnelle! Certaines personnes ne voudront pas poser leurs congés. Ils peuvent avoir une vie professionnelle qui les comble et tout simplement s’y trouver bien sans avoir besoin d’en partir. Dans des situations plus tendues, la charge de travail et leurs responsabilités sont telles qu’il leur est difficile de partir en vacances.

Attention: l’employeur à l’obligation de faire prendre ses congés payés au salarié. Il doit anticiper les périodes de vacances et gérer l’ordre des départs pour assurer la bonne marche de l’entreprise.

Compteur maximum, N et N-1

Tu as 2 compteurs sur la fiche de paye:

  • N c’est l’année en cours. Par exemple nous sommes en octobre quand j’écris cet article, mon année N a commencé en mai de cette année et se terminera en mai l’année prochaine.
  • N-1 c’est l’année d’avant, celle qui a commencé en mai de l’année dernière et s’est terminée en mai de cette année.

On peut cumuler 25 jours maximum au compteur N-1, c’est à dire au compteur de l’année précédente. Quand on pose un CP, c’est ce compteur qui est prioritaire, car les CP dessus doivent être liquidés.

Tout ce qui reste sur le compteur N-1 au moment de la remise à zéro des compteurs au mois de mai sera perdu. A ce moment-là, le compteur N prendra la place du N-1, et le N repartira de 0. Ainsi va la valse des congés payés!

Attention! L’entreprise n’a pas le droit de payer les congés non pris au lieu de les laisser se perdre, même si le salarié est d’accord. Soit le salarié part en vacances, soit il s’assoit sur ses congés.

Des compteurs qui s’emballent?

Cela peut paraître anecdotique, et pourtant tu pourrais te retrouver face à des compteurs de CP qui explosent. En tant qu’office manager, et si les ressources humaines font désormais partie de ton champs de bataille, tu dois alerter ton patron.

Parfois, il va falloir insister pour les faire partir en vacances, avec tout ce que cela comporte. Gérer l’absence pendant plusieurs semaines par exemple. Ne ris pas! Je te jure que c’est vrai. Allez oust! Du balai! Va à la plage!

Et si j’ai d’autres questions ressources humaines?

Cet article est le premier de la série ressources humaines du blog, d’autres sujets vont rapidement venir dans les prochaines semaines! Si tu as d’autres questions qui te tombent dessus et que tu as besoin d’un coup de main, laisse un commentaire ci-dessous parce que cela me permet de savoir quelles thématiques aborder en priorité.

Aussi, si tu as des compléments d’information à apporter, je serai ravie de te lire et cela contribuera à aider toutes les personnes qui passent aussi par ici. Merci pour ton aide!

A bientôt!

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