Zen: 3 habitudes pour devenir un office manager serein (et le rester)

Cet article participe à l’événement “3 habitudes indispensables pour être zen au quotidien” du blog Habitudes Zen. J’apprécie beaucoup ce blog, et en fait mon article préféré est celui-ci. Il parle du fait de mettre du sens dans son travail quotidien, ce qui est un élément essentiel au poste d’office manager! Je t’invite à cliquer sur le lien pour aller le lire 🙂

Le stress qu’engendre le poste d’office manager coule de source. D’abord parce que certains dossiers sont sensibles à traiter. Impossible de prendre le sujet de la facturation, de la relance client ou le suivi des ressources humaines par dessus la jambe par exemple. L’office manager doit avoir les idées claires pour être efficace.

Ensuite, parce que le quotidien est fait d’une multitude de petites actions à enchaîner. Il s’agit de sauter d’un sujet à l’autre sans perdre le fil ni rien oublier, tout en restant zen.

Une matinée de base

Ma dernière matinée de travail ressemblait à ça:

• Vérifier la prestation de ménage de la veille
• Remettre du papier dans les distributeurs (ce qui en dit assez sur la vérification…)
• Tenter d’appeler le prestataire pour faire le point
• Finalement envoyer un email car il est injoignable
• Accueillir un autre prestataire éventuel pour lui parler de nos besoins
• Commencer à remplir un dossier de contrat d’apprentissage
• M’assurer que la sortie de team building est bien réservée et le virement fait pour confirmer
• Jeter un œil à l’avancement d’un dossier administratif en ligne
• Préparer un bon de commande
• Faire un point avec mon collègue sur un projet collaboratif en cours

Deux heures et trente minutes. C’est le temps qui s’est écoulé entre la première et la dernière tâche de cette liste.

Alors comment rester zen et éviter de péter les plombs? Parce que cette situation est d’une banalité à toute épreuve pour un office manager. N’importe qui, à moyen terme, se retrouverait en mode cocotte minute avec risque d’explosion élevé.

Il est essentiel de se protéger, de garder un œil sur sa jauge de stress et de mettre en place des habitudes pour rester zen.

Les 3 meilleures habitudes de l’office manager zen

Le stress peut être ton meilleur ami ou ton pire ennemi. Nous avons besoin, dans une certaine mesure, d’une dose de stress quotidien pour nous propulser et nous motiver.

En revanche, un travail quotidien d’observation et d’analyse de soi est essentiel pour éviter d’être submergé. Voici 3 habitudes à mettre en place pour prévenir la surchauffe et rester serein sur le long terme.

1. Des moments clairement identifiés

Même si cela te semble être une perte de temps, la gestion de ton agenda est une habitude primordiale pour rester zen. Je passe chaque jour 30 minutes le matin pour préparer ma journée.

En revanche, trop de planification tue la planification. Il est inutile d’essayer de tout faire rentrer dans un emploi du temps millimétré au poste d’office manager car, tu l’auras compris, les emmerdes n’envoient pas d’invitation ou de message d’alerte.

Il est donc nécessaire de garder une place pour l’imprévu, ce qui te permettra de pouvoir jongler plus sereinement avec ce que tu as prévu de faire impérativement dans la journée.

Un exemple concret d’organisation quotidienne zen

Prends l’habitude de toujours conserver entre deux tâches un battement de 15 ou 30 minutes en alternance. En complément, les missions primordiales ou les rendez-vous importants devraient être séparés par des unités moins sensibles et mouvantes (qui peuvent être déplacées au besoin) ce qui te permettra de gagner en agilité. Par exemple:

• 9h00 – 9h30: préparer mon emploi du temps et la liste de mes priorités / NE PAS BOUGER
• 15 minutes de battement
• 9h45 – 10h00: Vérifier la prestation de ménage / Tâche MOUVANTE
• 30 minutes de battement
• 10h30 – 11h00: RDV prestataire / NE PAS BOUGER
• 15 minutes de battement
• 11h15 – 11h45: Session de réponses aux emails / Tâche MOUVANTE
• 30 minutes de battement
• 12h30 – 13h30: Déjeuner avec équipe de production / NE PAS BOUGER
• etc.

Les battements peuvent être raccourcis si tout va bien ou utilisés pour caler un imprévu qui déboule, tout en restant zen. On peut aussi s’en servir pour commencer l’action suivante en avance ou caser une autre action de notre liste.

En revanche, les tâches importantes (NE PAS BOUGER dans l’exemple ci-dessus) devraient toujours rester en place et se dérouler comme prévu. A noter également: 30 minutes est un timing limite raisonnable pour n’importe quelle tâche, qu’il s’agisse d’une action à réaliser ou d’un rendez-vous.

2. Apprendre à déléguer

Dans Office Manager, il y a deux composantes.

Office, pour faire référence à tout ce qui touche de près ou de loin au « bureau ». Administratif, aménagement, approvisionnement, gestion des fournitures sont quelques exemples.

Le terme Manager fait lui référence aux compétences en management attendues à ce poste. Être source de motivation, avoir des aptitudes aux relations sociales, un esprit ouvert et de la rigueur font par exemple partie des soft skills appréciées et reconnues pour devenir un bon manager.

« Le meilleur manager est celui qui sait trouver les talents pour faire les choses, et qui sait aussi refréner son envie de s’en mêler pendant qu’ils les font. »

Franklin D. Roosevelt

Pourquoi est-il contre-productif de vouloir tout faire soi-même?

C’est une chose que j’ai appris à la dur pendant mes années de carrière en business management. Pour être efficace et rester zen sur un poste de manager, il faut savoir faire confiance et en faire une habitude. Cela permet de favoriser les initiatives et de développer le sens des responsabilités au sein de son équipe.

Au poste d’office manager, l’approche de la délégation est différente parce que les missions qui nous sont confiées peuvent difficilement être réalisées par un autre membre de l’équipe. Une exception cependant: les tâches qui permettent de créer de la cohésion ou de valoriser une compétence chez un collaborateur.

L’office manager doit apprendre à déléguer à des prestataires extérieurs pour pouvoir rester zen. Cela fait partie intégrante de ses fonctions: former sa propre équipe, presque entièrement extérieure à l’entreprise. En somme, il s’agit de lever une armée d’experts dont il a la responsabilité pour l’aider à faire avancer sa boîte.

Comment déléguer efficacement pour rester zen?

Le choix du prestataire est essentiel et peut prendre du temps. Sourcer les entreprises qui offrent le service dont on a besoin doit être abordé comme une véritable mission.

Pour bien cerner la capacité d’un prestataire à répondre à notre demande, il faut aussi savoir communiquer clairement la nature de la mission que l’on envisage de lui confier. Quels résultat sont attendus? Quel est le degré d’urgence de la situation? Quelles sont les limites de l’action?

Ensuite, parce que c’est important de rester dans une démarche de cohésion d’équipe, il faut informer les personnes en lien direct avec la mission de la délégation. Cela permet d’éviter toute confusion et de maintenir la communication.

Par exemple, j’ai récemment changé le prestataire de ménage dans une des structures où je travaille. J’ai informé tout le monde de ce changement et leur ai demandé de me remonter toutes les remarques ou loupés potentiels pour pouvoir ajuster avec le prestataire.

Le prestataire doit aussi pouvoir s’organiser librement pour pouvoir mener sa mission. Si on a choisi de déléguer, c’est justement pour laisser à quelqu’un d’autre le soin de faire le boulot, pas pour lui dire comment faire. Enfin, on contrôlera régulièrement les résultats pour s’assurer qu’il sont conformes à la demande de base.

Le secret d’une relation zen avec un prestataire

La cerise sur le gâteau que trop peu d’entreprises prennent le temps de transformer en habitude? Féliciter et encourager les prestataires.

Un email pour remercier, une carte de vœux ou même prendre le temps de passer un coup de fil pour exprimer ta satisfaction. La reconnaissance est essentielle dans toutes les relations humaines. La bienveillance se cultive au jour le jour si l’on veut en récolter les fruits.

3. Savoir ce qui est efficace pour toi pour rester zen

Il existe des centaines de méthodes de gestion du stress pour apprendre à rester zen. La méditation, le coloriage pour adulte, le yoga, le sport, les huiles essentielles, les exercices de respiration, la musique, la thérapie du rire, le chant…

Laquelle est la meilleure pour rester zen? Celle qui te convient à toi et que tu peux transformer en habitude! Parce que s’il existe autant de solutions à notre portée, c’est bien que chaque personne est différente et devra trouver la méthode la plus adaptée à:

• Sa situation
• Sa personnalité
• Ses envies

Rester zen commence par une réflexion sur soi-même pour apprendre à se connaître. Tu peux trouver ton bonheur dans la créativité ou dans l’action. Cela peut totalement faire sens à tes yeux de respirer une huile essentielle, alors que le voisin n’y verra aucun intérêt et préférera s’inscrire à un cours de boxe.

L’idée, c’est de tester un maximum de choses et de garder dans ta boîte à zen personnelle ce qui te fait du bien, en laissant de côté ce que les autres font ou pensent qu’il est bon de faire pour eux-même. Mais encore plus incontournable: il est essentiel d’en faire une habitude et d’utiliser régulièrement la même technique pour rester zen.

Plus tu pratiqueras une méthode qui te fait du bien, plus ton cerveau et ton corps verront cela comme un véritable appel à la zénitude, et plus les résultats seront rapides et probants.

Il y a une forme de liberté à reprendre dans la manière dont on gère notre stress au quotidien. Dans ce domaine aussi, il est important de d’abord faire les choses pour soi, de persévérer et d’en faire une bonne habitude qui fait sens avec qui l’on veut incarner.

Et si la moutarde te monte au nez?

L’office manager est confronté au quotidien aux montées de stress. Il y a d’abord la gestion des imprévus, puis l’impression que peu de choses avancent vraiment et aussi les mouvements d’organisation permanents.

Quand la moutarde commence à te monter au nez et que tu sens la crise de nerfs arriver, il est crucial de tout arrêter au plus vite. Tu seras plus efficace en prenant du recul pendant quelques minutes pour te poser, plutôt que de foncer tête baissée dans l’espoir, souvent vain, que ça va passer.

Personnellement, j’aime bien m’isoler dans ces moments-là. Cela peut être en allant marcher 5 minutes dehors pour respirer un grand coup. Je peux aussi me poser dans un endroit calme avec mon casque sur les oreilles pour écouter ma musique préférée. J’en profite pour prendre de grandes inspirations, me vider la tête, respirer mon huile essentielle (oui, je suis de celles pour qui ça fait sens!).

Parfois quand le stress commence à prendre la forme d’une angoisse un peu paralysante, j’ai aussi pris l’habitude de pratiquer le tapping. Il s’agit de tapoter le côté de ta main gauche à l’aide de ta main droite comme ceci:

Tu devrais observer une sensation étonnante au niveau de la poitrine et des épaules, comme si une douce chaleur circulait et t’apaisait instantanément.

J’aime beaucoup cette technique car elle est discrète et peut être utilisée rapidement. Je suis particulièrement réceptive à ce genre de choses et je sais que certaines personnes le sont moins, cela m’intéresse de savoir si cela t’aide aussi!

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