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Conduite du changement

Conduite du changement: concrétisez vos supers idées (sans passer vos weekends à bosser pour rien)

La Reconnaissance

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Vous avez des idées de génie pour améliorer le bien-être, la productivité ou les process de vos équipes mais vous ne parvenez pas à les concrétiser? La conduite du changement est une compétence particulière, presque un art, pas toujours facile à s’approprier.

Si vous ne savez pas trop quoi mettre sous ce terme de conduite du changement, je vous invite avant d’aller plus loin à lire cet article d’introduction à la conduite du changement dans lequel vous trouverez une définition et le dessin des contours de la discipline.

Partons à présent de votre situation actuel. Vous avez des idées, mais le manque d’implication de vos collaborateurs, de moyens ou de compréhension vous font peu à peu penser que vos projets ne verront tout bonnement jamais le jour. A quoi bon alors s’éreinter à essayer d’être créatif et force de proposition? La situation est autant frustrante que stressante.

Rassurez-vous, il est tout à fait possible de transformer votre liste d’idées et de projets en changements concrets. Dans cet article je vous propose un process de départ pas à pas pour y arriver.

La fausse bonne idée

Quand on a des supers idées pour son équipe, le premier reflexe est de passer des heures à bosser sur l’idée en elle-même. On consomme du temps et de l’énergie à nourrir notre idée: ses avantages, comment on va l’implémenter, les ressources qu’il va falloir engager etc.

C’est déjà compliqué de trouver du temps dans notre agenda pour se pencher sur la question. Alors si en plus en fin de parcours cela n’a servi à rien, c’est un véritable crève cœur. On débarque un matin avec notre dossier, persuadé que notre idée est géniale et là…Flop. Peu de gens voient l’intérêt, on se prend en pleine tête les objections et même parfois les moqueries. Bisou, jolie idée. Encore un dossier qui va finir dans un tiroir.

Pourquoi ça ne marche pas comme ça? Parce que si votre idée a vocation à toucher à une habitude, changer un comportement ou remettre en question un process déjà en place, vous vous attaquez à de la conduite du changement. La grosses erreur que nous faisons est de nous engager dans une vision en tunnel en ignorant, consciemment ou non, tout ce qui pourrait aller de travers.

Le meilleur moyen d’éviter ce genre d’écueil est de sortir de notre euphorie personnelle pour considérer notre idée dans son environnement de vie: les gens, le matériel, le timing, l’angle que l’on va adopter pour présenter note idée.

Au lieu de vous jeter à corps perdu dans le montage d’un dossier qui risque de finir aux oubliettes, je vous invite plutôt à effectuer les 5 vérifications et travaux de réflexion ci-dessous. Ils vous permettront d’augmenter drastiquement vos chances de succès et le taux d’adhésion de votre équipe à votre idée.

Le process étape par étape de votre conduite du changement

1. Eviter les collisions

Une idée n’arrive jamais seule (comme les emmerdements, on s’entend eheh 🙂 )

Commencez par faire un sérieux tri dans vos idées. Certains projets sont-ils en contradiction? D’autres sont-ils conditionnés par un autre projet à réaliser en amont? Devez-vous menez plusieurs sous-projets en parallèle pour pouvoir en réaliser un plus gros? Devez-vous découper votre idée en petite projets successifs pour que ce soit plus digeste?

Soyez clair sur ce que vous voulez réaliser et sur la hiérarchie de vos projets. Pensez aussi en termes de réalisme: est-ce vraiment concrétisable en l’état? Sinon, que devriez-vous d’abord faire pour augmenter vos chances de réussite?

Exercice 1: mindmapping

Mettre à plat toutes vos idées dans une mindmap vous aidera à voir concrètement les répercussions et ramifications parfois cachées. De nombreux logiciels gratuits sont disponibles pour réaliser des mindmap. Personnellement j’utilise Xmind que vous pouvez télécharger ici. La version gratuite est largement suffisante pour réaliser votre travail de réflexion de projets.

2. Lister vos facteurs de réussite et d’échec

Il est probable que vous ayez à votre actif une liste de projets réussis et une autre liste de projets qui ont mal tourné. Prenez le temps de vous pencher sur les raisons de vos réussites et de vos échecs afin d’en tirer les leçons.

Si votre dernier projet a été un succès notamment parce que votre équipe s’est sentie impliquée par exemple, ou alors parce que la mise en pratique a été ludique, vous tenez quelque chose à réitérer. De la même manière, si votre dernière idée a soudainement pris une tournure la menant droit dans le mur parce que au dernier moment les personnes étaient trop occupées ou avaient peur de se lancer, alors vous savez qu’il est préférable de garder cela à l’esprit.

Exercice 2: to do and not to do

Listez simplement 5 choses qui marchent quand vous proposez des idées et 5 choses qui coincent systématiquement. Essayez de voir comment les freins pourraient être levés grâce aux boosters.

Par exemple: vos idées trouvent souvent leur public quand vous organisez un jeu ou un concours autour de son implémentation. En revanche elles tombent à l’eau quand vous demandez aux gens de collaborer entre eux. Vous savez donc qu’organiser une mise en place ludique en individuelle aura plus de chance de succès qu’une présentation de 30 minutes Powerpoint en groupe. Préférez imaginer des temps d’explication en one to one sous la forme d’un petit jeu, plutôt qu’une grosse session collaborative.

3. Créez votre propre service de conduite du changement

Passez en mode commando: une structure de petite taille (vous et éventuellement une ou deux personnes impliquées), autonome, dont la finalité est d’atteindre votre objectif selon un planning et un budget donné. Gardez en tête que le projet doit inclure toutes les personnes concernées ou touchées et être orienté vers un résultat concret.

Définissez des délais, la population concernée, les résistances et les leviers (formation, communication, accompagnement), mettez en place des indicateurs pour suivre la réalisation du changement mais aussi le niveau d’adhésion.

Exercice 3: La fiche technique

Ecrivez la fiche technique de votre cellule projet:

  • Qui?
  • Combien? (temps, argent, personnes etc.)
  • Quand?
  • Livrable?
  • Formation?
  • Communication?
  • etc…

4. Faites adhérer vos équipes à votre idée

Rassurez les personnes qui seront touchées de plein fouet par votre idée en étant clair sur le déroulement de la phase d’apprentissage: coût en temps, niveau de déstabilisation pour le fonctionnement de leurs activités, charge de travail demandée. Si vous n’êtes pas clair avec les gens, vous risquez d’affronter des refus ou de récolter des faux oui.

Exercice 4: un speech de lancement aux petits oignons

Préparez bien votre speech de lancement. Que vous prévoyiez de recevoir les participants un par un ou de faire un présentation, votre discours doit être rôdé et, autant que possible, à l’épreuve des balles. Je vous invite à consulter cet article dans la catégorie Team Building du blog. Vous y trouverez de précieux conseils pour élaborer une prise de parole convaincante. Il vous suffit de transposer les conseils vers votre projet/idée plutôt que vers une activité de Team Building.

5. Les facteurs d’échec a garder à l’œil

Les facteur d’échec les plus récurrents en conduite du changements sont connus. Vous avez peu de chances de passer au travers lors du déploiement de votre idée. Gardez les donc toujours en mémoire et essayez de les désamorcer en amont en les anticipant. Voici ces facteurs:

  • Non adhésion des principaux acteurs
  • Non compréhension de ce qui est attendu des principales parties prenantes
  • Mauvaise formalisation de l’objectif à atteindre
  • Manque d’information sur la marche à suivre
  • Non prise en compte de l’inertie de la structure
  • Refuser de voir les problèmes engendrés par la solution et ne pas les résoudre
  • Manque de formation des personnes concernées
  • Ne pas mettre en place d’outil de pilotage pour s’assurer de la compréhension et de l’acceptation

BONUS: Tunnel, engluement et dérapage

La conduite du changement bénéficie d’une expertise terrain de plus de 20 ans. En ignorer les enseignements est une perte de temps. Vous gagnerez en efficacité si vous vous en appropriez les codes. Parmi les leçons tirées par nos aînés en la matière, 3 effets sont à garder à l’œil:

  • Effet tunnel: le projet est trop long, les gens se démotivent et on n’en voit pas le bout. Préférez les petits pas réguliers que les modes révolutionnaires et les guerres de 100 ans.
  • Effet engluement: le projet n’avance pas, sans que l’on sache dire exactement pourquoi. Mauvaise approche, mauvais timing, mauvais outil, mauvaise communication, idée qui finalement n’intéresse pas grand monde… Les causes sont indéfinissables. Tout ce qu’on sait, c’est que l’on fait du sur-place. Si le projet est déjà bien entamé, difficile de le laisser tomber. En revanche, le dépoussiérer ou lui redonner une nouvelle impulsion pourrait vous aider à sortir de là. Ou pas.
  • Effet dérapage: explosion du budget. Cet effet est plus connu dans le monde de l’informatique par exemple. On attaque un projet et les coûts s’empilent dangereusement. On observe par ailleurs un point de « coût de non retour »: on continue le projet malgré tout parce que trop d’argent a été investi pour pouvoir considérer l’échec.

Bilan

Une bonne communication et des explications claires auprès de votre équipe sont incontournables lorsque vous souhaitez donner vie à votre idée. En revanche, cela ne fait pas tout. Pensez vision élargie et considérez votre projet dans son environnement. Avant de commencer à rentrer dans les détails, prenez le temps de vous pencher sur la big picture.

Gardez aussi à l’esprit que si votre idée est rejetée et tombe à l’eau, ce n’est pas vous qui êtes rejeté mais votre idée. Les refus sont rarement personnels. On refuse un changement parce que le coût nous semble trop élevé en comparaison avec les bénéfices, pas parce que on n’aime pas la personne qui la propose. Assurez-vous donc de pousser les répercussions positives de votre idée, mais adressez aussi les points de tension pour rassurer les personnes impliquées.

Et si j’ai du mal à trouver du temps pour me pencher sur mes projets et mes idées?

Ce ne sont pas les idées qui manquent, ni l’envie de consacrer du temps et de l’énergie à les déployer, mais vous avez des difficultés à leur faire de la place dans votre emploi du temps?

Bonne nouvelle! Je vous propose de rejoindre la tribu des lecteurs de la méthode pour apprendre à construire votre organisation parfaite au poste d’Office Manager et faire de la place pour vos projets sans frôler le burnout.

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Le principe:

  • Construire un écosystème de travail sur-mesure
  • 17 exercices pratiques pour vous accompagner pas à pas
  • Alignez votre agenda et vos actions avec vos valeurs
  • Définissez clairement vos priorités (et arrêtez d’être esclave des priorités des autres)
  • Découvrez votre chronotype grâce à un test complet basé sur votre biologie naturelle
  • Arrêtez de forcer votre rythme naturel: apprenez à faire les choses au bon moment pour plus de sérénité et de productivité

Bonus: En remplissant le formulaire ci-dessous, vous rejoignez l’Office Manager Gang et recevez par email, en plus du livre gratuit, un code promo valable sur l’achat de la méthode d’organisation.

Au plaisir de vous retrouver de l’autre côté!

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