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Pour Soi

Fonctions de l’office manager et compétences: résultats du sondage

Que va dire ton Boss si tu restes les bras croisés,

sans savoir quoi faire,

ni comment faire ton job?

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Un nouveau chapitre venait de s’ouvrir en ce début d’année. Je décidais de faire un point sur les fonctions de l’office manager et sur les compétences requises à ce poste. Je vous ai sollicité pour répondre à un sondage. Je vais vous dévoiler les résultats dans un instant. Mais avant, laissez-moi vous raconter mon histoire de Noël.

Le Père-Noël avait pris soin de m’apporter dans sa hotte une grenouillère et des chaussettes en polaire douce et chaude. Je me perchais sur mon pouf, adossée au canapé dans mon salon. Étalais mes livres, carnets, bujo, tampons et stylos sur le sol et la table basse. Le parfum gourmand du thé de Noël épicé à la cannelle m’enivrait de son enthousiasme. Les mélodies joyeuses des dessins animés finissaient de compléter cette ambiance unique.

Un moment de prise de recul, comme pour prendre de l’élan pour la suite de l’année. Je me mettais à réfléchir sur les fonctions de l’office manager et sur les compétences nécessaires à ce poste.

Trouver une cohérence dans les fonctions de l’office manager

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Je recensais plus de 25 fonctions et compétences utilisées et mises en oeuvre dans mon quotidien au bureau. Des tâches pratiques dans le domaine de la gestion d’entreprise. Des moments plus intimes de remise en question face au stress et aux conflits. Le tableau s’inscrivait plus dans la mouvance impressionniste que minimaliste.

Je passais la journée à tisser des liens entre les sujets pour tenter de les organiser et de les faire cohabiter. Bientôt, je me rendais compte que certains s’entendaient comme chien et chat, alors que d’autres se complétaient naturellement. Néanmoins, je voulais peindre une toile complète qui refléterait la réalité de mon quotidien d’office manager. Impossible de me séparer de l’un ou l’autre de ces compagnons.

Quand la nuit fût déjà bien avancée, je refermais mon carnet avec une sensation mitigée. J’avais pris le temps de faire le tour de mon jardin et m’étais libérée d’une bonne centaine de questions. Sur le papier, les principaux enjeux, questionnements et problèmes avaient été nommés. Les aptitudes et compétences nécessaires étaient désormais connues.

Mais par quoi commencer pour progresser et continuer à m’épanouir dans mes fonctions d’office manager?

Et toi, tu en penses quoi?

D’abord, je me suis dit que j’allai parler de tout. Créer un écosystème autour du blog Office Manager Gang pour couvrir l’ensemble des thématiques repérées me semblait faisable.

J’ai fais une vidéo pour annoncer les sujets de l’année. Vous avez été plusieurs à revenir vers moi pour partager vos avis. Lors de ces retours, je me suis rendu compte que certains sujets revenaient plus que d’autre. Mais il était bien difficile pour vous comme pour moi de définir des priorités.

C’est à ce moment-là que je me suis dit que la meilleure façon de savoir où se situent les urgences, c’est encore de demander! Parce qu’il y a autant de fiches de postes que d’anges gardien du bureau. Aussi, je sais à présent pourquoi les annonces emploi reviennent sans cesse sur le désormais célèbre “couteau suisse”.

Le sondage (auquel vous pouvez vous aussi participer en cliquant ici) a été lancé première semaine de mars 2020. Je vais dans la suite de cet article partager les résultats avec vous. Avant ça, je dois vous expliquer un truc important.

Pourquoi les résultats du sondage sont intéressants pour toi?

Vous avez été, au moment où je publie ces résultats, 95 à participer au sondage sur les fonctions de l’office manager et vos problématiques. Merci beaucoup! J’ai souhaité rendre publics les résultats de ce sondage pour 3 raisons.

Ensemble, on va plus loin

La première raison, c’est que je suis persuadée que certains acteurs de la profession pourront s’appuyer sur ces résultats. Ils pourraient ainsi nous proposer des nouvelles approches, de nouveaux outils ou même des rencontres. Les thématiques phares qui intéressent vraiment les office managers sont là.

Je pars du principe que, seule dans mon coin, je serai moins efficace et qu’à plusieurs on va plus loin. Si vous passez par ici et qu’une idée vous vient à la lecture des résultats de ce sondage, je serai ravie d’en discuter avec vous si vous le souhaitez.

Dans tous les cas, je vous remercie de laisser un petit mot en commentaire à la fin de l’article. Vous pouvez me dire si vous avez trouvé ce sondage utile et pourquoi.

Le pouvoir d’une tribu qui s’entraide

Ensuite, je me souviens de ma découverte des fiches de poste d’office manager lors de mes candidatures. Puis de mes premières semaines de prise de poste. Un raz-de-marrée d’informations et de fonctions de l’office manager qui a bien failli avoir ma peau!

Se retrouver confronté à une multitude de sujets en même temps fait peur et c’est normal. Je vous en parlais aussi dans cet article des 6 grandes peurs rencontrées lors de ma prise de poste.

Je pense qu’en prenant conscience que d’autres office managers passent aussi par là, ont les mêmes interrogations, expriment les mêmes besoins en termes de compétences et de manque d’information a un côté rassurant. On se sent moins seul face à la vague qui se profile à l’horizon. D’autres passionnés du chaos sont là, et on peut apprendre à surfer ensemble.

Ne pas planifier son projet, c’est planifier son échec

Enfin, j’ai pris conscience que je ne serai pas en mesure, pour le moment, de traiter tous les sujets en même temps sur Office Manager Gang.

D’abord parce que, comme tout le monde, je dispose de 24 heures dans une journée et pas une de plus! Cela reviendrait tôt ou tard à distiller des informations au compte-goutte, sans vraiment avoir le temps de creuser les sujets importants.

J’ai à cœur de partager avec vous des choses pratiques, constructives, d’élever le débat et de nous aider à monter en compétences au poste d’office manager. Pour ce faire, il me faut un plan qui tienne la route. Courir trop de lièvres à la fois ne fera que nous ralentir, nous perdre dans les méandres des informations.

Je préfère m’appuyer en toute transparence sur les résultats du sondage pour vous proposer un programme cohérent. Ainsi, vous savez exactement pourquoi je traite certains sujets en priorités et pas d’autres.

Résultats du sondage

Le sondage est composé de 4 parties. Chacune d’entre elles comporte 4 ou 5 sujets sous la forme de cases à cocher. Je vous ai demandé de cocher les cases en fonction de ce qui vous intéresse le plus ou vous pose le plus de problèmes dans vos fonctions d’office manager.

Partie 1: Happiness Management

Question 1: Cochez les sujets de Happiness Management pour lesquels vous avez besoin d’infos.

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  • Organiser des événements internes / Team Building: 62,11%
  • Gérer les espaces de travail et leur fonctionnalité: 58,95%
  • Trouver et gérer mes prestataires: 51,58%
  • Coacher mes équipes: 37,89%
  • Décoration d’intérieur: 27,37%

Partie 2: Développement personnel de l’office manager

Question 2: Cochez les sujets de développement personnel pour l’office manager qui vous intéressent

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  • Motivation, garder le cap et faire face au découragement: 57,45%
  • Gestion du stress, trouver mon flow et apprendre à lâcher prise au bon moment: 54,26%
  • Confiance en soi: m’affirmer et prendre ma place: 50%
  • Bien-être: me ressourcer et recharger mes batteries: 42,55%

Partie 3: Les fonctions Directeur Administratif et Financier (DAF) de l’office manager

Question 3: Pour lesquels des thèmes suivants concernant la gestion d’entreprise avez-vous besoin d’infos pour monter en compétences?

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  • RH – Paie – Social: 63,16%
  • Finance et Fiscalité: 56,84%
  • Comptabilité: 43,16%
  • Business Management global: 41,05%
  • Recrutement: 29,47%

Partie 4: Softskills et compétences personnelles de l’office manager

Question 4: Quelles softskills ou compétences personnelles vous seraient utiles au quotidien dans vos fonctions d’office manager?

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  • Conduite du changement: 56,84%
  • Négociation: 55,79%
  • Communication: 38,95%
  • Organisation: 34,74%
  • Management: 34,74%

Les fonctions de l’office manager: analyse des résultats du sondage

Ce qui m’a le plus frappée dans ces résultats, c’est l’absence de délimitation. Malgré les distinctions que j’ai tenté de faire entre les catégories, chacun se sent concerné par plusieurs sujets.

Cela prouve que des compétences ou des informations brutes et pratiques sont insuffisantes. Il est nécessaire de les rapprocher de valeurs et aptitudes humaines pour obtenir des résultats positifs, et vice versa.

On assiste à un joyeux melting pot entre l’humain, l’administratif, la vie personnelle et le business. L’office manager serait-il:

  • DRH (Directeur de Ressources Humaines)
  • DAF/RAF (Directeur/Responsable Administratif et Financier),
  • CFO (Chief Financial Officer)
  • Et bel et bien Ange Gardien?

Mesdames, Messieurs, le syndrome du couteau suisse n’est pas une légende.

Recouper les résultats

Ce qui me saute aux yeux dans ce joyeux chaos quotidien d’office manager que j’aime tant, c’est la difficulté à faire le lien entre nos ressources personnelles, nos problématiques et les missions sur le terrain.

On nous demande d’organiser des événements internes de Team Building qui semblent poser problème à 62%. Mais cela s’explique-t-il par le fait que 50% d’entre nous avons des difficultés à prendre notre place et avoir confiance en soi?

La motivation et le découragement est un sujet préoccupant pour plus de 57% d’entre nous. Quid de la conduite du changement? Elle demande de la persévérance, de la motivation et du courage pour emmener une équipe du point A au point B. Elle nous fait aussi défaut à près de 57%.

La négociation semble générer de l’anxiété et un besoin d’informations à 55%. Est ce que cela se reflète dans les 52% d’entre nous qui exprimons aussi des difficultés à gérer nos prestataires? Je pense que oui.

59% des office managers ont du mal à faire face à la complexité de la gestion des espaces de travail. Cet empêchement à créer un environnement de travail agréable et fonctionnel impacterait-il directement d’autres aspects? 55% des office managers voudraient pouvoir mieux gérer leur stress et trouver leur flow quotidien. Y a-t-il un lien?

Voyez-vous aussi des liens à établir entre ces résultats? Je vous invite à partager vos impressions et vos idées en laissant un commentaire à la fin de cet article.

Et si toi aussi tu veux progresser sur tes fonctions d’office manager?

Je te propose lors des prochaines semaines de partir explorer avec moi cette balance qui a du mal à s’équilibrer entre:

  • Ce qu’on nous demande de faire;
  • Nos compétences actuelles;
  • Notre positionnement et nos ressentis personnels.

Rétablissons ensemble l’équilibre entre nos compétences de terrain et nos aptitudes personnelles. Cela nous permettra de nous épanouir et d’incarner nos fonctions d’Ange Gardien du bureau avec humilité, professionnalisme et bienveillance.

Rejoignez l’Office Manager Gang en vous inscrivant ci-dessous et en me suivant sur vos réseaux sociaux préférés. Vous serez informé en priorité des nouvelles publications autour des thématiques principales qui ont émergées lors de ce questionnaire.

Je tiens à remercier toutes les personnes qui ont participé et relayé le sondage. Encore une fois: ensemble, on va plus loin. Merci beaucoup.


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