Finance d’entreprise: 3 bobards qui ravagent votre destin d’office manager
Est ce que tu penses que la finance d’entreprise se résume à la comptabilité: c’est chiant et compliqué?
Tu étais nulle en maths à l’école: impossible pour toi de te perfectionner en finance d’entreprise. Tu n’as pas le niveau.
Intégrer la finance d’entreprise à tes fonctions d’office manager? C’est pas demain la veille! Il faut d’abord tout connaître des montages financiers et de l’expertise comptable. Tu n’as ni le temps ni le courage de tout apprendre.
Il est impératif de cesser de croire à ces 3 mensonges éhontés. Ce sont des armes de destruction massive pour ton avenir professionnel.
Pourquoi sont-ils destructeurs?
Parce qu’ils sont le meilleur moyen pour toi de lever la tête de ton écran dans un an pour découvrir une nouvelle recrue assise en face de toi! Toi, l’office manager en charge, tu n’as pas été informée? Je te présente Marie.
Elle est là pour aider ton boss à gérer ses finances d’entreprise parce que c’est un domaine auquel tu ne t’es pas intéressé. Pour ton boss, c’est le nerf de la guerre.
Le salaire de Marie vient de pousser ton augmentation annuelle dans le ravin. Son ambition étudie déjà le terrain pour récupérer tes dossiers. Dommage.
Si tu veux éviter de te retrouver au placard avec pour seule tâche la gestion du stock de café, alors lis bien cet article jusqu’au bout.
La finance d’entreprise, c’est barbant et compliqué
Quand on prononce les mots finance d’entreprise, on pense tout de suite à Martine de la compta. Le regard vide, l’œil morose, le cordon à lunettes autour du coup. On l’a même vue piquer du nez l’autre jour. De mémoire, on ne l’a jamais vu sourire.
Elle n’a pas l’air de beaucoup s’éclater derrière son bureau et ses piles de chiffres! Même le patron se redresse dans sa chaise quand elle se lève religieusement à 10h32 tous les matins pour aller se faire un café.
Martine, elle fait un peu peur. Mi dragon, mi faucheuse. Elle seule comprend les colonnes de chiffres à rallonge sur son écran. Elle doit avoir au moins un diplôme d’ingénieur en maths pour être capable de trouver du sens à toutes ces formules.
Du coup, on s’imagine que la finance d’entreprise se résume à la comptabilité. Le comptable c’est forcément le gars austère. Hautain, pas sociable, bardé de diplômes, hyper intelligent et qui regarde tout le monde haut.
Notre âme bienveillante et enjouée d’office manager prend peur. Je ne veux pas devenir une Martine éteinte au teint blafard et qui fait peur!
La finance, c’est sexy, baby!
Il est temps de casser les codes. Non, tu n’as pas besoin de devenir une Martine de la compta pour apprendre la finance d’entreprise et même devenir excellente.
La finance d’entreprise est un art et une science qui consiste à comprendre les entrées et les sorties d’argent d’une entreprise.
C’est comme une danse langoureuse, chaque mouvement en entraîne un autre. Pour que la danse soit jolie, il faut faire des pas en avant, en arrière et parfois tournoyer.
Il y a un côté sexy et excitant à apprendre cette danse financière. Parce qu’une fois que tu as compris les grands principes de base des mouvements d’argent, tu peux décider comment utiliser l’argent de l’entreprise. Cela revient à apprendre des pas différents pour créer une chorégraphie fluide.
Chaque décision engendrera des résultats. Le but est que la danse soit le plus clair possible: sans accroc, sans mauvaise chute. C’est ça, la finance d’entreprise.
La comptabilité est un outil de prise de décision. Elle te fournit des données précieuses et donne le tempo. Plus tes données seront complètes et exactes, plus tu seras en mesure de prendre des bonnes décisions concernant le prochain mouvement et plus ta chorégraphie sera voluptueuse…Et fructueuse!
Ce n’est pas plus compliqué que ça.
Le jargon de spécialiste, ça s’apprend
Lorsque j’ai mis le nez dans la finance d’entreprise et la comptabilité pour la première fois, j’ai pris peur.
Bilan, compte de résultat, avoir sur facture, compte de tiers, point de suffisance…
La vérité? Il s’agit simplement d’utiliser les chiffres pour déterminer si l’entreprise fonctionne bien.
Ces données sont cruciales pour les dirigeants pour qu’ils puissent prendre des décisions éclairées. Grâce à ces données, ils peuvent déterminer si les décisions prisent plus tôt donnent des résultats satisfaisants.
L’objectif de toute entreprise: avoir des revenus suffisants pour continuer à fonctionner et se développer. Payer les factures, les salaires, faire des achats et développer des bons produits pour obtenir des clients heureux.
Le vocabulaire s’apprivoise au fur et à mesure. Je suis sûre que quand tu es arrivé dans ton entreprise actuelle, tu as appris de nouveaux mots, n’est ce pas? Tout un nouveau pan du dictionnaire professionnel s’est ouvert à toi.
Pour la finance d’entreprise, c’est la même chose. Tout comme tu as appris qu’un chat est un chat, tu peux apprendre que le bilan n’est rien de plus qu’une photo de la santé financière de ton entreprise.
Je suis nulle en maths: c’est la prof qui l’a dit
Nous traînons tous des casseroles de nos années d’études.
Si tu avais dit à ma prof de maths au collège que je finirai par gérer les finances d’une entreprise, elle aurait sûrement envoyé une lettre anonyme à mon patron pour le mettre en garde.
Avec le recul, je me rends compte que j’ai appris plus de choses en dehors de l’école que derrière mon pupitre.
On m’a répété pendant des années que j’étais plus une littéraire qu’une matheuse. J’avais, il est vrai, plus de facilités en français qu’en arithmétique. Mais c’est aussi parce qu’il n’y avait rien de passionnant à savoir combien Pierre, Paul et Jacques utilisaient de litres d’eau pour prendre leur bain!
La finance d’entreprise et la comptabilité font partie intégrante de mes fonctions d’office manager. J’ai une vision d’ensemble sur la trésorerie. Je m’assure que mes dirigeants disposent de données complètes et claires pour prendre leurs décisions.
Les missions comptabilité et finance de l’office manager
Ces missions sont valorisantes car on me fait confiance. J’ai la responsabilité d’entretenir de bonnes relations avec nos fournisseurs en les payant dans les temps. Je négocie des échéanciers, relance les clients pour faire rentrer l’argent, m’assure que toutes les prestations sont bien facturées. Je fais aussi plus attention aux dépenses en fournitures de bureau par exemple.
Cela me permet d’être plus efficace et organisée dans mes autres tâches d’office management. Prévoir les achats de matériel, le budget pour les apéros ou encore proposer de nouveaux prestataires ou matériels.
J’ai même des petits challenges persos motivants! Objectif de finir le mois avec moins de 10 factures clients impayées ou de ne pas descendre en-dessous d’un seuil sur le compte en banque. Cela me permet aussi de bosser mes aptitudes en négociation.
Mon prochain challenge? Être tellement à jour de ma comptabilité que l’expert comptable pourra sortir le bilan avant fin janvier, à la grande surprise de mon boss.
Nulle en maths? Ok, Madame Jaffré.
Mais je suis quand même devenue une office manager à qui on a confié les comptes de la boutique.
Dites à Pierre, Paul et Jacques de sortir de leur bain svp. Et de vider l’eau.
Je dois tout apprendre avant de m’y mettre et je n’ai pas le temps
Quand tu gères les services généraux de ton poste d’office manager et que tu dois changer une ampoule, on ne te demande pas d’aller passer un diplôme d’ingénieur en électricité.
La finance d’entreprise est un domaine riche dont personne ne peut se targuer d’avoir fait le tour. Même les comptables embauchés au sein des entreprises doivent se référer à un expert comptable en extérieur, qui eux même peuvent se référer à un commissaire aux comptes pour contrôler leur travail.
De plus, tu as déjà sans le savoir des bases en comptabilité en gérant ton foyer au quotidien. Tu sais ce qu’est un budget. Tu sais regarder ton compte en banque et passer les lignes en revu pour t’assurer qu’il n’y a rien de louche. Ton salaire te permet de faire rentrer de l’argent que tu dépenses ensuite en payant des factures.
Quand tu achèteras ton premier appartement ou ta première maison, tu découvriras d’autres aspects de la finance. Quand ton entreprise lèvera des fonds ou investira dans des locaux, tu auras l’occasion d’en apprendre plus sur les placements.
Il est fondamental de démystifier la finance d’entreprise et de prendre confiance en tes capacités à apprendre, évoluer et gagner en responsabilités.
Et si je n’ai pas la possibilité de faire de la finance d’entreprise à mon poste d’office manager?
Tu es peut-être dans une boîte qui a déjà un service administratif en place ou alors ton poste d’office manager est très axé happiness et services généraux et tu ne vois pas comment intégrer la finance ou la comptabilité à ton poste.
Pour faire tes armes en comptabilité, tu peux demander à ta direction de te confier un budget pour un projet. Prochain séminaire, aménagement des espaces de travail. Il y a un vrai sujet post-Covid 19 avec les distances de sécurité et les équipements de protection que tu peux exploiter par exemple.
Cela fait sens à ton poste d’OM d’aborder le sujet avec ta hiérarchie. Cela te permettra aussi de te positionner en interlocuteur concerné par la santé financière de ton entreprise. Montrer à ton boss que tu as conscience des enjeux financiers te permettra d’ouvrir des portes sur d’autres conversations.
Si tu as une équipe de comptables en interne, c’est une belle opportunité d’apprendre rapidement les ficelles du métier. Pourquoi ne pas proposer ton aide pour récupérer les notes de frais ou collecter les factures manquantes auprès des prestataires par exemple?
Envie de te perfectionner en finance d’entreprise et en comptabilité?
Le sujet est vaste et le vocabulaire riche. C’est pourquoi je vais continuer à proposer des articles sur la finance d’entreprise sur le blog.
Les informations seront concentrées autour des sujets abordables par les office managers. L’objectif est de pouvoir, petit à petit, se perfectionner, prendre plus de responsabilités et faire évoluer ton poste d’OM.
Pour ne rien louper et apprendre pas à pas cette jolie danse des chiffres, rejoins le Gang en remplissant le formulaire ci-dessous!
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