Les coulisses d’une organisation de séminaire: retour d’expérience

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Au moment où j’écris ces premières lignes, il est 2h46 du matin. Nous sommes à J-2 avant le séminaire. Le trac commence à monter. Dans quelques heures je prendrai le train pour monter sur Paris rejoindre ma collègue afin de finaliser les derniers détails. Dans moins de 30h, si tout va bien, nous devrions tous être dans le TGV destination la plage, le paddle géant, la bouée tractée derrière un bateau et bien sûr, le concours de ping pong et de pétanque. Je célèbre ma toute première organisation de séminaire.

Je vous partage dans cet article les coulisses d’un séminaire pour 40 personnes.

L’équipe organisation de séminaire

Déjà, soyons clairs. Je n’ai pas fait ça toute seule! Depuis le 1er septembre j’ai l’immense joie d’accueillir mon binôme sur le pôle Office Management: Sarah. Nous nous sommes donc toutes deux jetées corps et âme dans l’organisation de séminaire deux jours après sa prise de poste. Je dois vous avouer, je lui tire mon chapeau. Parce que à ce stade on ne parle plus d’une baptême du feu, mais d’un incendie incontrôlable.

Ensuite, j’ai fait appel à des prestataires pour nous aider. D’abord trouver le lieu, l’hébergement pour 40 personnes, puis faire des recherches d’activités sur place, gérer la réservation du transport, trouver les restaurants…On n’a pas idée du nombre de choses auxquelles il faut penser.

Chose importante à garder en tête: ce n’est pas parce qu’il y a un séminaire à organiser que les Office Managers peuvent arrêter de faire tout le reste! Au moment du top départ organisation, nous étions aussi en pleine rentrée du mois de septembre et dans le catch up après les vacances. Impossible donc de simplement passer nos journées à choisir entre lac ou plage, poulet grillé ou tarte aux légumes, match de foot ou concours de pétanque.

Nous avons eu la chance de partager notre projet avec Delphine et Martin de chez Kymono Life qui m’ont été présentés par Louis de chez Tibby! Vous trouverez à la fin de l’article leurs coordonnées pour les contacter si vous aussi vous souhaitez organiser un évènement interne pour votre équipe, faire un Miracle de dernière minute ou encore inviter votre tribu à vivre une expérience de séminaire sur plusieurs jours.

Une organisation de séminaire fluide?

Est ce que tout a été rose et fluide lors de l’organisation de séminaire? Oh Mazette…Non.

Nous sommes tous allés de surprises en déconvenues. En revanche, la pression est beaucoup plus gérable quand on est plusieurs sur le projet. Une bonne dose d’empathie les uns pour les autres en gardant en tête que tout le monde fait de son mieux. Des allers retours rapides (autant que possible) pour avancer d’un pas chaque jour. Nous avons Delphine, Martin, Sarah et moi formé une sacré équipe lors de cette organisation.

Même quand l’intégralité de nos activités qui devaient prendre une demi-journée sont tombées à l’eau, enfin justement non parce que la marée basse nous empêchait de réserver, nous avons réussi à trouver des solutions. Moins de 48h avant le départ nous avons réalisé qu’il manquait des billets de train: nous avons remédié. Quand la météo a continué de nous donner des sueurs froides, nous avons fait face et trouvé des idées de replis.

Cet article sera rédigé pour la suite à la manière d’un journal de bord. Je vais prendre soin de documenter chaque journée pour vous les partager, de J-1 jusqu’au retour. Je suis certaine qu’il y aura de belles histoires, de magnifiques moments et aussi forcément des galères! Espérons pas trop grosses.

Bienvenue dans les coulisses de l’organisation d’un séminaire en entreprise.

J-1 : on peaufine les derniers détails de l’organisation de séminaire

Nous voici dans les bureaux vides en ce dimanche après-midi pour peaufiner les derniers détails de l’organisation de séminaire. Oui, un dimanche. Que voulez-vous que je vous dise. On l’aime fort, notre tribu. Déballage des cartons cachés un peu partout depuis une semaine. Confection des sacs de goodies. Derniers coups de tampons sur les enveloppes de jeu pour notre animation phare.

A 19h, tout est prêt. Les cadeaux des concours de pétanque et de ping pong, les bouteilles d’eau, la pancarte imprimée spécialement pour l’occasion et que l’on compte faire signer à tous les participants pour rapporter un joli souvenir. Le tout bien ficelé sur nos deux petits diables de voyage achetés spécialement pour l’occasion. Direction ma chambre d’hôtel à deux minutes de la gare pour stocker le tout.

Une fois sur place, je me rends compte de l’ampleur de la tâche qui nous attend demain matin. Sarah doit passer chercher le petit déjeuner pour 40 personnes à 6h15 à la boulangerie avant de revenir m’aider à tout transporter dans le hall de la gare, au point de rencontre donné au groupe pour 7h00. Entre ses propres affaires pour 3 jours, les miennes et le petit dej, je ne donne pas cher de notre peau.

Je décide donc d’envoyer un message à notre boss pour demander un coup de main photo à l’appui: « Dis…Tu serais chaud comment pour être à 6h30 à Montparnasse demain matin? :p On a besoin d’un coup de main stp! ».

Réponse: « Deal 😉 « .

Il est top, notre boss.

J1 – Le grand départ

Tout le monde est à l’heure! Incroyable mais vrai. J’avoue avoir pris une marge horaire sérieuse: rendez-vous à 7h00 pour un train prévu à 7h52. Large, quoi. En tout cas ça tombe bien, parce que nous accueillons en ce premier jour de séminaire plusieurs personnes qui font aussi leur premier jour dans la boîte! Sympa l’onboarding nan?! Cela leur a donc permis de rencontrer quelques personnes avant le top départ.

Martin de chez Kymono Life est venu nous aider à organiser la montée à bord du train parce que un groupe de 40 c’est difficile à gérer. Nous y arrivons dans un élan de fluidité absolu et à 7h52 tout le monde est assis à sa place. Le train démarre et nous soufflons un bon coup avec Sarah, face à cette première étape remportée avec brio.

Nous avons prévu plusieurs interventions pendant le trajet qui doit durer 3h. D’abord la distribution du petit déjeuner, puis des sacs de goodies. A l’intérieur des sacs, des enveloppes énigmatiques les attendent: un puzzle à reconstituer tous ensemble.

L’image à faire apparaitre n’a pas été choisie au hasard et recoupe avec une grande annonce que nous devons faire le lendemain: notre déménagement pour des nouveaux locaux! La particularité de ces nouveaux bureaux est la présence d’un bar géant où nous pourrons organiser des events, mais aussi inviter les clients à boire le café ou tout simplement nous poser pour discuter dans la journée. Le puzzle est donc un bar avec un barman en train de servir un cocktail. Assez pour soulever des questions sans donner la réponse.

Il y avait deux options. Soit l’exercice ne prendrait pas du tout, soit notre Team se chaufferait et plierait le game en peu de temps. Ils ont choisi la seconde option en regroupant toutes les pièces sur un carré à quatre personnes pour pouvoir se mettre autour. J’ai envie de dire évidemment.

Elle est top, notre Team.

Seconde partie du voyage

Notre voyage est en deux étapes. D’abord le train, puis on termine en car pour 45 minutes. Notre second boss a prévu une animation lors de la dernière ligne droite pour mettre un peu d’ambiance: appeler des groupes de personnes au micro pour chanter une chanson personnalisée. Grosse partie de rigolade lors de laquelle nous avons appris que non pas une mais deux personnes parlent le russe!

Le voyage est court et j’en profite pour faire quelques annonces concernant l’organisation à l’arrivée. Delphine de chez Kymono Life nous attend sur place et nous guide à merveille vers notre destination: un lieu magique conçu spécialement pour accueillir des groupes autour de la thématique du surf et de la plage. Vous avez deviné: nous sommes à la mer!

Les premières activités

Une fois tout le monde changé en tenue de plage, nous partons déjeuner dans un restaurant qui nous réserve un accueil au top.

Apéritif servi sur la terrasse, nous lançons notre jeu phare pour ces trois jours: le jeu du killer. Nous allons distribuer des missions secrètes à chacun qui consistent à « killer » un collègue désigné en lui faisant faire quelque chose sans qu’il ne devine qu’il est en train de se faire avoir. Par exemple: réussir à lui faire répéter trois fois une phrase d’affilée, ou encore marcher avec un objet en équilibre sur la tête. Lorsque l’on « kill » sa cible, on récupère sa mission et on l’élimine. Le but du jeu est de « killer » un maximum de gens avant de se faire soi-même éliminer.

Je sors ma plus belle voix qui porte au loin pour expliquer les règles du jeu avec notre collègue qui nous a soufflé l’idée du jeu. La tribu est convaincue et nous sentons que ce jeu pourrait devenir un vrai point de ralliement. Nous ne savons pas encore à quel point cela va se transformer en un déluge de rires, de stratégie, d’alliance et de fun.

Nous terminons de déjeuner, un poil en retard sur le planning! Par chance Delphine est à nos côtés pour veiller au grain et nous aide à décaler de 30 minutes le début des activités de l’après midi. Au choix: du paddle géant sur la mer ou un tour de bouée tractée derrière un bateau. Celles et ceux qui ne se sentent à l’aise avec ni l’un ni l’autre sont aussi prévus: nous mettons à disposition des jeux de plage (ballons, filets etc.) pour qu’ils puissent profiter du cadre.

Les activités nautiques

Au final, peu de gens décident de ne faire ni le paddle ni la bouée. Nous formons les groupes et partons vers nos destinations respectives.

Sur le papier, ces activités sont fun et nous avons pris soin de les sélectionner parce qu’elles devraient être accessibles même aux moins sportifs d’entre nous. Je dois vous avouer qu’il y a eu quelques surprises!

La paddle s’est révélé être extrêmement physique compte tenu du lieu, de la marée haute et de l’organisation: des grosses vagues pas vraiment adaptées aux débutants et un accompagnateur un peu dépassé par les évènements. Par chance, personne n’a été gravement blessé. Mais il y a quand même eu une rame cassée et quelques écorchures!

Du côté de la bouée tractée, c’était vraiment fun mais aussi hyper physique de devoir s’accrocher à la force des bras et de se faire éjecter dans l’eau à grande vitesse! En revanche notre accompagnateur était rodé à l’exercice et nous avons été super biens encadrés. Tout le monde a passé un bon moment et est revenu enchanté (avec aussi quelques bleus à cause des chutes!).

Nous rentrons en fin d’après midi prendre nos chambres, nous doucher et nous poser un peu avant la suite. Malgré les péripéties vécues dans chaque groupe, tout le monde est sous le charme de ce premier après-midi. On voit de larges sourires se dessiner sur les visages et des amitiés se former ou se renforcer.

Ce fût le premier instant lors duquel je me suis dis: on a vraiment bien fait d’organiser tout ça. La Team a besoin de se retrouver, une vibe ultra bienveillante et positive entoure notre groupe, le cadre s’aligne à merveille avec ce que nous voulions créer. Les voir former si facilement une cohésion forte dès les premières heures est une immense satisfaction.

La grosse soirée

Cette première soirée est prévue pour être notre grosse fiesta. Nous avons privatisé un espace juste devant la plage pour l’occasion. Nous nous y attablons d’abord en terrasse, mais la pluie décide de s’inviter au menu. Pas de problème, tout est prévu. Nous nous réfugions à l’intérieur pour déguster les nombreuses planches de crudités, houmous, charcuterie, magrets, desserts maison et frites prévues pour satisfaire tous les palais. Par chance, l’averse ne dure pas trop.

Des tickets pour le bar ont été distribués en amont pour permettre à chacun de consommer ce qu’il souhaite (et aussi tenir le budget sous contrôle).

La soirée est top et le jeu du killer bât son plein! Tout le monde tente sa chance face à son adversaire désigné, certains font des alliances pour tenter de killer les cibles les plus difficiles. On chante, on danse, on rit (beaucoup). Un de nos boss décide de se donner pour mission d’aider les autres à killer leurs cibles. Il élabore des stratagèmes machiavéliques dont je serai d’ailleurs la cible! Mon dieu que j’ai ri.

A un moment de la soirée, je m’arrête pour savourer cet instant. Il y a tout juste deux ans, nous étions 9. En cette belle soirée d’été indien face à la mer, nous sommes 40. Ca fait quelque chose. C’est beau. C’est émouvant. Ca fait tellement de bien de tous les retrouver après ces mois de confinement et de distance. De les voir rire aux éclats et (ré)apprendre à se connaître.

Je l’aime fort, ma Tribu. Je vous ai déjà dit qu’ils sont au top? 😉

J2: chill et grandes annonces

La soirée s’est poursuivie jusque tard dans la nuit. Malgré tout, tout le monde est au rendez-vous à 10h00 pour les activités au choix du matin: yoga sur la plage ou cours de surf.

Le yoga se passe super bien et Sidney est aux petits soins avec nous. Au programme une session de yoga plutôt douce et relaxante, quoique tonique par moment compte tenu de la fatigue de la veille! Nous passons un excellent moment et certains décident de rester se baigner après le cours.

Du côté du surf, on prend les mêmes et on recommence! L’activité est cool, mais difficile pour les débutants. Tout le monde revient entier, j’ai envie de dire un peu miraculeusement! Après la rame de la veille, c’est à présent une planche qui se casse en deux. Plusieurs se font de belles frayeurs dans les rouleaux. Nous étions sous une bonne étoile lors de ce séminaire! Ils passent tous quand même un excellent moment et finissent par rire de leur expérience.

Nous décidons d’annuler les activités de « speed dating pro » prévues juste après. Tout le monde est fatigué et quelques uns ont besoin de faire une sieste, de vérifier leurs emails ou de répondre à des clients. Nous laissons tout le monde tranquille et conservons seulement l’intervention de nos trois dirigeants pour le milieu d’après midi. Ils ont en effet de grandes annonces à faire! Les gens se regroupent naturellement, en profite pour continuer à apprendre à se connaître et apprécient de se poser dans le jardin ou sous la pergola de la résidence pour travailler ou chiller.

Le déjeuner est convivial et le Team Meeting se passe super bien. Tout le monde est sous le charme de notre déménagement annoncé et des projets à venir. La signification du puzzle est enfin révélée! Prochaine étape: le concours de pétanque et de ping pong en fin de journée.

Avec Sarah ces moments sont consacrés à terminer d’organiser quelques déplacements prévus la semaine suivante, fignoler l’organisation des concours de ce soir et guider 2 de nos participants pour leur départ anticipé car ils ont des impératifs et doivent rentrer avant nous. On en profite pour passer voir un peu tout le monde pour recueillir les avis et s’assurer que tout va bien.

Seconde soirée

Nous servons l’apéritif et débutons les concours de pétanque et de ping pong vers 18h30. Là encore, de franches rigolades, mais aussi un esprit de compétition qui commence à s’installer! Certains se trouvent un talent pour le lancé de boules, d’autres pour la raquette!

Le dîner est servi, le bar à notre disposition. Nous profitons de l’ambiance relaxante de l’endroit sur des rythmes ensoleillés.

A minuit, fermeture annoncée (et prévue) du bar et des espaces communs. Nous remettons la fin de la finale de pétanque au lendemain matin et les plus courageux se dirigent vers la plage pour terminer la soirée.

Le J2 se termine. Nous repartons demain, des souvenirs et de nouvelles amitiés déjà plein nos valises.

Dernier jour

La matinée est consacrée à des ateliers découverte de notre nouveau produit avec l’équipe en charge de son développement. Tout le monde est intéressé et curieux, un beau moment de cohésion.

Nous adaptons les speed datings laissés de côté la veille pour proposer à tout le monde d’échanger simplement autour d’exemples de questions. J’avais imprimé des listes d’idées de questions à poser pour les inspirer. Ni une, ni deux des tableaux Excel ont commencé à fleurir un peu partout pour regrouper les réponses! Un de nos boss a en effet annoncé qu’un quiz serait lancé dans le car du retour et qu’il y aurait un cadeau à la clé pour le gagnant ou la gagnante qui connaîtrait le mieux ses collègues!

Le dernier déjeuner est un pique nique préparé par nos hôtes. Nous proposons de faire deux groupes: ceux qui veulent aller profiter une dernière fois de la plage, et ceux qui préfèrent rester dans le jardin de l’hôtel.

Nous commençons à regrouper notre matériel avec Sarah car le retour approche. Distribution d’arnica et de dolipranes pour soigner les petit bobos. On vide le frigo mis à notre disposition et on dit au revoir à la super équipe qui nous a accueillis.

A 14h30, le car nous attend.

Départ et retour

Le dernier voyage en car est l’occasion de distribuer les lots aux gagnants des différents concours! Le ping pong, la pétanque et le killer! Notre boss lance le quiz final.

C’est un peu fatigués (et courbaturés!) que nous grimpons dans le train. Pas d’activité prévues pour le retour et c’est tant mieux! Les gens travaillent un peu sur leurs ordinateurs ou en profitent pour faire une sieste.

Nous arrivons à Paris à 19h et c’est le moment de se dire au revoir sur le quai. Chacun rentre chez soi le sourire aux lèvres, les yeux un peu cernés, mais la tête remplie de bons moments. La ligne d’arrivée de l’organisation de séminaire est franchie.

Les retours à chaud

De mon côté, j’enchaîne avec un autre train pour rentrer sur Lyon. Une fois installée, je m’aperçois que des messages ont été postés sur notre chat interne.

La pression des derniers jours retombe, je suis fatiguée et comblée par la réussite de ce séminaire que nous avons mis tant d’amour à préparer avec Sarah. Alors quand je découvre le tsunami de messages nous remerciant pour ces trois jours de folie et pour notre organisation de séminaire parfaite, l’émotion me submerge.

Ils sont tous ravis de cette expérience et nous envoient des tonnes d’amour et de remerciements, y compris nos boss. J’en profite pour les remercier à mon tour d’avoir fait vivre ce séminaire de la plus belle des manières: en étant bienveillants les uns envers les autres, en restant eux-mêmes et en étant tout simplement géniaux.

Je prends soin de mettre Sarah à l’honneur parce que je mesure la difficulté de la tâche et salut notre merveilleux début de collaboration. J’ajoute un grand merci à nos dirigeants, d’abord pour nous avoir offert ce séminaire, ensuite pour nous embarquer avec eux dans cette aventure qui ne cesse de nous surprendre.

Je suis une OM fatiguée, mais comblée.

Bilan de l’organisation de séminaire

Le bilan est sans appel: ces trois jours ont été une réussite totale. Oui il y a eu des expériences surprenantes lors des activités, mais nous avons su puiser dans notre esprit d’équipe pour en faire du fun et des bons souvenirs.

Niveau organisation de séminaire pure, cela demande du temps. Avec le recul, nous avons vraiment bien fait de faire appel à Kymono Life pour nous aider à organiser tout ça parce que nous avions déjà fort à faire pour mettre sur pied les activités de cohésion, les jeux et la logistique parallèle.

Nous avons mis 10 jours avec Sarah pour monter les jeux, recevoir les goodies ou encore ficeler le programme. Heureusement, notre boss était aussi là pour nous aider à organiser certains aspects. Il a fallu faire plusieurs sondages auprès des équipes pour réserver les activités en amont, gérer la répartition dans les chambres, créer les équipes de pétanque et de ping pong, savoir s’il y avait des restrictions alimentaires ou encore collecter les contacts d’urgence au cas où. Puis il a fallu se repencher sur les menus pour vérifier que tout allait bien, gérer les ajouts mais aussi les désistements de dernière minute ou encore les solutions de replis en cas de mauvaise météo.

Alors quand je vois le temps que nous avons mis à faire tout ça, aussi parce que nous devions gérer tout le reste à côté, je me dis que nous n’y serions pas aussi bien arrivé sans un coup de main extérieur.

Comment réussir votre séminaire, et le reste

On se demande souvent ce qui fait qu’une boîte tourne bien.

Je vais vous le dire: c’est votre équipe qui fait tout. Les liens qui se tissent, les personnalités qui savent vivre ensemble malgré leurs différences. Ce sont les gens qui font le succès d’une boîte, la manière dont vous les accompagnez dans leur évolution, ce que vous faites pour qu’ils se sentent à la fois en confiance avec vous et eux-mêmes et bien sûr les capitaines du navire qui donnent l’exemple en étant eux-mêmes accessibles, bienveillants, humains.

Nous faisons un métier épatant en tant qu’OM. Prendre le temps de connaître chaque personne pour lui donner l’opportunité de s’épanouir au quotidien. Participer à l’intégration des nouveaux Team Players en les choisissant pour leurs compétences métier certes, mais aussi pour le fit qu’ils auront avec les autres.

Je mesure ma chance d’être l’OM d’une Team de ouf, d’être arrivée presque au début de son histoire et de la voir grandir si rapidement tout en conservant une incroyable facilité de communication, d’évolution, de soutien les uns envers les autres. Ici, on est en sécurité et on peut compter sur ses collègues, et ses boss.

Je vous ai dit qu’ils étaient géniaux? ; )))

Vivement Noël.

Contacts utiles pour vous aussi organiser un séminaire ou un event de folie pour vos équipes

Kymono Life

Contactez Martin par email: martin@kymono.co

Visitez le site de Kymono Life en cliquant ici

Tibby

Contactez Louis et sa Team par email: hello@tibby.co

Ou par téléphone au 06 67 90 16 84

Visitez le site en cliquant ici

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