surcharge de travail
Défi 30 jours

Surcharge de travail: 3 pré-requis et 5 bonnes pratiques pour la dompter

Tu as pris tes fonctions d’Office Manager depuis à peine un mois. La surcharge de travail à déjà frappé à la porte…Tu es sur la bonne voie! Cela fera plus ou moins toujours partie de ton environnement de travail. Tu dois savoir comment dompter la situation.

Dans cet article je vais te présenter des outils et des bonnes pratiques d’organisation pour sortir la tête de l’eau. Encore mieux: ne jamais avoir à retenir ta respiration!

Surcharge de travail: on parle de quoi?

Avant d’aller plus loin, mettons-nous d’accord sur la définition de la surcharge de travail abordée dans cet article. Je mets sous ce terme une situation dans laquelle:

  • Tes to do lists sont interminables, tu ajoutes un sujet toutes les heures en moyenne et ça te saoule.
  • A la fin de la semaine il reste encore tellement de choses en cours que tu as la sensation de stagner et ça te plombe le moral.
  • Tu commences à douter de ta capacité à assumer ton poste d’office manager. Plus tu avances, plus le sommet de la montagne s’éloigne et cela tape fort sur ta confiance en toi.
  • Il devient difficile d’avancer et de faire les choses bien. Tu tentes de satisfaire tout le monde et prouver ta valeur lors de cette période emblématique des débuts. Résultat: tu dis oui à tout, tout le temps.
  • Dès la deuxième semaine à ton poste, tu as compris que si tout le monde arrive entre 9h30 et 10h00 au bureau, toi tu devrais arriver au moins 30 à 60 minutes avant…Et quand même partir à la même heure que les autres le soir.
  • Tes amis, ton/ta conjoint.e commencent à se faire du soucis pour toi…Et pour eux! Car il y a des choses que tu refuses maintenant de faire pour ou avec eux, faut de temps et d’énergie: tes weekends sont une grasse matinée géante.

La surcharge de travail est (quand même) une bonne nouvelle

Ton poste d’office manager est une création de poste? Avoir des dizaines de dossiers et sujets sur ton bureau dès les premiers jours est une bonne nouvelle.

Pourquoi? Parce que cela reflète le vrai besoin d’une personne comme toi dans les murs. Ta mission: voler à la rescousse de ton nouveau boss et de son équipe.

Il y a une certaine tendresse dans cette situation. C’est comme si ta présence redonnait de l’espoir à tout le monde. Les personnes qui viennent à toi ont conscience de la surcharge de travail qui te guette. D’ailleurs, ils commencent leurs phrases par “si tu as le temps”, “est ce que c’est toi qui gères ça maintenant?” ou encore “je peux t’embêter deux minutes?”.

Dans leurs yeux tu trouveras un mélange de détresse, de curiosité, de questionnement et de désir brûlant de t’inclure à leur quotidien. Ils ont envie et besoin de ton aide. Vous avez seulement besoin de définir ensemble, en intelligence et avec exactitude comment tu peux les aider.

Quel regard porter sur la situation?

Au départ, les demandes sont nombreuses et étouffantes. La meilleure façon d’aborder la surcharge de travail est la bienveillance. Prend le temps d’écouter et de poser des questions.

Le sujet est trop gros pour pouvoir l’aborder entre deux portes? Propose tout de suite de fixer un moment pour en parler calmement. Pourquoi pas de se réunir avec les personnes concernées à la pause déjeuner?

Garde toujours en tête que l’office manager est une bouée de sauvetage à laquelle tout le monde essaye de s’accrocher. Tu viens de débarquer au milieu d’une troupe de nageurs professionnels. Ils voient en toi une aide précieuse pour les aider à continuer à nager sans se noyer.

Est ce que c’est une situation impressionnante? Oui. Tu peux te demander si ta bouée va réussir à sauver tout le monde. La surcharge de travail va de pair avec la masse de responsabilités qui s’impose progressivement à ton poste d’office manager.

Est ce que tu peux y arriver? Oui. Bonne organisation, sourire, humour et bienveillance. La surcharge de travail sera bientôt un animal de compagnie comme un autre.

Et si la pression est trop angoissante?

La maîtrise de soi et la gestion du stress doivent faire partie de ta panoplie de compétences. Si ce n’est pas encore le cas, la surcharge de travail est angoissante voir même paralysante.

Il est dévastateur pour ton efficacité, ton moral et ton avenir professionnel d’avoir tant de choses à faire que…Tu ne fais plus rien. Tu enchaînes peut-être les allers-retours entre ton bureau et la machine à café. Quelques sourires distribués au passage pour faire bonne figure, sans savoir par où commencer.

De retour à ton bureau, ta boîte email qui affiche 7 nouveaux messages. Tu passes en revue encore et encore tous ces dossiers qui attendent. Tu vas faire une liste pour être sûre de ne rien oublier, mais tu seras interrompu par…Un nouveau sujet qui arrive.

Le verdict à la fin de la journée? Une belle liste de sujets à traiter.

L’erreur? Avoir négligé le plus important: passer à l’action.

Pourquoi cette paralysie face à la surcharge de travail et comment s’en sortir?

A force de vouloir être sûr de tout traiter, la concentration se porte sur ce qui tourne en boucle: la liste de ces choses à faire.

En réalité, tu dois apprendre à lâcher prise sur le fait de tout contrôler. Même avec la meilleure volonté du monde, il y a des choses qui devront attendre. Inutile de te passer la rate au court-bouillon. Plus tôt tu auras accepté de laisser de côté certaines choses pour le moment, plus vite tu pourras y revenir.

Tu dois apprendre à faire des choix et à gérer tes priorités. Si ce n’est pas déjà fait, je t’invite à lire l’article pour savoir comment définir ces priorités lors de la période de ta prise de poste office manager en cliquant ici.

Se mettre en place pour dompter la surcharge de travail

Avant de devenir Office Manager, je me suis intéressé au développement personnel à temps complet pendant deux ans. J’ai eu l’occasion d’aborder plusieurs facettes de ce domaine, des plus perchées aux plus pragmatiques.

Principes d’efficacité, de gestion du temps et d’adaptation à son environnement. Ce que j’ai appris m’est d’une aide précieuse pendant mon grand défi de prise de poste d’office manager. Je partage avec toi ci-dessous les points clés.

La surcharge de travail, je l’ai vu arriver du fond de l’open space. A la fin de ma première semaine, j’ai passé mon samedi à reprendre un par un les points fondamentaux des meilleures méthodes d’organisation que j’avais étudiées. Pour de vrai? J’étais terrorisée et je voulais reprendre le contrôle le plus vite possible.

Le poste d’office manager devrait servir de terrain de simulation et de test à toutes ces méthodes. La masse d’information à laquelle on est confronté et la demande de résultats rapides sont probablement à leur paroxysme.

J’ai depuis un peu plus de deux mois maintenant un terrain de jeu fantastique. Il me permet d’expérimenter en live les meilleurs principes et de les pousser à l’extrême. Je découvre des failles, j’ajuste au fur et à mesure, mais surtout je combine plusieurs approches et je refuse de rester figée.

3 pré-requis

Avant de te jeter à l’eau, voici trois points à considérer qui feront toute la différence dans ta manière de dompter la surcharge de travail.

Liberté d’organisation

Tu dois être libre de t’organiser comme tu veux et bénéficier d’une totale liberté d’action et de mouvement. Cela inclue de pouvoir aller et venir à ta guise, y compris en dehors des bureaux. Avoir accès à tout ce dont tu as besoin (lieux, matériel etc.). Décider de tes heures de travail.

En général, le poste d’office manager entend ce type de libertés. Néanmoins, s’il s’agit d’une création de poste, tu pourrais avoir à demander une marge de manœuvre plus vaste pour pouvoir t’organiser.

Il te sera utile dans ce cas de mettre en avant ta volonté de dompter la surcharge de travail qui s’annonce pour être le plus efficace possible. Après tout, tu as rejoins l’équipe et l’entreprise pour apporter un soutien global et du confort supplémentaire pour tous: c’est le moment de te faire confiance.

Papier et numérique sont complémentaires

Tu dois avoir la conviction que le papier et le numérique peuvent fonctionner ensemble. Cela t’évitera de sombrer dans le tout papier années 80, ou le tout digital en vogue. La variable écologique de ce dernier est d’ailleurs discutable.

Le temps de l’impression systématique est révolue, cela je te l’accorde. En revanche, tu travailleras plus vite sur un listing imprimé qu’en enchaînant les alt-tab. Aussi, certaines entreprises traitent par exemple encore les factures par La Poste, partout dans le monde (des grosses et des petites structures).

Le piège du tout numérique et de la collection d’applications pour tout et rien, est de te retrouver avec des choses que tu ne regardes jamais…Au risque de les oublier.

En revanche, certains logiciels ou plateformes en ligne te seront d’une aide précieuse. Je pense à 1Password par exemple pour centraliser tous les mots de passe au même endroit de manière sécurisée. Utile si tu as accès aux comptes en banque, aux sites officiels et à 173 autres plateformes par exemple.

Le Slack désormais monnaie courante dans les startups est intéressant. Il a néanmoins ses limites que j’aborderai dans un autre article. Les rappels de réunions sont évidemment à l’ordre du jour, avec les emails bien sûr.

Système D

Pour avancer rapidement et être efficace, le mode de fonctionnement par excellence est le bon vieux système D. La débrouille, la démerde.

Quelques exemples concrets:

  • Besoin d’un carnet et d’un stylo pour t’organiser? Oublie le process interne de commande (s’il existe) et va les chercher toi-même;
  • Ton équipe a besoin d’un rouleau de scotch? Descend vite fait à la supérette;
  • Il n’y a plus de sucre pour le café? Ajoute un paquet dans ton chariot le soir avec tes courses;
  • Il faut renvoyer un petit colis à la Poste mais tu n’as pas de carton sous la main? Achète une boîte à 2 euros sur place;
  • Il n’y a rien pour nettoyer la table de la salle de repos? Rapporte une éponge et un spray nettoyant à la pause dèj’;
  • Le nouveau papier essuie-mains des toilettes est trop fin et une tannée à utiliser? Passe à la pharmacie chercher un gel antibactérien le temps de trouver une autre solution.

Chacun voit les choses à sa façon et je respecte les avis divergents sur la question. Je peux comprendre que l’on considère que tout ce qui relève du travail devrait être pris en charge par l’entreprise directement et que tout devrait bénéficier d’un process interne bien rôdé.

Mais dans les petites structures, les startups, les TPE/PME, on est sur une organisation qui relève plus du mode familial que de la grosse machinerie. Si tu travailles dans ce type de boîte, il est à mon sens essentiel de t’adapter à la situation pour éviter de perdre du temps et de l’énergie. Le secret est de fonctionner comme si tu faisais les choses pour toi et de sortir du cadre entreprise.

Les limites personnelles

S’il s’agit d’équiper complètement le poste administratif, je dirai à mon boss qu’il va falloir investir un petit budget. C’est d’ailleurs ce que j’ai fait dans une des entreprises où je travaille.

En revanche, quand j’ai rencontré les situations citées ci-dessus, je me suis débrouillé. Cela me semblait plus censé que d’attendre le retour de mon patron. Lui expliquer de quoi j’avais besoin. Pourquoi. Obtenir son accord. Récupérer la CB. Passer une commande. Attendre la livraison.

Pour moi, le poste d’office manager est un poste à responsabilités, de confiance et d’engagement. Cela demande de réfléchir différemment et de travailler sa souplesse d’esprit et d’action.

La place de l’office manager

L’office manager est à mi-chemin entre le bras droit du dirigeant et l’employé intégré à l’équipe. Je suis là pour aider ma boîte et mon patron à avancer sur des questions cruciales mais aussi des petits tracas. Comme si c’était chez moi dans une certaine mesure. Il ne m’est pas concevable d’être freinée dans ma mission par des questions d’investissement minimes et à ma portée.

Cette attitude me permet surtout de limiter l’impact de la surcharge de travail en éliminant des étapes qui ne feraient qu’ajouter du stress et de la perte de temps.

En revanche, cette attitude reste possible dans une structure à taille humaine et pour les choses abordables ou personnelles. Offrir le petit déjeuner. Rapporter un paquet de sucre pour la machine à café. Un spray nettoyant et une éponge. Pour moi ça passe. Et pour être honnête, il est rare que je fasse une note de frais pour ce genre de trucs, sauf quand mon budget personnel est limité.

Par contre, équiper la salle de repos en mugs et mettre une plante sur chaque bureau sort de mon champ d’action personnel. Il faut aussi savoir rester pragmatique et à sa place. Chacun est libre de tracer sa ligne où il veut.

5 bonnes pratiques à mettre en place

La surcharge de travail est liée aux mêmes erreurs d’organisation que l’on répète et qui mettent à mal notre efficacité. C’est comme ça que l’on se retrouve en surcharge de travail indomptable. Voici 5 bonnes pratiques pour prendre rapidement de bonnes habitudes.

Elles sont tirées de méthodes d’organisation éprouvées comme GTD (“Getting Things Done” de David Allen) ou encore Pomodoro.

C’est une excellente base pour dompter la surcharge de travail et passer de overbooké noyé à actif et efficace.

1.Des listes d’actions

Le premier réflexe pour affronter la surcharge de travail: faire des listes pour être sûre de ne rien oublier. Seulement voilà, la plupart des tâches sont confuses si on oublie l’étape essentielle qui consiste à passer à l’action.

Voici une liste difficile à gérer:

  • S’occuper du dossier des tickets restaurants
  • Voir pour l’évier de la cuisine
  • Penser au prochain déjeuner équipe

Alors que la même liste tournée vers l’action sera plus claire:

  • Contacter le prestataire de tickets restaurant pour négocier les frais;
  • Demander un devis au plombier pour réparer l’évier de la cuisine;
  • Envoyer un message général dans le Slack/par email pour savoir qui sera là au prochain déjeuner d’équipe.

Gestion de la liste d’actions

Rédiger ta liste d’actions prioritaires devrait être la toute première chose que tu fais le lundi matin. Idéalement en arrivant plus tôt que tout le monde au bureau et avoir le temps de terminer…Avant le tsunami de nouveautés et de questions.

Tu peux aussi choisir de consacrer la dernière heure de ton vendredi à la rédaction de ta liste d’actions pour la semaine suivante. Les sujets sont encore chauds et clairs dans ton esprit ce qui est un avantage.

En cours de semaine, tu travailleras toujours sur la même liste pour l’ajuster, la compléter et la mettre à jour. Par contre, je te conseille de toujours repartir sur une base saine en début de semaine. Cela permet de faire un tri efficace et de dégager les priorités. Par exemple, ce sujet dans ta liste depuis trois semaines et qui prend trop de temps à être réglé.

2.Un suivi efficace

Maintenant que tu as lancé plusieurs actions sur des sujets différents, il convient d’organiser un suivi efficace. Le but: aborder la suite sereinement et dompter la surcharge de travail. De fil en aiguille, le sujet prendra forme et pourra être clôturé.

Personnellement, c’est là que je trouve le carnet et le stylo efficaces. D’un côté la liste des actions à réaliser cette semaine sur une double page. Puis un système de couleurs pour suivre l’avancement.

Le code couleur

Quand une action est lancée et que j’attend un retour, je fais une marque rouge parce que je suis bloquée. Cela veut dire attention ça ne bouge plus et aussi qu’il faudra relancer pour débloquer la situation au besoin.

Quand l’action est réalisée mais qu’elle est suivie d’une autre action pour continuer à avancer le sujet, c’est orange. Je vais alors ajouter la prochaine action à ma liste, sous la forme de quelque chose de concret à réaliser.

Quand la dernière action d’un sujet est terminée et que je peux fermer le dossier, je passe au vert. Cela veut dire que le sujet est clos, que tout est prêt ou que le problème est réglé.

Alternative au papier

Si le papier et le crayon ne sont vraiment pas ton truc, Trello est une excellente alternative gratuite. Tu peux l’utiliser dans ton navigateur internet ou sur ton smartphone à l’aide de l’application.

J’ai d’abord essayé de m’organiser avec cet outil, mais je suis largement plus efficace avec mon carnet papier. Je trouve aussi cela plus pratique pour prendre des notes sur le pouce, lors des appels ou en réunion.

Je suis également convaincue que notre cerveau traite les idées et réfléchit plus rapidement quand on écrit avec un stylo et du papier. Cela crée une connexion entre le mental et le physique que notre cerveau sait reconnaître et adore.

Il s’agit d’ailleurs d’un des bénéfices reconnus de l’écriture en général, qu’il s’agisse de dresser une liste pour s’organiser ou de tenir un journal. En découle une vision plus claire de la situation, un sentiment de reprendre le contrôle et une sérénité globale.

3.Regrouper les actions similaires

Tu gagneras du temps en regroupant les types d’action entre eux. Par exemple si tu as une dizaine d’emails à envoyer sur 10 sujets différents, il vaut mieux les envoyer à la chaîne.

Idem pour les coups de téléphone à passer. Prépare les numéros de tous tes correspondants et isole-toi pour passer tes appels les uns après les autres. Prends soin de prendre des notes pendant tes appels pour pouvoir y revenir.

Dans l’idéal, demande à ton interlocuteur un compte-rendu de votre conversation avec les points importants par email. A la fin de chaque conversation, tu dois pouvoir noter précisément la prochaine action à réaliser.

4. Tout ce qui prend moins de 2 minutes est hors liste

Si tu veux avancer encore plus vite, tu peux décider de traiter les actions rapides au fil de l’eau. Les emails de quelques lignes, préparer une enveloppe, classer une facture. Voici quelques exemples d’actions qui te prendront moins de deux minutes.

En revanche, je te déconseille de classer les demandes en face à face, les réunions “vite fait” et les coups de téléphone dans cette catégorie. Parce que dès qu’une autre personne est impliquée, tu perds le contrôle sur la durée de l’action.

A toi de voir ce qui te convient le mieux. Tu peux stocker les documents à scanner et à classer pendant quelques jours et ajouter cette action à ta liste. Si cette tâche est ponctuelle, tu peux aussi le faire au fur et à mesure. Cela évitera de te retrouver avec une liste d’actions trop chargée.

5. Adopte un minuteur

Une méthode efficace pour les tâches plus longues et qui demandent de la concentration est la méthode Pomodoro. Il s’agit de se concentrer par cycles de 25 minutes sans interruption sur une tâche en particulier. On renouvelle les cycles selon les besoins. On fait des pauses de 5 minutes entre chaque cycle de concentration.

Pour en savoir plus sur la méthode Pomodoro complète, je te suggère de visiter le site pomodoro-technique.fr en cliquant ici.

Les atouts de cette démarche: avancer rapidement sans se disperser. J’ai accompli des petits miracles avec cette méthode. Quand il s’agit de faire des recherches ou de lire un document complexe, je la trouve tout à fait adaptée.

Le désavantage

Impossible de prévoir si quelqu’un va débouler avec une urgence au milieu de ton Pomodoro! En revanche, il est plus facile de dire que tu seras disponible dans 15, 10 ou 5 minutes pour discuter. Mais là tout de suite tu es concentré sur quelque chose.

La majorité des gens seront sensibles à la démarche, d’autant que tu précises avec exactitude quand tu seras dispo. C’est mieux que d’annoncer “je suis sur un truc, je termine et je suis à toi”.

Des dizaines d’applications sont disponibles, dont des choses assez ludiques. La mienne me permet de planter des arbres en fonction de mon temps de concentration dans un petit jardin numérique. Bonus: j’aide une organisation qui plante des arbres pour de vrai. Elles s’appelle Forest, et si tu es sous Android tu peux la trouver ici dans le Google Play Store.

A toi de jouer!

C’est parti! Tu as maintenant toutes les cartes en main pour dompter la surcharge de travail à ton poste d’office manager.

Si tu as des questions, que tu connais d’autres astuces utiles ou que tu veux réagir, tu es libre de laisser un commentaire ci-dessous pour entamer la discussion! Au plaisir de te lire!

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