Prise de fonctions RH: les 9 vérifications de base
Vous avez hérité du dossier ressources humaines dans vos fonctions d’office manager? Cette extension de missions est fréquente. Mais comment faire pour assurer une prise de fonctions RH cohérente quand ce n’est pas notre métier à la base?
Quand je suis arrivée dans ma boîte au poste d’office manager, la fonction RH était assurée par le CEO. Moi je n’avais jamais occupé ces fonctions avant, et lui avait fait ce qu’il pouvait pour les assurer depuis le début.
Certains aspects avaient soufferts du manque de temps consacré à la tâche. C’est typiquement pour ce genre de raisons qu’une entreprise fait appel à un office manager.
Il est fréquent de débarquer auprès d’un dirigeant en détresse sur la partie RH. D’abord parce que les démarches demandent un suivi rigoureux et chronophage qu’il ne peut pas se permettre de mettre au cœur de son activité. Ensuite parce que on a tendance à penser que l’administration se chargera de nous rappeler à l’ordre et de nous indiquer les démarches manquantes tôt ou tard. Que nenni!
Les dossiers du personnel
Pour votre gestion, il sera plus pratique de constituer des dossiers du personnel individuels. Vous pourrez y inclure tout ce qui concerne l’employé: son contrat de travail, ses avenants, sa déclaration d’embauche ou encore son courrier de renoncement à la mutuelle obligatoire et ses évaluations annuelles par exemple.
Choisissez le format qui vous convient. Personnellement j’ai opté pour un classeur avec des intercalaires. Vous pouvez utiliser des dossiers numériques, mais il vous faudra de toute façon une version papier d’un certain nombre de documents, à commencer par les contrats de travail signés.
Veillez à conserver ces dossiers dans un endroit sécurisé. Il est important que ces informations confidentielles ne soient pas accessibles à tout le monde. Le mieux est encore un placard ou un tiroir qui ferme à clé ou avec un code.
Prise de fonctions RH: 9 sujets à investiguer
Lors de votre prise de fonctions RH, il est important de faire le tour du propriétaire pour faire quelques vérifications de base. Cela vous permettra d’une part de vous mettre dans le bain et d’apprendre vos nouvelles fonctions au fur et à mesure. D’autre part, vous en profiterez pour remettre sur le droit chemin votre entreprise au besoin. Voyons ensemble les 9 sujets à prendre sous votre aile d’Ange Gardien du bureau.
Les Déclarations d’embauche
Une des premières choses à faire lors de votre prise de fonctions RH est de vérifier que tout le monde a bien été déclaré auprès de l’URSSAF. Rapprochez-vous de l’expert comptable pour comparer votre liste de salariés avec la Déclaration Social Nominative (DSN).
« La DSN – Déclaration Sociale Nominative est un fichier mensuel produit à partir de la paie destiné à communiquer les informations nécessaires à la gestion de la protection sociale des salariés aux organismes et administrations concernées permettant de remplacer l’ensemble des déclarations périodiques ou événementielles et diverses formalités administratives adressées jusqu’à aujourd’hui par les employeurs à une diversité d’acteurs (CPAM, Urssaf, AGIRC ARRCO, Organismes complémentaires, Pôle emploi, Centre des impôts, Caisses régimes spéciaux, etc.).
La DSN repose sur la transmission unique, mensuelle et dématérialisée des données issues de la paie et sur des signalements d’événements. »
Source: dsn-info.fr
La mutuelle
L’entreprise a l’obligation de proposer une mutuelle collective aux salariés. Les salariés peuvent être dispensés d’y adhérer s’ils rentrent dans une des cases des cas de dispense prévus par la loi. Vous pouvez retrouver ces cas de dispense en cliquant ici.
Pour vérifier que tout est en ordre:
- Demandez à votre patron à quelle mutuelle il s’est affilié
- Lisez les contrats
- Vérifiez votre liste d’adhérents à la mutuelle. Vous devriez avoir accès à une plateforme de gestion en ligne. Vous aurez besoin de codes pour vous connecter.
- S’il vous manque des salariés dans votre liste d’affiliés, vérifiez avec eux qu’ils ont bien souhaité être dispensé de la mutuelle. Si c’est le cas il vous faut une attestation signée et un justificatif. S’il s’agit d’un oubli d’affiliation, régularisez la situation rapidement. Pensez aussi à vérifier si des cotisations ont été prélevées sur leurs salaires.
- Si vous relevez des irrégularités, je vous conseille de tout simplement contacter votre assureur pour lui expliquer la situation. Il vous aidera à trouver la solution la plus adaptée.
Les visites médicales
Tous les salariés doivent passer une visite médicale d’embauche, puis quelques autres au cours de leur parcours professionnel et de vie. C’est par exemple le cas pour les retours de congé maternité ou de longue maladie.
Votre entreprise doit être affiliée et cotiser auprès d’un organisme pour la santé au travail. Vérifiez que tout le monde a bien passé sa visite. Sauf environnement de travail à risque, vous devez renouveler ces visites tous les 5 ans.
Vérifiez que vous avez bien toutes les attestations de visite médicale.
Les travailleurs étrangers
Vous avez peut-être dans votre équipe des personnes venues des quatre coins du monde. Il est important de les accompagner et de s’assurer que leurs papiers sont en règle pour travailler au sein de votre entreprise basée en France.
Conservez une liste à jour des personnes concernées avec une copie de leur pièce d’identité et de leur titre de séjour. Vérifiez que ces titres sont toujours valides. Passez un peu de temps avec eux pour leur expliquer comment fonctionne la mutuelle par exemple car cette disposition est loin d’être répandue ailleurs dans le monde.
Vous devrez peut-être les aider à faire quelques démarches pour obtenir un numéro de sécurité social par exemple. Vous n’avez aucune obligation de le faire, mais c’est toujours sympa de se sentir soutenu et aidé.
Les congés et les RTT
Vérifiez qu’un système clair de gestion des congés est en place. Comment les gens posent-ils leurs vacances actuellement? Y a-t-il des RTT? Un planning d’absence?
Prenez le temps de mettre en place un process si ce n’est pas encore le cas. Vous pouvez demander à votre patron s’il souhaite garder la main sur la validation des congés ou si vous devriez vous en charger. Rapprochez-vous des managers pour établir ensemble un système de suivi cohérent qui tienne compte de la charge de travail.
Si vous avez plus de 11 salariés, l’employeur doit définir un ordre de départ en congés en accord avec le CSE. Cet ordre de départ tient compte d’un certain nombre de critères comme la situation de famille du salarié (prise de congés en même temps que le conjoint, enfant etc.), l’ancienneté, les personnes à charge etc.
Notez que les couples mariés ou pacsés et qui travaillent ensemble au sein de votre entreprise on le droit de demander à prendre leur congés en même temps. (art. L.3141-14 Code du travail)
Les contrats de travail
Lors de votre prise de fonctions RH profitez-en pour vérifier que vous êtes en possession de tous les contrats de travail signés. C’est l’occasion de commencer à créer des dossiers du personnel individuels s’ils ne sont pas encore en place.
Vous devez également avoir une copie des avenants éventuels.
L’accès à ces informations ouvre un devoir de confidentialité inhérent à votre prise de fonctions RH. Vous vous engagez à respecter le secret des accords entre l’employeur et les salariés, y compris sur leur rémunération par exemple.
Il peut être intéressant, avec accord de votre patron, de parcourir les contrats pour noter les primes éventuelles qui ont été convenues. Vous pourrez ainsi rappeler à votre direction en temps utiles qu’il faut se pencher sur leur calcul.
Pour les nouveaux arrivants, pensez aussi à noter les dates de fin de période d’essai afin d’alerter votre boss avant leur terme.
Le respect des salaires minimum
Vous trouverez dans les contrats de travail des informations utiles pour vous assurez que les salaires minimum sont bien respectés. Il s’agit des coefficients et des échelons, mais aussi des collèges ETAM ou IC (cadre).
Reportez-vous à la grille salariale de la convention collective dont dépend votre entreprise pour vérifier que tout est en ordre.
Les stagiaires
Vérifiez que vous disposez des conventions de stage signées et notez les dates de début et de fin du stage. Cela vous permettra d’organiser les départs et de prévoir la planification des entretiens de fin de stage. Vous aurez également quelques documents à récupérer auprès de votre expert comptable.
Les notes de frais
Vérifiez que toutes les notes de frais ont bien été payées et que vous disposez des justificatifs. Je vous suggère de mettre en place un document officiel de note de frais sous la forme d’un tableau à remplir par le salarié.
Ce document doit mentionner:
- le nom du salarié
- les dates des frais engagés
- leur catégorie (transport, téléphone, repas, matériel informatique etc.)
- la TVA pour chaque dépense
- le total pour chaque dépense
- le total général
- chaque ligne doit être justifiée par une facture ou un ticket de caisse
Et si je suis perdue dans mes nouvelles fonctions RH?
Lorsque j’ai pris en main mon premier dossier RH, j’ai eu des difficultés à mettre en place un suivi cohérent. D’abord parce que j’ai découvert les sujets au fur et à mesure, un papier en poussant un autre. Ensuite parce que ce dossier était anxiogène pour moi.
On touche à la vie des personnes avec qui on travaille et ça fait un peu bizarre. Leur mutuelle, leur salaire, demander les situations familiales. Cela demande de l’organisation et du pragmatisme pour traiter les données sensibles.
Ce qui m’a le plus aidée, c’est de prendre contact avec les interlocuteurs pour qu’il m’expliquent comment faire. L’expert comptable d’abord, puis l’assureur pour la mutuelle et même l’URSSAF.
J’ai tout simplement envoyé des emails et décroché mon téléphone dès que j’avais une question ou que je ne comprenais pas quelque chose après avoir fait des recherches en ligne. On peut tout demander à Google aujourd’hui, pensez-y!
Après 6 mois, je commence tout juste à sortir la tête de l’eau et à avoir la situation sous contrôle. Le plus important, c’est de persévérer, d’être curieux pour trouver des informations et de garder son sang-froid face aux données personnelles.
Allez-y un pas à la fois. Si vous le pouvez, essayez de consacrer par exemple une demi journée par semaine à votre dossier RH. Vous avancerez petit à petit dans vos vérifications, cela vous permettra de maîtriser les sujets sereinement et de monter en compétence.
En complément de cet article, vous pouvez aussi lire « les 3 notions de base à connaître » dans lequel je vous parlais plus en détails de la mutuelle, des congés et de la fiche de paie.
