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Office Manager Gang
poste office manager
Défi 30 jours

Comment définir les priorités de mon poste office manager?

Que va dire ton Boss si tu restes les bras croisés,

sans savoir quoi faire,

ni comment faire ton job?

+30 sujets et contacts pour anticiper ses demandes et devenir la personne incontournable au bureau.



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Pour ce premier article du Défi 30 jours, dont tu peux retrouver la présentation en cliquant ici, nous allons aborder la prise de poste office manager. Il s’agit de s’attarder sur la meilleure manière de définir les actions prioritaires à mettre en place.

Le poste office manager est nouveau dans le paysage des entreprises et des opportunités professionnelles. Dans plus de 50% des cas il s’agit d’une création de poste. Les descriptifs des missions envisagées dans les annonces emploi sont le reflet de la demande et des besoins à la fois précis et diversifiés des employeurs.

Dans ce contexte, difficile de tracer une ligne de repère. Qu’est ce qui fait partie de mon poste d’office manager et qu’est ce qui est exclu? Comment savoir où m’arrêter? Quelles sont mes priorités? Qu’est ce que mon patron attend vraiment de moi?

Il est primordial de bien se positionner dès le début de la mission parce que cela donne un cadre à un poste perçu comme une exécution en roue libre!

Sans prendre un peu de temps pour avoir une idée des frontières, on risque de marcher sur les plates-bandes de nos collègues, ou même de notre patron. On a vite fait de s’égarer sur des chemins qui ne sont pas pour nous, pour le moment.

La valeur ajoutée du poste office manager

Il n’y a pas deux postes d’office manager qui se ressemblent. Administratif et finances peuvent par exemple être en ligne de mire pour une boîte en plein développement.

La gestion des déplacements et des agendas sont peut-être un point crucial nécessitant une personne presque entièrement dédiée à ce pôle dans une autre structure.

Trouver un moyen de rassembler les troupes et de créer une cohésion d’équipe peut aussi être une préoccupation pour laquelle tu as été recruté.

Dans 90% des cas, le poste office manager n’est pas figé. On nous embauche pour notre capacité à nous adapter, à la fois à la diversité des missions mais aussi à la diversité des gens.

Gardons toutefois en tête que le dirigeant qui a décidé de nous faire embarquer a dès le départ dans sa manche des sujets urgents à traiter en priorité. Si nous avons été choisi pour rejoindre son équipe, c’est qu’il voit en nous des capacités pour traiter ces sujets, basé sur notre profil, nos compétences et nos expériences.

Il serait mal venu de mal interpréter ses attentes et de s’engouffrer par exemple dans la préparation de la soirée de Noël, alors que ce qui le préoccupe vraiment est la facturation client.

Comment savoir ce qu’on attend de moi au poste office manager?

Ce n’est parce que tu as vu une annonce de poste office manager qui parlait de happiness management lors de tes recherches, que cette facette fait nécessairement partie des priorités du poste que tu as décroché.

J’insiste sur ce point parce que “office manager” est un métier à tiroirs. Chacun y voit ce qu’il a envie d’y voir. Tu avais peut-être en tête un poste où la préparation de l’apéro est portée au rang de métier parce que 35 annonces emploi mettaient en avant ce point.

Néanmoins ton patron, même s’il n’est pas contre prendre un verre avec ses équipes, voit peut-être en toi plus une visionnaire experte en organisation et management si c’est ce que tu lui a vendu dans ton CV.

Si tu arrives fièrement à 18h pour annoncer que le traiteur est réservé pour demain, alors qu’il attendait un topo sur la situation des relances clients, il va y avoir un malaise.

Si tu as un doute sur tes priorités, plusieurs éléments peuvent t’aider à y voir plus clair.

L’annonce emploi

D’abord la fiche de poste office manager qui t’a servi de support pour postuler avant d’être embauché. Ce qui figure dans cette liste non-exhaustive est un melting-pot des sujets brûlants.

Lors des entretiens, d’autres idées ont fait leur apparition au fil des discussions. Néanmoins, tu peux être sûr que les dossiers vraiment préoccupants figuraient dans l’annonce.

Un bon point de départ si les discussions sont parties dans tous les sens est de ressortir cette annonce qui a, au départ, éveillé ton attention et fait retenir ta candidature.

Tes notes d’entretien

Tu as probablement préparé ton entretien d’embauche et posé des questions lors des premiers contacts avec ton boss. Il est intéressant de revenir sur les réponses et les sujets qui ont monopolisé la conversation.

Essaye de te souvenir de la toute première question qu’on t’a posée. Quelle compétence mise en avant sur ton CV a fait mouche pour te retrouver assise face à ton employeur? Si tu as passé des tests, quels étaient les sujets dominants? Quand la personne qui t’a reçu en entretien a présenté l’entreprise, quels point ont été mis en avant tout de suite?

On n’attend pas la même chose de toi si les premiers échanges ressemblaient à ça:

“Nous sommes une boîte qui a grandi vite, l’équipe a pris de l’ampleur et l’administratif a eu du mal à suivre car personne ne s’en occupe vraiment aujourd’hui. On manque de process de suivi clairs pour monitorer la santé de l’entreprise, tant au niveau finances que RH.

ou ça:

“Nous sommes une équipe multiethnique qui grandit de mois en mois. Les process d’onboarding sont en place et chacun sait ce qu’il a à faire, mais il y a de plus en plus de monde et il devient difficile de garder une cohésion d’équipe. En outre, les gens ont tendance à se regrouper par département ou par pays d’origine et nous avons besoin de rétablir une communication globale.”

Comment ouvrir un nouveau dossier?

Une fois les détails de tes conversations remis à jour et l’annonce du poste réétudiée, il est sage de confirmer auprès de ton boss le sujet à traiter en priorité avant de commencer à réfléchir.

Pose simplement la question: “lors de nos entretiens nous avons évoqué les difficultés actuelles au sujet de …. Si cela vous/te convient, je propose de commencer à réfléchir sur le sujet. Nous pourrons faire un point cet après-midi/ce soir/demain pour déterminer les actions prioritaires et avancer rapidement.”

Une fois que tu as le feu vert pour te mettre à potasser, voici 3 questions à poser en priorité avant de quitter son bureau:

  • Qui sera ton interlocuteur principal sur ce point et à qui tu peux poser tes questions?
  • As-tu besoin d’avoir accès à des outils spécifiques pour pouvoir prendre la main? (logiciels internes, dossiers, plateformes etc.)
  • Y-a-t-il une action urgente à traiter sur ce pôle ou une deadline à prendre en compte?

La question à éviter au poste office manager

Quand un entrepreneur décide de s’offrir la création d’un poste office manager, c’est déjà qu’il ou elle a fait un énorme travail sur lui-même. Au départ, il était seul à la barre du bateau. L’administratif et les petits tracas du quotidien pouvaient être facilement résolus…Ou balayés sous le tapis.

Un matin, il s’est rendu à l’évidence: il ne pouvait plus y arriver seul (et il n’avait pas envie de s’en occuper). Ce qui était au départ un jardinet de petits riens remis à plus tard est devenu une jungle de vrais sujets préoccupants.

Sauf que sa mission à lui, c’est de développer sa boîte. Faire ce qu’il sait faire. S’il a fait la démarche de recruter un office manager, c’est que son activité se porte bien. Il a besoin d’une personne de confiance qui peut le seconder et surveiller ses arrières sur des sujets qu’il ne maîtrise pas ou qui lui prendraient trop de temps et ne sont pas sa priorité, ou sa tasse de thé.

Alors la question à ne surtout pas poser tel quel est celle-ci:

“Qu’est ce qu’il faut que je fasse?”

Parce que en te confiant le poste office manager, c’est exactement cette question que l’on te pose. Si tu es là, c’est pour donner un cadre et rassurer, dire ce qu’il faut faire pour remettre les choses en ordre et sortir les squelettes du placard.

Evidemment, selon les besoins de ton entreprise et tes compétences, tu conseilleras et prendra en charge des dossiers sur des sujets différents. Le poste office manager est un métier de curieux dans l’âme. A toi de déployer tes compétences, de les travailler, de les affiner et d’en développer d’autres pour devenir l’ange gardien du bureau.

A toi de savoir ce que tu as à faire et d’être force de proposition.

Et si…Rien ne se passe comme prévu?

Dans certains cas, une petite centaine de sujets divers et variés vont te tomber dessus dès les premiers jours de ta prise de poste. Il s’agit en général de ces petits trucs qui ont été laissés à l’abandon il y a déjà un moment et qu’il faut vite ressortir pour s’en occuper.

Quelques exemples:

  • La pile de courrier restée non ouverte depuis un mois.
  • L’évier de la cuisine qui menace de lâcher.
  • La salle de stock à réorganiser.
  • La facturation client en retard.
  • Le paiement des fournisseurs à la bourre.
  • Le traitement de la commande de meubles suédois mal réceptionnée.
  • L’achat d’une nouvelle imprimante car plus personne ne peut scanner.
  • Le changement de prestataire de ménage, de tickets restaurant ou même de mutuelle.
  • etc.

100 sujets qui te tombent dessus à la seconde où tu passes la porte. Pas le temps de te poser pour faire le tour de la situation calmement, prendre tes marques et t’organiser comme tu voudrais.

C’est le baptême du feu!

Rassure-toi, cette situation est temporaire. Une fois toutes ces petites actions traitées, tu pourras te concentrer sur la véritable élaboration de ton poste office manager et mettre en place des projets plus importants, suivis à long terme.

Les premières qualités requises lors de la prise de poste d’office manager

Il te faudra une bonne dose de calme et de résistance au stress lors de cette période. On peut rapidement se sentir submergé par autant de diversité et de choses à gérer en même temps.

De plus, on a envie de faire bonne impression, réaliser de grandes choses tout de suite pour prouver que ce nouveau poste d’office manager dans la boîte apporte de la valeur ajoutée.

C’est tout à fait humain et normal! Or, pas évident de prouver sa valeur quand la multitude de choses gérées passe quasiment inaperçue ou quand rien n’avance vraiment. Il faudra donc avoir une conscience accrue de ta valeur, avoir confiance en toi et mettre ton ego de côté.

S’il est bien une période consacrée à la mise en avant de tes skills d’organisation, c’est bien celle-ci. Tu dois pouvoir rendre compte d’une situation sur un sujet rapidement. En revanche, ton cerveau sera incapable de retenir toutes les informations. Il faudra que tu mettes en place un système de suivi sur le pouce et efficace.

Dans le prochain article, nous parlerons de cette période de folie de prise de poste et comment la gérer pour en tirer profit.

Et toi? Comment s’est passé ta prise de poste? Plutôt anarchique aux 1001 visages ou gros dossier d’entrée de jeu? Partage ton expérience en laissant un commentaire ci-dessous!

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