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Office Manager Gang
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Défi 30 jours,  Pour Soi

Prise de poste: bilan, 6 peurs et comment s’en sortir (Part 2)

"Si vous pensez que vos profs étaient durs avec vous, attendez d'avoir un patron."

Bill GATES



Cet article est la seconde partie de mon bilan de prise de poste d’office manager et des 6 grandes peurs rencontrées durant cette période.

Dans la première partie, tu trouveras des informations sur la période d’essai, le témoignage d’un CEO sur la perception de l’arrivée d’un office manager dans son entreprise et les 3 premières peurs que j’ai abordées:

  1. La première initiative
  2. La première prise de parole
  3. Le premier conflit

Tu peux lire la première partie en cliquant ici.

Une prise de poste plus anxiogène qu’ailleurs?

prise de poste anxiogène

Au fil de ma prise de poste d’office manager, que j’ai reliée à ma période d’essai de 3 mois, j’ai eu l’occasion d’expérimenter des situations anxiogènes. A bien y regarder, ces peurs sont répandues, peu importe la nouvelle aventure professionnelle que l’on aborde.

En revanche, lorsque j’observe ces situations dans le cadre de mon nouveau métier d’office manager, comparé à d’autres postes de business manager ou encore d’assistante de direction que j’ai occupés par le passé, je trouve qu’elles prennent une toute autre dimension.

La différence majeure avec les autres métiers lors de la prise de poste d’office manager

De mon point de vue, c’est parce que l’office manager est sur plusieurs fronts en même temps que la prise de poste est compliquée. Quand j’étais business manager, ma mission était bien déterminée. Des objectifs financiers précis, des équipes en place à former, je savais où j’allais.

Lorsque j’étais assistante de direction, du moins au départ, même chose. Une base de données à tenir à jour, gérer des rendez-vous et épauler mon Secrétaire Général. Tout était plus limpide et structuré.

Au fur et à mesure d’autres casquettes sont venues s’ajouter à ce dernier poste: responsable formation, assistante de régie publicitaire ou encore webmaster. Mais là encore, parce que ces missions ce sont ajoutées petit à petit, j’ai pu prendre le temps de structurer mon poste et de m’organiser.

En revanche depuis que je suis Office Manager, il s’agit de tout un tas de questions, d’objectifs, de projets et autres dossiers qui partent dans tous les sens en même temps et cela dès les premiers jours! Cela m’oblige à réfléchir différemment, à définir une vue d’ensemble beaucoup plus large. Réfléchir plus vite, s’organiser plus rapidement et développer la rigueur nécessaire pour tenir la distance.

Maîtriser le poste d’office manager en trois mois?

Je mentirais si je vous disais que j’ai trouvé l’organisation parfaite, le juste équilibre ou encore maîtrisé mon poste d’office manager en seulement trois mois. Je continue à chercher et à explorer, d’autres peurs vont sûrement faire leur apparition dans les semaines à venir. Dans le futur je vais me tromper, faire des bourdes, mais je vais aussi faire des choses bien, trouver ma place et construire pierre après pierre la big picture.

J’ai hâte de partager tout ça avec vous ici sur le blog, via le réseau sans cesse grandissant sur Linkedin et sur les autres réseaux sociaux d’Office Manager Gang. Parce que je pense qu’il n’y a qu’en partageant nos expériences et bonnes pratiques que chacun pourra s’épanouir à ce poste si enrichissant, atypique et indomptable.

Voici, ci-dessous, les 3 autres peurs rencontrées lors de ma prise de poste.

4. Le premier gros dossier important

dossier important

Au milieu des demandes ponctuelles qui peuvent être gérées en moins d’une semaine, j’ai aussi été invitée sur des sujets plus complexes.

Parmi eux, un gros dossier bien dense et important sur la création d’un CSE (Comité Social et Economique). En effet, à partir de 11 salariés pendant plus de 12 mois consécutifs dans une entreprise, la présence d’un CSE est obligatoire.

Le sujet m’était complètement étranger. De plus, il était accompagné d’une deadline urgente, puisque tout doit être mis en place avant le 1er janvier. Cela me laissait 2 mois pour tout préparer. En revanche, impossible de me concentrer à 100% sur le sujet parce que d’autres missions étaient aussi au programme.

3 bonnes raisons de prendre le sujet au sérieux

Le premier gros dossier à gérer pendant la prise de poste est déterminant pour 3 raisons.

D’abord, la confiance en soi. Se planter complètement ou devoir réajuster sur des sujets secondaires est une chose. Mais quand on commence à toucher aux missions déterminantes pour l’entreprise, il s’agit de garder la tête sur les épaules et de se concentrer. Réussir une mission importante permet de prendre confiance en ses propres capacités et de poser des jalons personnels pour la suite.

Ensuite, la confiance que l’entreprise va nous accorder dans le futur. Il est parfaitement humain de juger la performance d’un nouvel employé sur sa capacité à gérer les dossiers importants. Cela ne devrait cependant pas se limiter à ça. Néanmoins, c’est souvent une étape décisive, même si l’entreprise prêche pour le droit à l’erreur.

Pour finir, la gestion du premier gros dossier important peut aussi conditionner le type de missions et la tournure que le poste d’office manager va prendre. Dans mon cas, il s’agit d’un gros dossier RH qui me permet de découvrir des sujets beaucoup plus complexes parce qu’ils s’intègrent dans les fondations de l’entreprise.

Pourquoi c’est important pour soi?

C’est génial parce que je peux constater les ramifications entre plusieurs dossiers et aussi parce que cela me permets de voir si, à priori, ce type de mission m’intéresse.

Quand j’aurai terminé de traiter ce dossier, je serai en mesure de dire si d’autres missions du même type éveillent ma curiosité. Si oui, je pourrai alors mettre en oeuvre différentes choses (lectures, formations, réseau) pour approfondir mes connaissances. Si non, ce sera alors l’occasion de proposer une autre solution (un prestataire extérieur par exemple) pour m’aider ou déléguer entièrement cet aspect.

En discutant avec un de mes patrons les derniers jours, pour qui il ne s’agit pas d’une première expérience d’entrepreneuriat et de gestion d’entreprise, j’ai posé une question. Comment avait-il su, au fil de ses expériences professionnelles, quand il fallait s’arrêter? A quel moment la question de passer à autre chose devenait un sujet sérieux?

Il m’a donné plusieurs critères, mais un a particulièrement retenu mon attention. Pour lui, une des questions principales à se poser est: est ce que c’est toujours fun?

En partant de ce conseil avisé au beau milieu de ma prise de poste d’office manager, alors que tout reste à construire et que les possibilités d’évolution restent encore nombreuses, j’ai décidé de retenir ça. Essayer, être curieux, mais toujours, autant que faire se peut, conserver des activités et des sujets qu’on a vraiment envie de traiter et qui nous amusent.

Parce que finalement, c’est quand on fait quelque chose qui nous donne le sourire, que l’on devient le meilleur à ce qu’on fait.

Comment prendre en charge le premier gros dossier?

D’abord en prenant le temps de poser la situation calmement, même si on est short niveau délai. L’urgence, c’est de prendre son temps! On respire un grand coup et on avance pas à pas. Inutile de foncer tête baissée, parce qu’on prendrait alors le risque de faire les choses dans le désordre, et de finalement perdre du temps.

Dans mon cas, l’idée était d’abord de nous faire aider par un cabinet d’avocat. Malheureusement, le budget qu’on nous demandait pour faire les démarches était trop conséquent.

J’ai décidé de me documenter par mes propres moyens en passant quelques coups de fil et en commandant un livre consacré au sujet sur Amazon. Cela m’a demandé pas mal de boulot en dehors du bureau pour être honnête. Je profitais de mes trajets en transport pour creuser le sujet, mes soirées ont aussi été consacrées aux recherches et j’avais programmé des alarmes sur mon portable pour penser à passer les coups de fil.

Le secret c’est de garder un œil constant sur le dossier. A toi de voir ce qui fonctionne le mieux. Les post-it, les rappels sous la forme d’alarmes, un gros encart rouge en haut de ta to-do list. Peu importe. Mais toujours revenir au sujet au moins une à deux fois par jour pour continuer à le suivre, relancer, avancer.

Et si je suis complètement perdue avec mon gros dossier?

prise de poste décision

La pire des erreurs serait, par fierté ou par peur des répercussions, de garder le silence et de rester seul dans son coin. Quand on manque d’information, de compétence ou d’idée pour gérer le gros dossier, il vaut mieux jouer cartes sur table et le dire.

Dans 99% des cas, si tu as été honnête dès le départ en disant que ce type de sujet est nouveau pour toi, personne ne te reprochera de ne pas savoir. En revanche, on pourra te reprocher d’avoir planté le dossier par manque de rigueur et entêtement à vouloir faire les choses seul, dans l’espoir de prouver quelque chose à toi-même, et aux autres.

Va voir ton patron et dis que tu as besoin d’aide, que tu ignores la démarche à suivre, que tu es perdu face au sujet. Vous pourrez alors réfléchir ensemble à une solution pour trouver une issue favorable, un contact ou une information qui débloquera la situation.

Il est bon d’apprendre à avoir peur, et de le faire quand même.

5. La première demande de congés pour soi

fatigue au bureau

La prise de poste d’office manager est stressante. On a 25 sujets par jour à gérer et au moins quatre fois plus dans la liste des choses pas encore entamées. Alors quand un long weekend de jour férié arrive, les fêtes de fin d’année ou le mariage du cousin Patrick, on hésite à en profiter pour souffler.

Pourtant, l’office manager doit garder un œil attentif sur sa propre jauge de bien-être, parce que on ne remplit pas des verres avec une carafe vide. Tu es devenu en peu de temps une source d’information et un soutien souvent salvateur pour ta direction et ton équipe. Tu déverses chaque jour une dose de bonne humeur, des mots rassurants, des solutions et des idées.

Tout cela n’est possible que si tu es dans de bonnes dispositions pour redistribuer ton énergie et l’utiliser à bon escient. Si tu es sur les rotules, que tu vois ton écran en double et que l’email de la réunion annulée te met la boule au ventre et les larmes aux yeux, alors il est temps de prendre un peu de recul.

La limite des petites pauses en journée

Au bout d’un moment, les petites pauses en journée pour respirer dehors, aller marcher ou s’isoler seront insuffisantes. Tu as besoin de recharger tes batteries pour de bon, que ce soit en dormant plusieurs heures d’affilée, en allant voir ta famille, tes amis, en pratiquant une activité qui te vide la tête ou en quittant la ville pour le temps d’un weekend.

Si tu sens que ton corps ou ta tête ne suivent plus, accorde-toi du repos, et cela même pendant ta prise de poste ou ta période d’essai.

Et s’il me semble que je ne peux pas partir?

Un des principes fondamentaux de tout poste de manager est de savoir mettre en place un système que l’on maîtrise, mais qui peut fonctionner sans nous.

Prenons l’exemple d’un office manager a qui on donnerait toutes les clés de la boutique sur les sujets comptable, RH et bien-être au bureau, sans solution de back up.

Personne n’est infaillible. Que se passera-t-il le jour où, au lieu d’avoir besoin d’une journée pour souffler, tu as un gros pépin qui t’empêche de travailler pendant plusieurs jours ou même plusieurs semaines?

On fait pourtant ce constat alarmant dans bien des entreprises, cela est loin d’être une situation réservée aux office managers.

Je t’encourage donc, dès le départ, à penser en termes de solution de secours. Alors, au moment de prendre une journée de congé pour toi, tu pourras partir l’esprit tranquille en sachant que tout reste sous contrôle.

6. La première fois ou il faut dire non

apprendre à dire non

Ton agenda est hors de contrôle et ta liste de choses à faire un gouffre sans fin? Tu collectionnes les dossiers urgents et rien n’avance par faute de temps? Il est temps d’apprendre à dire non.

Accumuler des tâches sans pouvoir les gérer t’expose à plusieurs risques. D’abord, et c’est le moindre, la surchauffe personnelle. Pas évident de se rendre compte de son efficacité quand on évolue dans un brouhaha de trucs jamais terminés. Pouvoir constater les progrès et l’avancement est un point crucial pour la motivation.

Ensuite parce que au bout d’un moment, les gens vont se rendre compte que tu es sous l’eau et auront du mal à comprendre pourquoi tu t’es engagé à faire quelque chose si tu ne peux pas. Peut-être que tu vas les mettre dans l’embarras parce qu’ils comptaient sur toi pour avancer.

Pour finir, parce que finalement, à part flatter ton ego en exhibant une liste de choses à rallonge dans l’objectif de prouver que tu es indispensable et occupé, ne sert rien d’autre que nourrir ton insécurité personnelle.

Conscience de soi

Tu n’es pas là pour servir à quelque chose ou prouver ta valeur. Tu es là pour être toi et apporter ce que tu as a donner pour contribuer au groupe, à l’équipe, au projet, à l’entreprise. Penses-y une minute et relis cette phrase plusieurs fois au besoin.

Nous avons trop tendance à devenir schizophrène quand il s’agit de trouver sa place professionnelle. Il y a le nous en dehors, à la maison et avec les amis. Et puis il y a le nous au travail, qui doit être au top, prouver, gagner la reconnaissance et être évalué.

Nous sommes trop souvent nos propre juges et prononçons des verdicts bien tranchés, alors que les autres nous voient simplement comme un autre être humain parmi tant d’autres.

Il est primordial d’avoir conscience de soi. Reconnaître ce pour quoi on est bon, ce pour quoi on est moins bon, ce qu’on aime, ce qui résonne avec nos valeurs et ce qui nous laisse indifférent.

Laisser tomber le masque et redevenir une seule et même personne, au bureau ou en dehors, nous fait gagner en énergie, en temps et, à terme, en efficacité. Parce que en étant soi-même, on attire à soi des personnes qui nous ressemblent et on est reconnus pour ce que l’on sait faire et être, sans se forcer.

Dire non à quelque chose qui ne nous inspire pas, que l’on se sait incapable de gérer ou qui ne trouvera pas sa place parmi les autres missions en cours, c’est se respecter soi-même et aussi respecter les autres. On devrait toujours dire oui à une mission si on sait faire, si on veut apprendre ou si l’on veut explorer sans mettre les autres en péril.


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