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Aménager les bureaux: analyse d’une réussite et d’un échec

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J’avais pris mes fonctions depuis moins de 15 jours dans les deux structures dans lesquelles je travaille, quand le sujet s’est invité dans ma to-do list. Au départ, je trouvais ça fun! Cela ne devait pas être bien compliqué d’aménager les bureaux pour les rendre plus conviviaux et cool.

Après tout, j’avais bien réussi à décorer et rendre fonctionnels mes domiciles depuis plus de 20 ans. Même pas peur!

Cela fait plus de 6 mois que j’ai pris mes fonctions d’office manager. Et vous savez quoi? J’ai eu deux expériences radicalement différentes sur le sujet de l’aménagement des bureaux.

Dans une des structures, le sujet était clos en moins d’un mois. Commandes passées, décoration repensée, livraisons réceptionnées, meubles montés. Il a suffit de nous réunir 15 minutes un matin avec un de mes boss pour en discuter et lancer le projet. Il m’a dit ce qu’il voulait pour le gros du sujet. Pour le reste, j’ai eu carte blanche avec un budget à gérer. Simple, rapide, efficace.

Dans l’autre structure, 6 mois plus tard, je n’ai toujours pas terminé d’aménager les bureaux. Je dirais même plus, quasiment rien n’a bougé de ce côté là. Un échec total que j’ai beaucoup de mal à digérer. Cela m’a d’ailleurs valu, à juste titre, quelques remarques de la part de ma direction à mon retour de congés de fin d’année. Les choses avaient traînées. Trop traînées. Beaucoup trop traînées.

Quels ont été les éléments perturbateurs dans l’expérience loupée? Qu’est ce qui m’a permis de vivre une expérience réussie de l’autre côté? Comment puis-je m’y prendre pour reprendre ce sujet en main et amorcer un virage à 180° vers le succès?

C’est ce que je veux partager avec vous dans cet article.

Pourquoi aménager les bureaux est plus compliqué que d’aménager sa maison?

Dans son salon quand on veut bouger les meubles, il suffit de s’y mettre le matin pour avoir terminé en fin de journée. Un coup de perceuse ici, un déplacement de canapé par là, une box wifi rebranchée, une rallonge électrique pour rallumer la télé. Et hop! Nous voilà dans un chez nous tout nouveau, tout beau.

En entreprise, il y a du volume. Les espaces sont plus grands, il y a plus de monde et, surtout, on ne fait pas toujours ce qu’on veut en termes de travaux. Poser par exemple un nouveau luminaire sur l’installation électrique requiert peut-être de faire appel à un prestataire si vous ne pouvez pas le faire vous-même ou vous faire aider en interne. Idem pour démonter les meubles et monter les nouveaux. Installer des étagères au mur etc.

D’ailleurs, de manière générale en termes d’assurance, il n’est pas recommandé de faire ce genre de travaux soi-même. S’il arrivait quelque chose de sérieux comme une électrocution, quelqu’un qui tombe d’une échelle ou se blesse gravement, l’entreprise serait alors mise en cause. Dans les faits, soyons honnêtes, on ne fait pas toujours appel à un professionnel, surtout dans les TPE et les PME.

J’ai expérimenté deux scénarios.

L’expérience carte blanche et participative

Le contexte

Une équipe de 17 personnes réparties sur une surface d’environ 110m2. La surface est découpée en 2 grands bureaux, une salle plus petite qui sert de salle déjeuner et encore 3 bureaux plus petits.

Le projet a émergé vers le mois d’octobre, quand l’équipe s’est soudain agrandie de plusieurs personnes. Nous avons d’abord tourné les tables en interne puis, début décembre, nous nous sommes rendus à l’évidence: il fallait repenser les choses plus en profondeur.

Le déroulement du projet

Comme je le disais plus haut, j’ai bénéficié d’un champ d’action très large pour aménager les bureaux. Une fois que mon boss m’avait fait part de ce qu’il voulait dans les grandes lignes, j’ai ensuite pu laisser libre court à mon imagination. En 48h, les commandes de meubles et déco étaient passées.

La première chose que je note, c’est que j’avais de la main d’oeuvre en interne une fois les livraisons réceptionnées. On s’y est mis à plusieurs dès qu’on avait un peu de temps. Mon boss a ramené sa caisse à outils, accroché des tableaux au mur entre deux rdv, monté des meubles. Toute l’équipe a mis la main à la pâte: vissé, dévissé, collé, décoré et aidé à descendre les cartons aux poubelles.

Bataille de cartons en prime et blagues sur le côté “pas très feng shui” du bordel ambulant, avec des cartons jusqu’au plafond et sol jonché de bouts de meubles et d’outils, une bonne ambiance conviviale!

Le défi que je m’étais lancé était de faire notre apéro de Noël dans nos nouveaux locaux le 14 décembre en ayant commencé le chantier en début de mois: challenge relevé! J’ai pu organiser le début de soirée en interne et tout le monde était ravi d’avoir participé, malgré des plannings de travail hyper chargés en fin d’année.

Bilan de cette expérience

Ce que je retiens de cette mission aménagement des bureaux réussie, c’est que le projet a été porté par toute l’équipe. Bien sûr il y a eu des moments où les gens étaient mal à l’aise et gênés quand la visseuse retentissait lors d’un call avec un client! Mais dans l’ensemble, tout s’est bien passé.

L’expérience semi-déléguée pour aménager les bureaux

Le contexte

25 personnes sur une surface d’environ 120m2 séparée en plusieurs espaces. Un grand open space central hyper lumineux grâce à une verrière au plafond, une kitchenette, une mezzanine, 4 pièces plus petites et un hall d’entrée.

Le sujet de réaménagement des bureaux était déjà existant avant mon arrivée, mais retardé par un autre projet en cours de plusieurs mois: un déménagement pour des nouveaux locaux plus spacieux.

Malheureusement, la direction a des difficultés à trouver des nouveaux locaux et l’équipe accuse le coup. Ils ont besoin de trouver des solutions efficaces pour rendre l’espace agréable et fonctionnel malgré le manque évident de place pour tout le monde.

En revanche, le but est que ces solutions soient temporaires et donc faibles en coût, du fait du projet parallèle de déménagement.

Déroulement du projet

Nous étions au départ deux personnes sur le projet pour aménager les bureaux. Avant la création du poste d’office manager, un des responsables d’équipe avait en effet eu à cœur de prendre ce type de sujets sous son aile.

Nous avons beaucoup discuté, il avait d’excellentes idées déjà bien réfléchies et nous avons même pris le temps d’aller passer une après-midi chez Ikea pour faire du repérage de meubles.

Sur le papier, tout devait rouler. D’ailleurs nous avons mis un gros coup de collier en réunissant toute l’équipe un matin pour une grande séance de tri. L’objectif était, une fois ce qui ne servait plus enlevé, d’avoir une idée plus précise du volume à stocker. C’est chose faite! Mais cela ne résout pas notre problème de fond: aménager les bureaux pour stocker tout ça proprement.

Là où nous avons perdu un temps considérable, c’est sur la recherche de la solution parfaite.

Des décisions prises étaient remises en question à la dernière minute, alors que la direction avait déjà donné son accord. La recherche de meubles parfaitement adaptés à nos besoins, le moins cher possible, jusqu’à partir dans des projets de montage, découpe et fait maison nous a pris un temps considérable pour rien. Un pas en avant, deux pas en arrière.

De plus, nous avions tout de même mon collègue et moi d’autres sujets à gérer à côté. Tout cela ajouté à ma présence la moitié du temps, nous avions la très désagréable sensation de ne pas avancer. Et nous avions raison.

Nouvelle deadline

En novembre, notre direction nous a lancé un ultimatum. Le projet réaménager les bureaux devait être clos avant la fin de l’année. Mais c’était sans compter sur le nombre incalculable de choses à penser et à articuler:

  • Choisir quoi garder et quoi remplacer
  • Sélectionner des nouveaux meubles
  • Prévoir les travaux d’aménagement éventuels
  • Trouver la décoration qui plaira à la majorité
  • Inventer des espaces de stockages
  • Créer de nouveaux espaces de travail et de réunion
  • Penser à l’arrivée éventuelle de nouveaux collaborateurs
  • Trouver un moyen de se débarrasser de l’ancien mobilier
  • Réaliser les travaux nous-même afin de garder un budget raisonnable
  • Inclure des rangements personnels
  • etc.

Le projet pour aménager les bureaux avait muté en quelque chose de trop gros pour être porté et réalisé. De nouvelles idées venaient s’ajouter toutes les semaines. Autant vous dire que nous nous sommes noyés et n’avons pas réussi à satisfaire les délais demandés. Puis les grèves de transports sont arrivées et avec elles le rush et les congés de fin d’année.

Game over.

Compte-rendu de début d’année

A la rentrée, ma direction n’était pas très contente de l’absence de résultat. Cela a été un moment douloureux pour tout le monde. Mon collègue s’est vu retiré le projet pour me laisser gérer seule. Mon efficacité a été remise en cause, ce qui est rarement agréable. Bref, l’année ne débutait pas super!

Une fois seule aux commandes, j’ai décidé d’y aller étape par étape en redécoupant le projet en morceaux plus petits, donc plus digestes et maniables. Je voulais commencer par le coin cuisine, puis le bureau de mes patrons, la mezzanine ensuite (qui est aussi notre coin repas) et terminer avec l’aménagement d’une des salles qui s’est pour le moment transformée en débarras.

En route vers un nouvel échec?

Mon plan était sans doute loin d’être parfait, mais je pensais qu’il tenait la route. Malheureusement, je ne parviens pas à le mettre en place. Il est de nouveau question de tout faire en même temps afin d’aller plus vite et que ce soit plus économique, mais aussi d’attendre d’autres décisions avant de faire quoi que ce soit.

Cette contradiction est, selon moi, précisément ce qui nous retarde déjà.

Néanmoins j’exagère un peu car tout n’est pas si sombre! Nous avons quand même réussi entre temps à implémenter des choses très sympas qui ont boosté le moral des troupes.

Une sélection de fruits frais hebdomadaires. Des gourdes en verre et bambou customisées. Des nouvelles poubelles plus adaptées à notre volume de déchets que je vous ai partagées sur Instagram.

Nous avons fait faire de nombreux devis pour tenter de trouver la solution la plus économique. Il faut dire que certains de nos projets sont de taille comme celui de faire poncer et revernir le plan de travail de la cuisine et même de repeindre le mur. Cela ne se décide pas comme accrocher une étagère au mur.

Comme les équipes sont occupées, il me faut aussi trouver de la main d’oeuvre pour m’aider à démonter, remonter, percer, accrocher. Tout cela a un coût non négligeable qui fait s’envoler le budget. La recherche de la meilleure solution est chronophage.

Alors, je fais quoi?

Je continue à avancer pas à pas. Les choses ne vont pas assez vite pour moi, mais les gens sont heureux des améliorations déjà apportées. Ma direction a d’ailleurs aussi pris le temps de me remonter la satisfaction de l’équipe sur d’autres sujets. C’est important de rester motivé en prenant aussi du recul sur ce qui s’est bien passé, afin d’éviter de rester le nez dans la situation qui n’avance pas. J’ai aussi la chance d’avoir une direction bienveillante et parfaitement consciente des freins qui retardent le projet.

J’avoue avoir une tendance à l’impatience sur ce genre de sujets, surtout après l’expérience express dans l’autre structure!

Mais c’est aussi à moi de me rendre compte que les challenges ne sont pas les mêmes. Il y a d’une part plus de monde et nous partons de plus loin. Il y a un vrai problème de place et de stockage qui, pour le moment, ne trouve pas de réponse.

C’est à moi de faire une distinction nette entre le premier projet et celui-ci. Les besoins sont différents. Les personnalités aussi. les décisions ne sont pas prises de la même manière.

Au final, il n’y a pas une situation meilleure que l’autre. Juste une situation où, manifestement, je suis pour le moment moins à l’aise et moins compétente pour faire avancer les choses.

C’est pourquoi j’ai décidé de monter en compétences, d’apprendre, de tester d’autres choses et de rebondir sur les échecs passés de ce projet pour aménager les bureaux.

3 actions concrètes

J’ai commandés des cartons de déménagement pour continuer à vider les meubles dont nous ne voulons plus et pouvoir stocker les choses plus proprement. L’espace de stockage supplémentaire est encore manquant, mais au moins nous aurons une idée plus précise de ses futures dimensions.

J’ai plusieurs devis à revoir avec ma direction qui prendra la décision finale. D’autres éléments fonctionnels vont faire leur apparition comme une grosse boite en cuivre avec une pelle pour stocker le café et remplir la machine plus facilement.

Enfin, j’ai envie de me pencher sur les compétences professionnelles des décorateurs d’intérieur. En effet, ce métier consiste certes à trouver des idées de déco sympas, mais aussi à apprendre à analyser les espaces pour les exploiter au mieux.

Je vais donc me diriger vers l’apprentissage de cette nouvelle corde à mon arc et je ne manquerai pas de vous partager ce que j’apprend au fur et à mesure.


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