defi office manager
Défi 30 jours

Grand défi 30 jours: créer les fondations de mon poste d’office manager

Il fait 35° dans mon salon et la nuit a été longue. Nous sommes en plein cœur de la canicule du mois d’août. Voici environ 3 semaines que j’ai entamé un processus de recrutement pour un poste d’office manager.

4 entretiens plus tard, je suis tombée amoureuse des gens que j’ai rencontrés. L’activité de leur boîte me passionne et résonne jusque dans mes tripes. Le poste qu’ils proposent est tellement en adéquation avec mes ambitions professionnelles qu’il me semble presque indécent. Je sais que cette opportunité pourrait me propulser aux sommets de mon épanouissement personnel et de mes rêves professionnels.

Mon téléphone ne quitte pas ma poche. Je l’emmène même dans la salle de bain le temps de prendre ma douche. Je relève mes emails toutes les 10 minutes. Je suis comme une gamine qui attendrait une réponse du Père Noël après avoir envoyer sa précieuse liste.

Jour J

La petite mélodie annonçant l’arrivée d’un email vient de retentir. D’un rapide alt+tab j’affiche mon Outlook et découvre, un brin tremblante, la réponse tant attendue:

“Bonjour Elodie,
Bonne nouvelle, nous avons décidé de travailler ensemble.
Tu as moins de compétences sur ce métier que l’autre candidat mais nous avons aimé ta personnalité, ton envie d’apprendre, et ton enthousiasme, ainsi que ton anglais 🙂 “

Encore aujourd’hui, en relisant ces quelques lignes, j’avoue être toujours aussi émue! Sur le moment, un mélange d’excitation, de fierté et de panique totale m’a envahie. Du bon stress en fait! Une nouvelle aventure qui débutait…Et je ne croyais pas si bien dire!

First time Office Manager

Cet épisode est récent puisque à l’heure où je vous le raconte je suis en poste depuis 2 mois. Comme dans plus de 50% des embauches d’office manager, j’ai été recrutée dans le cadre d’une création de poste. Ma situation est un peu particulière car je suis salariée de deux entreprises pour lesquelles je divise mon temps hebdomadaire.

Cette expérience d’office manager au sens propre du terme est une première pour moi. Le fait de cumuler deux postes, dans deux structures différentes est hyper enrichissant.

D’abord parce que les activités sont certes dans le même secteur, mais toutefois différentes. Aussi, les deux équipes ne sont pas composées des mêmes profils et personnalités. Enfin, les besoins sont différents des deux côtés, ce qui me permet de toucher à un large spectre de missions.

Le grand défi 30 jours: créer les fondations de mon poste d’office manager

Afin de lancer le blog Office Manager Gang, j’ai décidé de partager les 30 prochains jours de ma création de poste. Pourquoi 30 jours? Parce qu’il s’agit du temps qu’il me reste avant la fin de ma période d’essai!

Depuis deux mois j’ai réussi à prendre mes marques et découvert un peu plus l’activité dans laquelle j’évolue. J’ai rencontré les équipes, commencé à créer des liens et déjà traité plusieurs dossiers.

Ces 30 prochains jours vont être décisifs pour la suite de ma carrière. Je dois amorcer la transition entre “je touche à tout pour m’acclimater” à “j’ai trouvé mon organisation et mes priorités”.

Le poste d’office manager est par essence difficilement domptable, parce que la polyvalence et l’adaptabilité sont au centre de l’organisation quotidienne. Néanmoins, qui dit 1001 missions à gérer en même temps dit organisation béton!

Il est inenvisageable de se laisser submerger par le flot d’informations, et encore moins de laisser s’échapper les informations sensibles auxquelles on a accès.

Il ne sera donc pas question sur le blog de dévoiler des données sensibles ou confidentielles de mon activité, mais plutôt de regarder les situations auxquelles je suis confrontée pour en tirer des schémas de réflexion et des processus d’action utiles à n’importe quel office manager.

Il faut savoir en permanence où on se situe et quelle est la prochaine action concrète à mener. Au milieu des nouveautés quotidiennes se trouvent les tâches récurrentes et essentielles, les piliers sur lesquels on doit s’appuyer pour garder la tête hors de l’eau en permanence.

Comment s’organiser? Quels sont ces piliers? Comment définir les priorités? Quelles est la meilleure manière de suivre un dossier en cours? A quel moment rendre compte et pourquoi? Comment aller plus loin dans une mission? Voici le genre de questions auxquelles nous allons répondre dans le défi 30 jours!

Comment suivre le défi 30 jours?

Pour ne rien louper, je vous invite à me suivre sur vos réseaux sociaux préférés. Ce sera la meilleure façon de ne rien louper des prochains articles et aussi de participer, discuter et poser vos questions au fur et à mesure. Objectif création de la communauté Office Manager Gang!

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Et si je ne suis pas (encore) office manager?

Les principes d’organisation et les sujets abordés peuvent t’intéresser si tu as des fonctions similaires. Assistant.e de direction, assistant.e manager, assistant.e de gestion PME PMI, assistant.e personnel.le ou tout autre poste qui nécessite d’aider un ou des dirigeants à mener leur barque.

Si tu envisages de changer de job et de te diriger vers un poste d’office manager, c’est l’occasion d’avoir une vision concrète du terrain.

Et si je suis déjà office manager expérimenté?

Je serai ravie d’avoir ton avis sur certaines questions! N’hésite pas à intervenir et à donner tes idées et tes conseils au fil de l’eau et des sujets. C’est aussi l’occasion de rencontrer des collègues et d’agrandir ton réseau personnel, mais aussi celui de ton entreprise!

Merci d’avoir lu cet article! Laisse un commentaire ci-dessous pour faire coucou, te présenter et me dire si tu vas suivre le défi 30 jours!

A bientôt!

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