L'Office Manager est un couteau suisse: un mythe à guillotiner?

« L’office manager est un couteau suisse. »

« L’office manager doit savoir tout faire. »

« L’office manager est une super assistante: mi-directrice, mi-maman, mi-RH, mi-comptable, mi-assistante personnelle, mi-organisatrice d’événement, mi-femme de ménage. »

L’office manager en a surtout raz la to-do list qu’on la prenne pour un planning de tâches ingrates perpétuel.

Pire.

En partant du principe que l’office manager est le couteau suisse de l’entreprise, on lui fait un affront en lui retirant la moitié de son âme.

Dans Office Manager, il y a certes office.

Assez précis pour délimiter une zone. Assez vague pour englober tout et n’importe quoi. Quand on entend office, on entend services généraux. C’est la partie « mains dans le cambouis », le couteau (suisse ou pas) entre les dents.

Mais dans Office Manager, il y a aussi Manager.

L’office manager n’est pas un couteau suisse.

Je vais vous le prouver dans la suite de cet article. Ce mythe mérite d’être guillotiné. Il en va de l’avenir professionnel de milliers d’office managers là dehors.

Je vais aussi vous faire passer la terrible épreuve de l’organigramme qui risque de vous empêcher de dormir pendant plusieurs jours.

Mais avant, revenons à votre situation actuelle parce que je dois vous expliquer un truc important.

La petite histoire de l’office manager qui se prenait pour un couteau suisse

Tu rêvais de décrocher un poste d’office manager. La diversité des missions te faisait rêver. Les responsabilités multiples te laissaient entrevoir un avenir professionnel enrichissant.

Tu as commencé par répondre aux annonces emploi en souriant. « Recherche couteau suisse pour s’occuper des bureaux. »

Tu ne manquais pas de mettre en avant ta passion pour la diversité lors des entretiens. A cela, tu t’appliquais à mettre en parallèle les différentes cordes de ton arc de compétences. Tu sais organiser, gérer, ranger et communiquer.

Tu as fini par décrocher le précieux contrat de travail. Cartes de visite en main, tu es fière d’être le nouveau couteau suisse de l’entreprise.

Des débuts qui chantent, les lendemains qui déchantent

Dès la première semaine, on t’a confié des sujets dans tous les sens.

Réorganiser la cuisine. Aller faire les courses pour la réunion à l’heure du déjeuner. Classer les archives. Rattraper l’administratif en retard. Tu arrivais même plus tôt le matin pour t’assurer que la cuisine était propre.

Les semaines ont passé et tu es mitigée sur ton expérience d’office manager. Enchantée d’être au cœur de l’équipe, mais aussi frustrée de ne pas réussir à voir le bout de ta to-do list.

Qu’est ce qui s’est passé?

Comme tu te prends pour un couteau suisse depuis le début de ton aventure, tout le monde pense qu’il peut t’utiliser à sa guise.

Tu gardes cette étiquette de couteau suisse scotchée dans le dos. Puisque tu es l’instrument, tu prends à cœur de tout faire toi-même. Ce sont les autres qui te délèguent des choses à faire.

Toi, tu es le bout de la chaîne.

Personne vers qui se retourner pour déléguer à ton tour.

Tu es devenu un outil certes indispensable, mais que tout le monde s’arrache. Tes rouages commencent à être grippés. Les utilisateurs ne font pas attention. Ils te rendent dans l’état où tu finis, pas dans l’état où il t’ont trouvée le jour où tu as franchi la porte pour la première fois.

Quand vient la fin de journée, tu mets un peu d’huile sur tes articulations de couteau suisse en rentrant chez toi.

Tu panses tes propres blessures. Tu reviens le lendemain matin avec un camouflage parfait: nul ne voit tes cicatrices derrière ton sourire. Ni ta do-do list qui s’allonge, longue comme une journée sans café.

Tous continuent à t’utiliser comme si tu n’allais jamais casser.

Et tu sais quoi? En fait les couteaux suisses sont plutôt nombreux dans le commerce. Quand tu finiras par perdre un ressors et à être inutilisable, un autre couteau suisse viendra prendre ta place, ou te rejoindre dans le meilleur des cas.

Être un office manager couteau suisse ne garanti pas ton succès

Suivre cette idée commune est un gouffre à énergie. Pire. C’est le cimetière de tes ambitions professionnelles.

Devenir un couteau suisse finira par avoir ta peau. Il faut que tu arrêtes de te prendre pour un instrument.

En tant qu’office manager, tu incarnes à la perfection la 11ème loi du pouvoir de Robert Greene:

Rendez-vous indispensable.
Pour garder votre indépendance, vous devez faire en sorte que l’on ne puisse se passer de vous. Plus on compte sur vous, plus vous êtes libre. Tant que vous serez le garant du bonheur et de la prospérité des autres, vous n’aurez rien à craindre. Faites en sorte qu’ils n’en sachent jamais assez pour se débrouiller seuls.
POWER – Les 48 lois du Pouvoir de Robert Greene

En route vers la réussite professionnelle? Cela ne fait pas de doute.

Au lieu de rester un instrument, il est urgent de relever fièrement la tête. Oui, tu es formidable. Intelligente. Débrouillarde. Curieuse. Bienveillante. Indispensable.

Non, être considérée comme un ustensile de cuisine ne te rend pas justice.

L’heure est venue de te réapproprier la partie Manager de ton poste d’office manager.

C’est quoi un manager?

« Le vocabulaire français dispose d’une grande diversité de termes pour exprimer finement la notion anglophone de manager, parmi lesquels : gérant, gestionnaire, dirigeant, directeur ou directrice, responsable, cadre, administrateur ou administratrice, chef de service, chef d’équipe, entraîneur, chef de projet. »
Source: le bon vieux Wikipedia

L’objectif? Ne plus ÊTRE le couteau suisse.

Mais la PROPRIÉTAIRE RESPONSABLE du couteau suisse.

Un nouveau point de vue sur ton poste d’office manager

A partir de maintenant, tu n’incarnes plus l’instrument qui passe de main en main pour régler le moindre problème. Tu es la propriétaire et l’ingénieur du système qui permettra de régler ces problèmes.

Tu n’es plus le couteau suisse. Tu es à la tête d’une équipe et d’un système.

Ta responsabilité: faire en sorte que les éléments de ce système travaillent pour toi pour tacler les missions de ta to do list.

Ton système doit être organisé pour te soulager et te permettre d’être efficace. Inutile de construire une usine à gaz qui t’explosera au visage à la moindre mission surprise.

Le fait d’amorcer ce changement de perspective te donnera:

De la hauteur pour réfléchir à des solutions plus abouties.
De la tranquillité d’esprit: tu as maintenant un système à qui toi aussi déléguer tes missions.
De la sérénité: si une mission prend du retard ou s’avère être un échec, c’est le système qu’il faut réviser et blâmer, pas toi.
De la confiance en toi: être responsable d’un système est bien plus valorisant que d’être un instrument lambda.
Des perspectives d’évolution: tu peux décider d’ajouter un rouage à ton système en apprenant une nouvelle compétence à injecter dedans
L’occasion de valoriser ton poste.
La fierté d’être à la tête de ta propre équipe. Elle se compose de tous les éléments de ton système couteau suisse.

Ce virage à 180° te donnera le privilège d’observer l’organigramme de ton entreprise sous un regard neuf. Je vais te dévoiler l’exercice ultime pour créer en un instant ce changement de perspective.

Mais avant ça, voyons ensemble comment construire ton système couteau suisse pas à pas.

Quoi mettre dans mon système couteau suisse d’office manager?

Pour que cette nouvelle perspective soit plus visuelle et facile à prendre en main, je t’invite à dresser les listes suivantes:

Prestataires
Logiciels que tu utilises
Interlocuteurs en leur attribuant des sujets précis
Compétences acquises

Puis en face de ces listes respectives:

Prestataires à recruter
Logiciels à acquérir
Sujets pour lesquels tu manques d’un interlocuteur fiable
Compétences et savoirs à acquérir pour améliorer ton système

Tu peux utiliser un carnet et dresser ces listes sur des pages séparées. Une fois terminé tu as devant toi ton système couteau suisse. Tu en es la propriétaire, la responsable et l’unique décisionnaire.

A toi de prendre de la hauteur et de te positionner en tant qu’autorité de ce système.

Concrètement sur le terrain ça donne quoi?

Quand une nouvelle mission arrive à toi, dis que tu vas regarder si ton système peut la traiter.

Est ce que tu as les ressources nécessaires? Est ce que cela s’inscrit dans la logique de tes priorités? Est ce que tu as dans ton système un interlocuteur pour t’aider? Un prestataire à qui déléguer?

Pense management. Tu n’es plus un outil que l’on peut dégainer à tout va. Tes ressources sont précieuses. C’est toi qui décide de comment les allouer.

Comment incarner mes fonctions de manager?

Tu dois être la figure de proue, le leader qui montre la direction aux membres de ton système.

Prends le temps d’observer comment se comporte ton système. Soit le porte-parole des solutions. Tes tâches tournent aussi autour de la régulation: régler les dysfonctionnements, mieux répartir les ressources.

C’est normal de ne pas savoir tout faire. Les prestataires et les interlocuteurs sont là pour ça. Tu dois monter ton équipe avec eux.

Tu peux aussi décider d’ajouter une compétence à ton système en l’apprenant toi-même plutôt que d’ajouter un prestataire ou un interlocuteur. Ce n’est pas obligatoire. A toi de voir comment tu préfères gérer ton système.

Mais es-tu prête à devenir un Office Manager et quitter ton costume de couteau suisse?

Voici venue l’épreuve fatidique de l’organigramme.

L’épreuve de l’organigramme

Cet exercice révélateur peut t’aider à mettre le doigt sur la source des difficultés à te considérer comme un manager à part entière. Je te préviens, il risque de te chambouler.

Cet exercice joue sur l’élément de surprise. Pour que l’effet soit maximum, je te demande de stp réaliser les étapes sans regarder la suite avant d’avoir terminé.

L’exercice devrait te prendre environ 5 minutes et se compose de 4 steps.

Tu vas avoir besoin d’une feuille et d’un crayon.

Ready? C’est parti!

STEP 1

Sur une feuille de papier, dessine l’organigramme simple de ton entreprise en 4 blocs:

La Direction
Les managers/responsables
Le reste de l’équipe
Toi

STEP 2

Tu as hésité sur ta propre place? C’est normal! Et c’est bien ça le problème du poste d’office manager en fait.

Dans la majorité des cas, tu as fini par dessiner quelque chose qui ressemble à ça:

Variantes possibles: tu te places au même niveau que l’équipe ou au même niveau que les managers. Tu t’es aussi peut-être placée en dehors de l’organigramme.

Si tu t’es placée entre la direction et les managers, bravo! Tu as déjà fait un bout de chemin dans la bonne direction.

Mais…

Je vais te montrer un autre organigramme. Il va probablement te défriser si tu n’es pas prête à incarner le côté Manager de tes fonctions d’Office Manager. C’est le but.

Ready? Le voici:

STEP 3

Sois honnête : Que ressens-tu ? As-tu peur ? Ce n’est pas réaliste? Impossible? Tu n’en seras jamais capable ? Tu ne mérites pas d’être placée au même niveau que ta direction? Au-dessus des managers? C’est n’importe quoi? C’est pas demain la veille?

D’abord, reproduis cet organigramme à la main sur ta feuille de papier.

Ensuite, écris à côté tout ce qui te passe par la tête en le regardant. Ajoute des explications concrètes. Pourquoi c’est impossible par exemple?

Laisse les petites voix dans ta tête dire ce qu’elles ont à dire.

STEP 4

J’ai une révélation à te faire. Elle va te changer la vie.

Les pensées qui te traversent lorsque tu regardes cet organigramme sont celles qui t’empêchent d’incarner ta mission d’office manager au-delà du couteau suisse utilitaire.

Ces pensées sont les croyances qui te limitent. Toi seule peut les réduire à néant.

Maintenant que tu le sais, tu peux relire la liste des pensées écrites plus tôt. Regarde-toi dans le miroir, droit dans les yeux.

Que vas-tu faire pour éclater ces barrières?

Obtenir ce que tu veux?

Construire ta véritable carrière d’Office Manager?

Passer à la case supérieure?

Le secret pour prendre confiance en soi et incarner de véritables fonctions d’Office Manager au-delà du couteau suisse est un secret de polichinelle.

Il faut monter en compétences et être capable d’apporter des solutions à ta direction. Parler le même langage qu’eux. Jouer sur le même terrain.

Pour cela, il faut apprendre de nouvelles choses. C’est ma mission avec le blog. T’aider à construire un système cohérent avec des prestataires de choc, des interlocuteurs efficaces et des compétences pointues.

Cette révélation, je l’ai eue il y a quelques semaines et elle a changé ma vie professionnelle.

Depuis que j’ai changé de point de vue sur mon poste d’office manager, je me sens plus à même de gérer tous mes dossiers en parallèle.

J’arrive à proposer des solutions plus abouties et j’ose aller plus loin dans mes fonctions. J’ajoute des projets, je revois mes ambitions à la hausse.

J’ai repris ma place de manager, aux côtés de mes dirigeants et non plus à la merci des éléments.

Les missions qu’on me confie sont plus complexes et touchent au cœur de l’évolution de l’entreprise. Je suis désormais au sein de discussions dont les portes m’étaient fermées il y a encore 3 mois.

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